Koszty podróży członka zarządu

13.2.2007

Pytanie:

"W spółce z o.o. wiceprezes będący jednocześnie udziałowcem spółki, niezatrudnionym w spółce, korzysta z noclegów w hotelach podczas swych podróży służbowych po Polsce. Wiceprezes jest Holendrem. Czy koszt noclegów w hotelach oraz wyżywienia będzie kosztem podatkowym spółki, a jeśli nie, to czy spółka, która płaci za te noclegi i wyżywienie, musi uznać wydatki na hotel i wyżywienie za przychód udziałowca i go opodatkować w Polsce?"

Odpowiedź prawnika: Koszty podróży członka zarządu

W kwestii możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów spółki zwrotu kosztów podróży członkom zarządu pozytywnie wypowiadają się organy podatkowe. Warto w szczególności zwrócić uwagę na pismo Ministerstwa Finansów z dnia 22 września 2003 r., w którym stwierdzono, iż: "Kwestie ewentualnych uprawnień do diet, podobnie jak i do zwrotu np. kosztów podróży bądź noclegów członków władz statutowych osoby prawnej niebędących jej pracownikami, należy rozpatrywać na tle przepisów bądź postanowień regulaminów i statutów określających ich prawa i obowiązki. O ile postanowienia regulaminów i statutów przewidują zwrot należności z tytułu podróży osób niebędących pracownikami pozostających w związku z realizacją zadań osoby prawnej (organizacji, stowarzyszenia), w tym związanych z udziałem w posiedzeniach, to powinny one również określać zakres bądź warunki realizacji tych należności. Mogą one zatem postanawiać o wypłacie diet i innych należności na warunkach podobnych, jakie mają zastosowanie do podróży służbowych pracowników zatrudnionych w jednostkach państwowej lub samorządowej sfery budżetowej, określonych w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy na podstawie art. 77 ⁵ § 2 kodeksu pracy bądź ograniczyć zakres należności do zwrotu np. udokumentowanych kosztów przejazdu i ewentualnie noclegu (...) Wydatki na rzecz osób wchodzących w skład zarządu spółki, w tym zwrot kosztów delegacji, są kosztem uzyskania przychodu, jeżeli zostały w tym celu poniesione".

Podobny pogląd wyraziła także Izba Skarbowa w Warszawie w piśmie z 29 października 2004 r. (sygn. PD-005U-286/EP/04). Kosztem będą także wydatki związane z podróżą menedżerów, jednak obowiązek ich zwrotu powinien wynikać z kontraktu menedżerskiego.

Inaczej będzie np. w przypadku członków rady nadzorczej spółki, gdyż zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłaconych z tytułu pełnionych funkcji. Przepis ten nie obejmuje zatem członków zarządu. Zarząd nie jest bowiem organem stanowiącym spółki, lecz wykonawczym (tak wprost również: Informacja Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 9 lutego 2005 r., BD-P/423-309/04). Natomiast, jak stanowi art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy, nie uważa się za koszty wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni nie będących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów. Jednakże za jednostronne świadczenie nie można uznać pokrycia kosztów podróży członkowi zarządu, będącego równocześnie udziałowcem spółki, gdyż zwrot ten jest wprost związany z wykonywaniem przez niego funkcji członka zarządu spółki (nie jest jednostronny).

Piotr Geliński

Doradca podatkowy

Doradca podatkowy nr 10841; magister prawa (absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Gdańskiego).

Od 2002 r. zdobywał doświadczenie jako współpracownik znanych kancelarii prawnych i kancelarii doradztwa podatkowego. Od 2008 r. wykonuje zawód doradcy podatkowego obecnie w formie spółki doradztwa podatkowego;

Specjalizuje się w: udzielaniu porad, opinii i wyjaśnień z zakresu obowiązków podatkowych; analizie obciążeń podatkowych i ich optymalizacji, planowaniu podatkowym; ocenie umów pod względem wynikających z nich obowiązków podatkowych; doradztwie w sporach z organami podatkowymi, podczas kontroli podatkowej i skarbowej oraz w postępowaniach z zakresu zobowiązań podatkowych, w tym także w postępowaniach sądowoadministracyjnych.

Odpowiedź prawnika: Koszty podróży członka zarządu

Komentarze