Data księgowania faktury w PKPiR i rejestrach VAT

Odpowiedź prawnika: Data księgowania faktury w PKPiR i rejestrach VAT

Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26  sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 ze zm.), zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów księgowych, którymi są: min. faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące. Stanowi o tym § 26 oraz § 12 pkt 3 rozporządzenia.

Szczegółowy zaś sposób dokonywania zapisów w podatkowej księdze wynika z załącznika  nr 1 do rozporządzenia: „Objaśnienia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów.  Zgodnie z objaśnieniami w kolumnie 2: „Data zdarzenia gospodarczego” należy wpisywać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży). W praktyce zastosowanie znajdują dwie metody księgowania faktur dokumentujących wydatki. Jedna, zgodnie z którą wydatki księguje się z datą otrzymania przez podatnika dokumentu (np. faktury) potwierdzającego zobowiązanie podatnika do dokonania wydatku. Drugi zaś sposób zezwalający na księgowanie do kosztów uzyskania przychodów wydatków dopiero z datą ich faktycznej zapłaty.

Zdaniem Ministerstwa Finansów wyrażonym w piśmie z dnia 20 października 2003 r., "(…) ewidencja pozostałych kosztów (poza zakupem materiałów podstawowych i towarów handlowych) w księdze przychodów i rozchodów następuje w dniu, w którym podatnik wszedł w posiadanie dowodu stwierdzającego zdarzenie gospodarcze, będącego podstawą zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, np. faktura za paliwo, energię elektryczną itp. Bez znaczenia pozostaje fakt, w jakiej formie następuje zapłata zobowiązań wynikających z tego dowodu księgowego (raty, kompensata, odroczony termin płatnośc(…)." Innymi słowy wskazane w pytaniu faktury powinny być zaksięgowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów odpowiednio pod datami: 28.04.2006 i 19.06.2006.

W ewidencji VAT nabycia decydującą datę odgrywa data nabycia prawa do odliczenia podatku naliczonego – jest ona najistotniejsza ze względu na to, że jej prawidłowe określenie gwarantuje podatnikowi prawidłowe i terminowe rozliczenie podatku VAT w deklaracji. Stąd w ewidencji VAT wskazane faktury należy zaksięgować z datą, w której nabywają Państwo prawo do odliczenia podatku VAT. Oznacza to, że należy, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. (Dz. U z 2004 r, nr 54, 535 ze zm.), ustalić datę nabycia takiego prawa.

Przede wszystkim, zgodnie z art. 86 ust. 1, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Analizując dalej przepisy ustawy, czytamy w ust. 10 pkt 1, że: prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje: w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-4 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Jedno ze wskazanych zastrzeżeń określone w punkcie drugim stanowi, że w przypadku importu usług prawo do odliczenia podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy w podatku należnym u nabywcy odpowiednio od importu usług, dla której podatnikiem jest nabywca. Oznacza to, że ażeby określić datę prawa do odliczenia należy ustalić datę powstania obowiązku podatkowego. W odniesieniu do importu usług, zgodnie z art. 19 ust. 19: przepisy ust. 1, 4, 5, 11, 13 pkt 1 lit. b i c, pkt 2, 4 i 7-9 oraz ust. 14-16 stosuje się odpowiednio do importu usług. Analizując kolejno przepisy, należy stwierdzić, że zgodnie z ust. 4: jeżeli dostawa towaru lub wykonanie usługi powinny być potwierdzone fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w 7. dniu, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Wobec powyższego, wysuwając czytelne wnioski należy stwierdzić, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wewnętrznej powstaje w dacie wystawienia faktury wewnętrznej, na której będzie rozliczony import usług. Innymi słowy, dla prawidłowego wykazania w rejestrach zakupu wskazanej przez Państwa faktury, nieistotne jest określenie terminów, w których będzie wykonana usługa elektroniczna, a jedynie data wystawienia faktury wewnętrznej.   

Za sprawą wspólnotowego rozporządzenia ustanawiającego środki wykonawcze do VI Dyrektywy VAT (z 17 października 2005 r., Dz.Urz. Unii Europejskiej L 288, 1), również w Polsce obowiązuje doprecyzowana definicja usług elektronicznych, z której wynika, że usługi elektroniczne to usługi świadczone za pomocą Internetu lub sieci elektronicznej, których świadczenie jest zautomatyzowane i które wymagają niewielkiego udziału człowieka, a ich wykonanie bez wykorzystania technologii informacyjnej jest niemożliwe. Osoby, które są użytkownikami witryn www, i które zamieszczają na swych stronach różne formy reklam, w zamian, za które otrzymują wynagrodzenie, nie świadczą usług elektronicznych lecz usługi reklamy.

Opodatkowanie VAT usług elektronicznych jest możliwe po dokładnym określeniu miejsca ich świadczenia, a tym samym miejsca opodatkowania. Zgodnie zaś z art. 27 ust. 4 pkt 9 ustawy o VAT miejscem świadczenia usług elektronicznych jest miejsce, gdzie nabywca usługi posiada siedzibę, stałe miejsce prowadzenia działalności, dla którego dana usługa jest świadczona, a w razie braku stałego miejsca prowadzenia działalności - stały adres lub miejsce zamieszkania.

Import usług powinien zostać udokumentowany fakturą wewnętrzną. Obowiązek podatkowy - w myśl art. 19 ust. 19 w związku z art. 19 ust. 4 ustawy o VAT - powstaje w miesiącu, w którym zagraniczny kontrahent wystawił fakturę. Podatek należy, będący jednocześnie podatkiem naliczonym wykazać należy w deklaracji za ten właśnie miesiąc. Podatek naliczony podlega odliczeniu. Usługi elektroniczne, których miejsce świadczenia znajduje się poza terytorium Polski, w ogóle nie podlegają opodatkowaniu w Polsce, jednak polski podatnik ma prawo do odliczenia VAT naliczonego związanego z ich świadczeniem.