Umowa najmu a opłata za media

Odpowiedź prawnika: Umowa najmu a opłata za media

Koszty za media to opłaty za ogrzewanie, wodę, gaz, elektryczność, telefon wraz ze wszystkimi podatkami z tego tytułu. Wymienione media mogą mieć oddzielne liczniki, lub mogą być udostępnione najemcy wspólnie do użytku z innymi najemcami. Najemca może zapłacić wszystkie te koszty, kiedy będą należne, bezpośrednio odpowiednim dostawcom. Jednak praktycznie w każdej umowie najmu za media płaci najemca. Również w tym przypadku, jak wynika z treści pytania, zgodnie z umową najmu, najemca w pełni ponosi opłaty za media.

Faktury VAT za koszty związane z eksploatacją budynków (opłaty za energię elektryczną, wodę, gaz itp.) wystawiane są na wynajmującego, ponieważ to on jest stroną umów na dostawę mediów. Aby jednak najemca, który jest faktycznym konsumentem tych usług, miał prawo do odliczenia podatku na podstawie wystawionych faktur, koszty te są refakturowane na niego przez wynajmującego.

Chociaż ustawa o VAT ani przepisy o podatku dochodowym nie reguluje takiej możliwości, to w w praktyce i orzecznictwie NSA przyjęto dopuszczalność refakturowania usług (np. wyrok NSA z 14 października 1999 r., sygn. I SA/Ka 485/98), jednakże uzależniono ją od spełnienia trzech warunków:

• zastrzeżenia w umowie odrębnego rozliczenia ponoszonych kosztów usług towarzyszących, tzn. pomiędzy podatnikiem, a faktycznym odbiorcą musi istnieć umowa przewidująca taki właśnie sposób rozliczeń kosztów (refakturowanie); 
• nie doliczania żadnej marży (własnego zysku) do refakturowanych usług; sprzedaż (a właściwie odsprzedaż) jest więc dokonywana po cenie zakupu;
• wystawienia kupującemu przez sprzedawcę faktury VAT uwzględniającej stawkę lub zwolnienie, jakie widniały na fakturze wystawionej przez pierwotnego sprzedawcę; O refakturowaniu możemy mówić wyłącznie w przypadku, gdy dany podmiot otrzymujący fakturę z tytułu świadczonych usług (dostaw energii, usług telekomunikacyjnych itp.), wystawia fakturę (refakturę) na podmiot, który z tych usług faktycznie korzysta, przy zastosowaniu tej samej ceny i stawki podatku VAT, jaka widnieje na fakturze pierwotnej (od dostawcy mediów).

Refakturujący, który spełnia te warunki, jest traktowany tak, jakby sam świadczył daną usługę na rzecz usługobiorcy.

W sytuacji opisanej w pytaniu możliwe jest, o ile spełnione zostaną ww. warunki, wystawianie osobnych refaktur za usługi medialne obydwu firmom przez wynajmującego (jeśli stosowne zapisy zostaną zamieszczone w umowie) albo refaktury mógłby wystawiać wspomniany "większy" najemca z tytułu udziału w kosztach mediów przez mniejszego najemcę (również pod warunkiem, że stosowne zapisy znajdą się w umowie zawartej między obydwoma najemcami).

Refakturowanie kosztów (przenoszenie kosztów niektórych usług na ich faktycznego nabywcę) nie jest uregulowane w przepisach o podatku od towarów i usług (VAT). Przyjęła się jednak praktyka, że stosuje się do nich zasady właściwe dla opodatkowania danej usługi. Refakturujący jest traktowany jak świadczący usługę. Refakturowania (wystawienia faktury na rzecz faktycznego odbiorcy usługi) powinien on dokonać niezależnie od otrzymania faktury, zgodnie z ogólnymi zasadami dokumentowania fakturami danego rodzaju usługi (należy wystawić fakturę w takim terminie, w jakim podatnik sam byłby zobowiązany wystawić fakturę sprzedając dane usługi). Przykładowo na skutek refakturowania kosztów wynajmujący otrzymuje od najemcy pieniądze, które będą stanowiły u wynajmującego przychód. W przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych otrzymanie tego przychodu byłoby zrównoważone zaliczeniem tych kwot również do kosztów uzyskania przychodów – nie wystąpiłby wówczas dochód podlegający opodatkowaniu.

Otrzymanie refaktury przez odbiorcę rodzi po jego stronie prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na ogólnych zasadach określonych dla poszczególnych rodzajów usług. Problem jednak może się pojawić w sytuacji, gdy refakturowana usługa jest zwolniona od VAT w związku ze zwolnieniem podmiotowym lub przedmiotowo-podmiotowym podmiotu świadczącego usługę. Wówczas istnieje ryzyko, że organy podatkowe uznają konieczność zastosowania przy refakturze stawki właściwej dla danej usługi. W sytuacji podmiotu, który nie jest zarejestrowanym VAT-owcem, sprawa się komplikuje, bo poniesie faktyczny koszt VAT-u przy zakupie mediów, nie mając możliwości odzyskać podatku naliczonego.