Używanie nazwy skróconej na fakturze

Odpowiedź prawnika: Używanie nazwy skróconej na fakturze

Naszym zdaniem użycie na fakturze nazwy skróconej osoby fizycznej, zgłoszonej dla potrzeb identyfikacji podatkowej w takiej formie w urzędzie skarbowym, jest możliwe pod warunkiem, że oprócz tej nazwy na fakturze będzie widniało imię i nazwisko osoby fizycznej. W sytuacji przedstawionej w pytaniu nie będzie to zatem możliwe.

Zgodnie z § 9 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. w sprawie wystawiania faktur VAT (Dz. U. Nr 95, poz. 798, ze zm.), faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy. Rozpatrując niniejszy przepis należy mieć jednak na uwadze regulacje prawa cywilnego dotyczące firm, pod jakimi działają przedsiębiorcy. Zgodnie z art. 43⁴ Kodeksu cywilnego, firmą (nazwą) osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko. Nie wyklucza to włączenia do firmy pseudonimu lub określeń wskazujących na przedmiot działalności przedsiębiorcy, miejsce jej prowadzenia oraz innych określeń dowolnie obranych. Imię i nazwisko jest zatem elementem obligatoryjnym w nazwie przedsiębiorstwa osoby fizycznej. Oczywiście przedsiębiorca będący osobą fizyczną może posługiwać się skrótem firmy. W świetle regulacji dotyczących oznaczenia tego przedsiębiorcy, należy jednak uznać, że taki skrót powinien zawierać obowiązkowi imię i nazwisko tego przedsiębiorcy. Dla przykładu: Jan Kowalski prowadzi przedsiębiorstwo pod firmą „Jacek & Agatka Artykuły Wielobranżowe Jan Kowalski”, zaś skrótem może być np. „J&A Jan Kowalski”, nie zaś samo  „J&A”.    

Z drugiej jednak strony w zgłoszeniu identyfikacyjnym NIP-1 można podać skrót, który nie zawiera imienia i nazwiska osoby fizycznej (np. „J&A”). Niemniej jednak w przypadku wystawiania faktur pierwszeństwo będą miały regulacje dotyczące podatku VAT, w szczególności zaś dane identyfikacyjne, jakie osoba fizyczna (podatnik tego podatku) podaje przy zgłoszeniu dla potrzeb VAT. Chodzi tutaj przede wszystkim o rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 kwietnia 2004 roku w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatników w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 55, poz. 539). Określa ono w załączniku nr 1 wzór zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług.

Wzór ten w przypadku osób fizycznych nie przewiduje możliwości podania nazwy pełnej ani też nazwy skróconej (Część B wzoru i objaśnienia do niej). W tym samym polu podatnicy niebędący osobami fizycznymi mogą podać nazwę skróconą, natomiast osoby fizyczne podają imiona rodziców. W ten sposób wykluczone jest podanie przez osobę fizyczną nazwy skróconej dla potrzeb podatku VAT. Osoba ta figuruje zatem w ewidencji organu podatkowego pod swoim imieniem i nazwiskiem. W ten sposób ustawodawca ograniczył zastosowanie § 9 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, które umożliwia podanie nazwy skróconej. W podatku VAT, gdzie występuje obowiązek odrębnego zgłoszenia rejestracyjnego, osoby fizyczne, będące podatnikami VAT, są zatem zobowiązane do posługiwania się, w zakresie tego podatku, swoim imieniem i nazwiskiem jako podstawowymi danym identyfikacyjnymi takiegoż podatnika.

Powyższe stanowisko potwierdza pismo Urzędu Skarbowego w Szczytnie z dnia 31.12.2004 r. (sygn. USVIII/443-93/04), w którym czytamy, że: (…) z powyższych rozważań można wywnioskować, iż treść (…) wskazanego rozporządzenia wskazuje, iż osoba fizyczna, prowadząca samodzielnie działalność gospodarczą, może używać na fakturach zarówno imienia i nazwiska jak i nazwy pełnej bądź też nazwy skróconej pod warunkiem, wynikającym z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatników, iż podawana na fakturze nazwa skrócona musi zawierać imię i nazwisko tej osoby. W nazwie pełnej imię i nazwisko jest obowiązkowe, co wynika z treści wspomnianego już art. 43⁴ Kodeksu cywilnego, i dlatego też ograniczenie wynikające z powyższego rozporządzenia jest w przypadku nazw pełnych nieistotne. Biorąc powyższe pod uwagę należy stwierdzić, iż powinien Pan, jako osoba fizyczna prowadząca samodzielnie działalność gospodarczą, używać na fakturach, dotyczących prowadzonej przez Pana działalności, nazwy pełnej, pod którą prowadzi Pan działalność (rozumianej w prawie cywilnym jako firma) bądź też używać na fakturach nazwy skróconej (rozumianej w prawie cywilnym jako skrót firmy), pod warunkiem jednak, iż zawiera ona Pańskie imię i nazwisko. Zatem nie może Pan posługiwać się na fakturach, związanych z prowadzoną przez Pana działalnością gospodarczą, wyłącznie nazwą skróconą, podaną przez Pana w zgłoszeniu identyfikacyjnym NIP-1, gdyż nie zawiera ona Pańskiego imienia i nazwiska. W świetle wskazanych przepisów podatnik odnotowany pod podanym przez Pana w zgłoszeniu rejestracyjnym w zakresie podatku od towarów i usług skrótem nazwy nie może być znany i nie jest znany tutejszemu organowi podatkowemu jako podatnik podatku od towarów i usług, niezależnie od informacji podanych przez Pana w tymże zgłoszeniu. W bazie rejestracyjnej tutejszego organu, jako zarejestrowany podatnik podatku od towarów i usług, widnieje tylko Pana imię i nazwisko. Taka sytuacja powoduje przyjęcie, iż Pan, jako podatnik podatku od towarów i usług, nie ma prawa do posługiwania się, jako swoimi, dokumentami wystawionymi z nazwą „P.”, w tym także używania tych dokumentów do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. W związku z powyższym, w przypadku wystawienia faktur zawierających nazwę skróconą, powinien Pan (…) wystawić faktury korygujące. W przypadku nabycia towaru lub usługi może Pan z kolei wystawić (…) notę korygującą”.