Okres przechowywania dokumentacji firmy

Pytanie:

"Przez jaki okres po likwidacji firmy jej dokumenty muszą być archiwizowane i jakie są opłaty za przechowywanie dokumentów w archiwum?"

Odpowiedź prawnika: Okres przechowywania dokumentacji firmy

Pytanie dotyczy w swej treści różnych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. W przypadku spółek, które podlegają regulacją prawnym zawartym w ustawie prawa spółek dokumenty i księgi rozwiązanej spółki należy złożyć do przechowania jednemu ze wspólników lub osobie trzeciej na czas nie krótszy niż 5 lat. Gdy brak zgody na wytypowanie opisanej powyżej osoby lub nie spełniono powyższego wymogu sąd rejestrowy wyznacza taką osobę. Bardziej skomplikowana sytuacja wygląda w przypadku dokumentów związanych z działalnością firm państwowych i jednostek organizacyjnych. W zależności od rodzaju wspomnianej wyżej formy organizacyjnej dokumenty przechowuje się od 25 do 50 lat w archiwach państwowych. Bliższych informacji udzielają właściwe miejscowo archiwa państwowe.

Michał Włodarczyk

Radca prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.

Czy uważasz, że artykuł zawiera wszystkie istotne informacje? Czy jest coś, co powinniśmy uzupełnić? A może masz własne doświadczenia związane z tematem artykułu?

Masz inne pytanie do prawnika?

Komentarze

Nie dodano jeszcze żadnego komentarza. Bądź pierwszy!!

Czytaj także

Ewidencja czasu pracy - jak prowadzić ewidencję czasu pracy?

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja

Zmiany w programie Płatnik

Ustalenie prawa do emerytury w razie zniszczenia dokumentacji płacowej

Podstawowe obowiązki pracownika i pracodawcy

Terminy przechowywania akt pracowniczych od 2019 r.

Kapitał początkowy. Jakie dokumenty potrzebne są do jego ustalenia?

Forma dokumentacji pracowniczej od 2019 r.

Co zrobić jeżeli ZUS opóźnia się w wypłatach względem ubezpieczonego?

Pytania i odpowiedzi

Czas przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pytanie: "Jaki jest czas przechowywania dokumentacji pracowniczej: teczki zatrudnionych, listy płac, zwolnienia lekarskie, dokumenty wypłat pracownikom? "

Archiwizacja dokumentów pracowniczych

Pytanie: "Jakie dokumenty należy archiwizować i przez ile lat po zwolnieniu pracownika? Jakim dokumentem muszę się okazać przed inspektorem z PIP, żeby udokumentować mu, że wszyscy pracownicy otrzymali odzież ochronną? Czy muszę mieć na to fakturę? Czy z odpowiedzi tej mam rozumieć, że z teczki osobowej z części A,B,C mam archiwizować wszystkie dokumenty zawarte w poszczególnych częściach przez 50 lat, a jeżeli nie będę w stanie likwidacji to 5 lat? I czy na pewno wszystkie dokumenty? (...)"

Okres przechowywania dokumentów

Pytanie: "Mieszkanie zostało zakupione w styczniu 2004 roku. Środki na zakup mieszkania pochodziły w części z darowizny otrzymanej w 2003 roku. Czy dokumenty z tym związane, tzn. umowy darowizny z 2003 r. (umowa darowizny między rodzicem a dzieckiem z 2003 roku nie zgłoszona w US; kwota nieopodatkowana = 9000 zł.), należy też jeszcze przechowywać do końca 2009 r.?"

Termin przechowywania akt przez prokuraturę

Pytanie: "Przez jaki okres prokuratura ma obowiązek przechowywać akta sprawy posiadające znamiona przestępstwa lub występku w przypadku umorzenia dochodzenia z uwagi na zgon sprawcy?"

Zgłoszenie o miejscu przechowywania dokumentów

Pytanie: "Miejsce prowadzenia spółki z o.o. zgłoszone do KRS jest inne niż miejsca przechowywania dokumentów (biuro). Czy istnieje obowiązek zgłoszenia do KRS miejsca przechowywania dokumentów (biuro)?"

Wystawienie faktury na komputerze

Pytanie: "Czy prowadząc firmę produkcyjno - handlowo - usługową (jestem VAT-owcem) mogę wystawiać faktury VAT na własnych formularzach wcześniej stworzonych i drukowanych na komputerze, który nie jest na wyposażeniu mojej firmy (prywatny)?"

Odtworzenie zniszczonej dokumentacji

Pytanie: "Siostrzenica prowadzi działalność gospodarczą od trzech miesięcy. W tym okresie miały miejsce zakup towarów oraz sprzedaż. Powstał problem ponieważ dokumenty i komputer, w którym prowadzona była księgowość zostały zupełnie zniszczone (podczas zalania). Nie jest w stanie odtworzyć wszystkich transakcji. Nie wie jak wybrnąć z takiej sytuacji wobec urzędu skarbowego. Jak w takiej sytuacji rozliczyć się z urzędem oraz jak zgłosić zaistniałą sytuację? Jakie grożą jej sankcje?"

Dokumentacja medyczna w przychodni

Pytanie: "Kto jest właścicielem dokumentacji medycznej przechowywanej w przychodni? Czy dyrektor przychodni może zakazać wydawania tej dokumentacji pacjentom?"

Dane oddziału spółki na fakturze VAT

Pytanie: "Jakie przepisy regulują kwestie umieszczania danych firmy na fakturach VAT wystawianych przez spółkę, a także jakie są obowiązki dotyczące umieszczania na fakturach danych centrali firmy i oddziałów?"

Przekazanie akt do archiwum

Pytanie: "Dwadzieścia cztery lata temu kupiłem ciągnik rolniczy na przetargu. Dowód rejestracyjny oraz zakupu zaniosłem do wydziału komunikacji, jednak bez zamiaru rejestracji gdyż nie zamierzałem jeździć nim po drogach. Pojazd został wciągnięty do ewidencji pojazdów a mi wydano dowód z numerem ewidencyjnym pojazdu, numerami nadwozia i silnika, jednak bez numeru rejestracyjnego, oraz właściwymi pieczęciami. Dowód ten był przekreślony i opisany jako unieważniony. Obecnie zgłosiłem się (...)"

Własność dokumentacji geologicznej

Pytanie: "W sierpniu 1995 r. została zatwierdzona uproszona dokumentacja geologiczna złoża piasku. Firma która starła się o zatwierdzenie dokumentacji (firma mojej mamy) przekazała mi dokumentację w formie darowizny. Ja uzyskałem koncesje na wydobycie kopaliny w 1997 roku. W roku 2008 koncesja na wydobycie piasku wygasa. Czy mam prawo sprzedać dokumentację geologiczną i prawo do jej dysponowania? Do kogo należy dokumentacja (do mnie, do firmy mamy, do Skarbu Państwa)?"

Zawarcie umowy o prowadzenie audytu

Pytanie: "Prowadzę firmę produkcyjną korzystajacą z usług controllingowych innej wyspecjalizowanej firmy. Czy na usługi te powinienem zawrzeć stosowną umowę określającą wynagrodzenie? Czy w ewentualnej umowie wynagrodzenie może zostać określone ryczałtowo, czy powinno być uzależnione od przedstawienia konstruktywnych wniosków? Czy raporty controllingowe powinny być przechowywane do celów kontroli podatkowych tak jak dokumentacja księgowa? Jak powinien wyglądać prawidłowo sporządzony (...)"

Forma umowy z biurem rachunkowym

Pytanie: "Dla spółki z o.o. księgowość prowadzi biuro rachunkowe, z którym nie zawarto umowy na piśmie. W zakresie działań biura jest między innymi prowadzenie spraw pracowniczych i przechowywanie akt personalnych. Czy ze względu na choćby ochronę danych osobowych (akta personalne) w/w umowa nie powinna być zawarta na piśmie? Jeśli nie ma takiego obowiązku, jakie warunki powinno takie biuro spełniać w podanej sytuacji?"

Wydanie dokumentacji powykonawczej

Pytanie: "Deweloper zakończył inwestycję i uzyskał prawo użytkowania obiektu. Powstała wspólnota dopełniła wszelkich formalności założycielskich. Zwróciła się do Dewelopera o przekazanie dokumentacji budynku z kartami gwarancyjnymi protokołami etc. jednym słowem o całą dokumentację powykonawczą. Zgodnie z art 60 ustawy prawo budowlane deweloper/ inwestor powinien przekazać dokumentację użytkownikowi, czyli w tym przypadku wspólnocie. Tak powinno być, lecz nie jest. W jaki sposób (...)"

Przechowanie dokumentacji zlikwidowanej spółki

Pytanie: "PYTANIE PODATKOWE Dowody księgowe oraz inną dokumentację prowadzoną zgodnie z ustawą podatkową i o rachunkowości przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) Spółki z o.o. Natomiast w przypadku przedsiębiorstw zlikwidowanych przechowującym będzie wyznaczona osoba (lub jednostka). Czy przepisy zabraniają, aby taką osobą przechowująca dokumenty po likwidacji była dowolna osoba fizyczna? Czy miejsce zamieszkania lub zameldowania tej osoby ma jakieś znaczenie? Czy (...)"

Potrzebujesz pomocy prawnej?

Zapytaj prawnika