Kontrola ZUS

Odpowiedź prawnika: Kontrola ZUS

Zagadnienia dotyczące kontroli wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek są regulowane ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zgodnie z tą ustawą kontroli dokonują inspektorzy ZUS. W myśl art. 87 ustawy, w trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli Zakładu ma prawo: 

• badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli; 

• dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek; 

• zabezpieczać zebrane dowody; 

• żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego; 

• legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli; 

• przesłuchiwać świadków; 

• przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego. 

Inspektor kontroli Zakładu wykorzystuje dla celów kontroli informacje zawarte na kontach ubezpieczonych i na kontach płatników składek. 

Tak więc inspektor może żądać nie tylko dokumentów bezpośrednio związanych z zatrudnieniem, lecz również szeregu innych dokumentów związanych z zakresem kontroli.

Zgodnie z art. 88 ustawy, płatnik składek jest obowiązany: 

• udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów; 

• udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek; 

• sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli Zakładu; 

• zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik; 

• udzielać wyjaśnień kontrolującemu; 

• przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek. 

Czynności określone powyżej płatnik składek jest obowiązany dokonać nieodpłatnie. 

W sprawach objętych zakresem kontroli płatnik składek ma obowiązek, w wyznaczonym terminie, dostarczyć inspektorowi kontroli Zakładu żądane dokumenty. 

Wszczęcie kontroli następuje po okazaniu kontrolowanemu legitymacji służbowej i po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Zgodnie z rozporządzeniem uszczegóławiającym sposób przeprowadzania kontroli, w zawiadomieniu o wszczęciu kontroli określa się, między innymi, przewidywany czas trwania kontroli, zakres kontroli, prawa i obowiązki kontrolowanego płatnika składek. Obecny w czasie kontroli płatnik składek, a także osoba przez niego wskazana, mają prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych. Płatnik składek powinien być zawiadomiony o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków lub oględzin, w sposób umożliwiający mu udział w przeprowadzaniu tego dowodu, nie później niż bezpośrednio przed podjęciem tych czynności (przepis ten nie znajduje zastosowania jeżeli okoliczności faktyczne uzasadniają natychmiastowe podjęcie czynności, a płatnik jest nieobecny).

Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności, a także w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów. 
Czynności kontrolne mogą być wykonywane poza miejscami określonymi w ust. 1 w razie niezapewnienia przez płatnika składek warunków, a także w przypadkach, gdy charakter czynności tego wymaga.W takim przypadku płatnik składek jest obowiązany, na żądanie inspektora kontroli Zakładu, wydać określone przez niego dokumenty na czas niezbędny do przeprowadzenia czynności kontrolnych, nie dłuższy jednak niż 3 tygodnie. Czynności w tym zakresie są prowadzone w terenowej jednostce organizacyjnej Zakładu. Z wydania dokumentów sporządza się protokół, który podpisuje również płatnik składek. Zakład zapewnia płatnikowi składek, na jego żądanie, dostęp do wydanych dokumentów. 

Ustalenia kontroli opisuje się w protokole kontroli, który powinien zawierać: 

• oznaczenie terytorialnej jednostki organizacyjnej Zakładu; 

• oznaczenie kontrolowanego płatnika składek; 

• oznaczenie inspektorów kontroli Zakładu wykonujących kontrolę; 

• określenie zakresu kontroli; 

• czas trwania kontroli z określeniem daty wszczęcia i zakończenia kontroli oraz z wymienieniem dni przerwy w kontroli; 

• opis dokonanych ustaleń z podaniem podstaw prawnych; 

• przedstawienie dowodów; 

• pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń; 

• pieczęć i podpis inspektora kontroli Zakładu; 

• informacje o wpisie do książki kontroli. 

 Protokół sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza się kontrolowanemu płatnikowi składek lub osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia jego spraw. Płatnik składek ma prawo w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe.  Inspektor kontroli Zakładu ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnika składek informuje się na piśmie.  Protokół kontroli stanowi podstawę do wydania decyzji. Można również dodać, iż inspektor kontroli Zakładu podlega wyłączeniu z udziału w kontroli w razie stwierdzenia okoliczności, które mogą mieć wpływ na bezstronność w jego postępowaniu.