Forma umowy z biurem rachunkowym

Pytanie:

Dla spółki z o.o. księgowość prowadzi biuro rachunkowe, z którym nie zawarto umowy na piśmie. W zakresie działań biura jest między innymi prowadzenie spraw pracowniczych i przechowywanie akt personalnych. Czy ze względu na choćby ochronę danych osobowych (akta personalne) w/w umowa nie powinna być zawarta na piśmie? Jeśli nie ma takiego obowiązku, jakie warunki powinno takie biuro spełniać w podanej sytuacji?

Masz inne pytanie do prawnika?

ODPOWIEDŹ PRAWNIKA

Z punktu widzenia przepisów prawa cywilnego, jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności (art. 73 § 1 kodeksu cywilnego). W ustawach szczególnych nie wskazano obowiązku zawierania tego typu umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Jednakże dla celów dowodowych i bezpieczeństwa stron korzystnym rozwiązaniem byłoby zawarcie takiej umowy w formie pisemnej. 

Jak wynika z powyższego, forma zawarcia umowy na wykonywanie usług w przedstawionym stanie faktycznym nie jest zastrzeżona, a więc umowa zawarta w formie ustnej będzie wywoływała skutki prawne.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż przedmiotowe biuro rachunkowe posiada uprawnienie do archiwizacji dokumentów, a więc znajdą w tym przypadku zastosowanie przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. (Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 ze zm.). Zgodnie z art. 51a niniejszej ustawy, działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, wykonywaną przez przedsiębiorcę, i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Warunkami wykonywania działalności, o której mowa powyżej są:

  • posiadanie przez przedsiębiorcę odpowiedniej do rozmiarów planowanej działalności bazy organizacyjno-technicznej, zapewniającej właściwe warunki przechowywania i udostępniania dokumentacji; 

  • posiadanie przez przedsiębiorcę regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem; 

  • zatrudnianie przez przedsiębiorcę do wykonywania czynności związanych z obsługą dokumentacji osoby posiadającej specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową. 

W skład zarządu przedsiębiorcy nie mogą wchodzić osoby, które były karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu.

Przedsiębiorca wykonuje działalność na podstawie regulaminu świadczenia usług, określającego w szczególności:

  1. zakres świadczonych usług; 

  2. zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowania i przechowywania; 

  3. ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi; 

  4. miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania; 

  5. tryb przyjmowania interesantów; 

  6. sposób i terminy udostępniania dokumentacji; 

  7. wysokość opłat pobieranych za usługi; 

  8. procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentacji. 

Regulamin ten przedsiębiorca udostępnia w lokalu, w którym przyjmowani są interesanci.

Dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą.

Zgodnie z art. 51l w/w ustawy, do wykonywania powyższej działalności stosuje się przepisy kodeksu cywilnego dotyczące przechowania, z wyłączeniem art. 844 § 2 kc.

W art. 835 kc ustawodawca wskazał, iż przez umowę przechowania przechowawca zobowiązuje się zachować w stanie nie pogorszonym rzecz ruchomą oddaną mu na przechowanie. Jak wynika z powyższego przepisu umowa przechowania może być zawarta w dowolnej formie (pisemnej, ustnej, w formie aktu notarialnego, jak i również w sposób dorozumiany). Jeżeli umowa zawarta jest w formie pisemnej (a także w innych przypadkach), składającego rzecz na przechowanie, obciąża dowód wydania takiego przedmiotu. Dowodem takim może być np. pokwitowanie.

Potrzebujesz porady prawnej?

KOMENTARZE (0)

Nie dodano jeszcze żadnego komentarza. Bądź pierwszy!!


Dodaj komentarz

DODAJ KOMENTARZ

ZOBACZ TAKŻE: