Jakie dokumenty można niszczyć

Odpowiedź prawnika: Jakie dokumenty można niszczyć

Proponujemy następujące rozwiązanie. Niezbędne wydaje się zawieranie z każdym klientem umowy, w której szczegółowo zostanie określone, jakie dokumenty podlegają zniszczeniu.
Zlecenie zniszczenia powinno Panią zwalniać od odpowiedzialności karnej za zniszczenie dokumentów, którymi od momentu zawarcia stosownej umowy miała Pani prawo rozporządzać.
Można również proponować przyszłym klientom komisyjne niszczenie dokumentów, ewentualnie nagrywać sam proces niszczenia (nie jest to wynika jakiegokolwiek prawnego nakazu, a jedynie element procedury mogący zwiększyć zaufanie klienta i jego pewność co do dokonaniu zniszczenia), a po zakończeniu procesu niszczenia dokumentów wystawiać stosowne świadectwa/ zaświadczenia/protokoły zniszczenia. Natomiast odpowiedzialność za usunięcie dokumentów, które wciąż powinny być przechowywane w archiwum ciążyć będzie na podmiocie zobowiązanym do jego przechowywania.
Warto też zauważyć, że potencjalni klienci będą obawiać się, że dokumenty w trakcie transportu z ich siedziby do Pani firmy mogą ulec zagubieniu. Stąd warto zastosować rozwiązanie polegające na plombowaniu przewożonych ładunków. Co istotne, firma musi mieć opracowane stosowne procedury postępowania podczas niszczenia
dokumentacji w czasie sytuacji kryzysowych (np. powodzie, pożary, podczas których część dokumentacji może znaleźć się przypadkiem poza siedzibą Pani firmy).
Ważne jest również określenie, co będzie działo się ze ścinkami powstałymi po zniszczeniu dokumentów, jak je zagospodarować i gdzie „usunąć". Wydaje się, że rozsądnym i stosowanym przez wiele firm jest ich transport do papierni, gdzie następnie są przetwarzane i wytwarzane do ponownej produkcji papieru. Mogą też zostać przetransportowane do spalarni lub na wysypiska śmieci. Usunięcie do kosza ścinków nie wydaje się być najbezpieczniejszym rozwiązaniem, zwłaszcza, że znane powszechnie są przypadki odtworzenia dokumentacji znajdującej się już nawet w takiej formie.

Warto tu zwrócić uwagę na jeszcze jeden aspekt. Zgodnie bowiem z art. 23 kodeksu cywilnego dobra osobiste człowieka, w szczególności takie jak zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska, pozostają pod ochroną prawa cywilnego niezależnie od ochrony przewidzianej w innych przepisach. Do katalogu dóbr osobistych należą również informacje o wysokości wynagrodzenia za pracę otrzymywanego przez pracownika. Potwierdza to uchwała Sądu Najwyższego z dnia 16 lipca 1993 r. (I PZP 28/93, OSNCP 1994/1/2), w której wskazano, iż ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia za pracę może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 kodeksu cywilnego. W sytuacji, w której okazałoby się, że możliwe są do odtworzenia dokumenty lub miała do nich dostęp przypadkowa, postronna osoba, mogłaby Pani ponosić odpowiedzialność za naruszenie dóbr osobistych.
Proponujemy również ubezpieczenie się od odpowiedzialności cywilnej. Zapobiegnie to wydatkom ponoszonym przez Pani firmę w przypadku ewentualnego wyrządzenia szkody Pani klientom.
Na zakończenie, warto również wspomnieć o ochronie informacji niejawnych, zawierających tajemnicę państwową lub służbową organów władzy publicznej lub państwowych osób prawnych, warto wskazać na uregulowania prawne. Informacje niejawne, wskazane w ustawie o ochronie informacji niejawnych, podlegające usunięciu, musza być chronione zgodnie z zapisami ustawy, w szczególności poprzez powierzenie takiego procesu podmiotowi mogącemu zapewnić warunki do ochrony informacji niejawnych (art. 65 ustawy). Posiadanie stosownego poświadczenia jest niezbędne w celu dopuszczenia do przetwarzania informacji niejawnych. Przetwarzanie takie może się odbywać jedynie w warunkach określonych ustawa i przy zachowaniu niezbędnych wymogów, związanych z zapewnieniem ochrony informacji niejawnych(art. 20).