Pytanie klienta:
Odpowiedź prawnika:
Obowiązek rozliczeń przez rachunek bankowy - aktualne przepisy
Zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r. poz. 1048 ze zm.) zarząd wspólnoty lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono, jest obowiązany dokonywać rozliczeń przez rachunek bankowy.
Kluczowa kwestia: Ustawa o własności lokali nie precyzuje jednoznacznie, do kogo ma należeć rachunek bankowy - czy do wspólnoty mieszkaniowej, czy do zarządcy. Przepis ten ma przede wszystkim na celu wyeliminowanie rozliczeń gotówkowych i zapewnienie przejrzystości finansowej zarządu nieruchomością wspólną.
Aktualna praktyka i standardy rynkowe
Należy podkreślić, że praktyka w tym zakresie znacząco się zmieniła. Jeszcze kilka lat temu zdarzały się sytuacje, w których zarządca dokonywał rozliczeń wspólnotowych poprzez swój firmowy rachunek bankowy. Obecnie jednak tego typu zachowanie jest już rzadkie.
Powszechnym standardem stało się posiadanie przez wspólnoty mieszkaniowe odrębnych rachunków bankowych, co znacząco:
- ułatwia kontrolę pracy zarządcy przez właścicieli lokali
- zwiększa przejrzystość rozliczeń finansowych
- zapewnia lepsze bezpieczeństwo środków wspólnoty
- umożliwia efektywną weryfikację systematyczności uiszczania opłat przez współwłaścicieli
Rola umowy z zarządcą
1. Priorytet umowy nad uchwałami
Wspólnota mieszkaniowa powierza zarząd nieruchomością na podstawie umowy zawartej z zarządcą w formie aktu notarialnego (zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali). W umowie tej określa się sposób wykonywania zarządu, a wszystkie jej postanowienia są dla zarządcy wiążące.
2. Postanowienia dotyczące rachunku bankowego
Jeżeli w umowie z zarządcą określono, że zarząd dokonuje rozliczeń finansowych za pośrednictwem rachunku bankowego wspólnoty , zarządca nie może w tym celu wykorzystywać własnego rachunku bankowego. W takiej sytuacji żądanie zarządcy dotyczące wpłat na jego własny rachunek jest niezgodne z umową
3. Brak postanowień w umowie
Jeśli w umowie nie znalazło się zastrzeżenie dotyczące rachunku bankowego wspólnoty, dla zarządcy wiążący pozostaje ogólny obowiązek wynikający z art. 30 ustawy o własności lokali - czyli obowiązek dokonywania rozliczeń przez rachunek bankowy (bez wskazania, czyj to ma być rachunek).
Ważne!
Uchwały wspólnoty mieszkaniowej nie mogą regulować materii, które powinny być uregulowane w drodze umowy między wspólnotą a zarządcą w formie aktu notarialnego. Oznacza to, że sama uchwała wspólnoty obligująca zarządcę do założenia rachunku nie jest wystarczająca - konieczne jest odpowiednie uregulowanie tej kwestii w umowie z zarządcą.
Małe wspólnoty mieszkaniowe - szczególne regulacje
Od 1 stycznia 2020 roku małą wspólnotę mogą tworzyć nie więcej niż 3 lokale. Taka mała wspólnota działa w oparciu o przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności. W przypadku małych wspólnot przepisy nie określają jednoznacznie, czy muszą one posiadać odrębny rachunek bankowy.
Prawo kontroli właścicieli lokali
Zgodnie z art. 29 ust. 3 ustawy o własności lokali, każdemu właścicielowi lokalu przysługuje prawo kontroli działalności zarządu. Oznacza to, że właściciele mają prawo wglądu do dokumentów wspólnoty, w tym do wyciągów bankowych. Oddzielny rachunek bankowy wspólnoty znacząco ułatwia realizację tego prawa.
Rachunek zarządcy
- Utrudniona kontrola przez właścicieli
- Ryzyko mieszania środków różnych wspólnot
- Mniejsza przejrzystość finansowa
- Praktycznie niespotykane obecnie
Odrębny rachunek wspólnoty
- Łatwa kontrola przez właścicieli
- Pełna separacja środków
- Przejrzystość rozliczeń
- Obecny standard rynkowy
Podsumowanie i zalecenia praktyczne
W odpowiedzi na pytanie: Zarządca może domagać się wpłat na własny rachunek bankowy tylko wtedy, gdy umowa z zarządcą nie stanowi inaczej. Jeżeli jednak w umowie z zarządcą zostało określone, że rozliczenia mają być dokonywane przez rachunek bankowy wspólnoty, zarządca jest zobowiązany do stosowania się do tego postanowienia.
Rekomendacje:
- Zawsze precyzyjnie określajcie w umowie z zarządcą kwestię rachunku bankowego i sposobu rozliczeń
- Rozważcie założenie odrębnego rachunku bankowego wspólnoty dla zwiększenia przejrzystości i kontroli
- Jeśli zarządca nie stosuje się do postanowień umowy, wspólnota może dochodzić swoich praw na drodze sądowej
- W przypadku zmiany zasad dotyczących rachunku bankowego, zmiana ta powinna nastąpić przez odpowiednią modyfikację umowy z zarządcą w formie aktu notarialnego