Pytanie klienta:
Odpowiedź prawnika:
Prokura to szczególne pełnomocnictwo w prawie handlowym, które nadaje osobie fizycznej szerokie uprawnienia do reprezentowania spółki. Wiele osób mylnie utożsamia prokurę z odrębnym stanowiskiem pracy wymagającym dodatkowego wynagrodzenia. Wyjaśnimy, czym dokładnie jest prokura, jakie prawa i obowiązki wiążą się z tą funkcją oraz kiedy prokurentowi przysługuje wynagrodzenie.
Najważniejsze informacje
Prokura nie jest umową o pracę ani odrębnym stanowiskiem - to szczególne pełnomocnictwo udzielone przez spółkę. Z samej funkcji prokurenta nie wynika automatyczne prawo do wynagrodzenia. Prokurent otrzymuje wynagrodzenie tylko wtedy, gdy zostało to uzgodnione ze spółką, może to być wynagrodzenie z umowy o pracę, na podstawie uchwały zarządu, umowy zlecenia lub innej podstawy prawnej.
Czym jest prokura?
Zgodnie z art. 109(1) § 1 Kodeksu cywilnego, prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.
Prokura różni się od zwykłego pełnomocnictwa przede wszystkim tym, że:
- Może być udzielona tylko przez przedsiębiorcę wpisanego do stosownego rejestru
- Musi być udzielona na piśmie pod rygorem nieważności
- Podlega obowiązkowemu wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego
- Zakres uprawnień prokurenta jest określony ustawowo i obejmuje wszystkie czynności związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa
- Nie można jej ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich (z wyjątkami)
Rodzaje prokury
Prokura samoistna (oddzielna)
Prokurent może samodzielnie reprezentować spółkę i podejmować decyzje bez konieczności współdziałania z innymi osobami. To najszerszy zakres uprawnień - prokurent działa tak, jakby był członkiem zarządu.
Prokura łączna
Prokurent może reprezentować spółkę tylko wspólnie z innym prokurentem lub członkiem zarządu. Zwiększa to kontrolę nad działaniami prokurenta i wymaga współpracy przy podejmowaniu ważnych decyzji.
Prokura oddziałowa
Uprawnienia prokurenta ograniczają się do spraw związanych z konkretnym oddziałem przedsiębiorstwa. Stosowana w przypadku firm posiadających kilka lokalizacji.
Prokura a umowa o pracę - kluczowe różnice
Prokura i umowa o pracę to dwie zupełnie odrębne kwestie prawne, które mogą współistnieć, ale nie muszą. Poniżej przedstawiamy najważniejsze różnice:
Prokura
- To szczególne pełnomocnictwo do reprezentowania spółki
- Nie tworzy stosunku pracy
- Nie wymaga podporządkowania
- Z samej prokury nie wynika prawo do wynagrodzenia
- Może być odwołana w każdym czasie
- Wymaga wpisu do KRS
Umowa o pracę
- To stosunek prawny między pracodawcą a pracownikiem
- Tworzy stosunek pracy
- Wymaga podporządkowania pracodawcy
- Pracownikowi zawsze przysługuje wynagrodzenie
- Wymaga zachowania okresu wypowiedzenia (z wyjątkami)
- Nie wymaga wpisu do KRS
W Pani przypadku jest Pani zatrudniona na umowę o pracę jako asystentka Zarządu. Dodatkowo otrzymała Pani prokurę samoistną. Są to dwie odrębne podstawy prawne:
- Umowa o pracę określa Pani obowiązki jako asystentki Zarządu oraz wynagrodzenie za wykonywanie tych obowiązków
- Prokura daje Pani uprawnienia do reprezentowania spółki na zewnątrz w szerokim zakresie czynności
Ważne
Prokura nie oznacza automatycznego utworzenia nowego stanowiska pracy ani obowiązku wypłaty dodatkowego wynagrodzenia. Spółka nie ma obowiązku tworzenia oddzielnego stanowiska dla prokurenta, chyba że zostało to uzgodnione w umowie lub uchwale.
Wynagrodzenie prokurenta - kiedy przysługuje?
Kwestia wynagrodzenia prokurenta budzi wiele wątpliwości. Z samej funkcji prokurenta nie wynika żadne automatyczne prawo do wynagrodzenia. Prokurent otrzymuje wynagrodzenie tylko wtedy, gdy strony (prokurent i spółka) się na to umówiły.
Formy wynagradzania prokurenta
1. Wynagrodzenie z umowy o pracę
Jeśli prokurent jest jednocześnie pracownikiem spółki (jak w Pani przypadku), otrzymuje wynagrodzenie za wykonywanie obowiązków pracowniczych. Spółka może uzgodnić, że wynagrodzenie obejmuje również pełnienie funkcji prokurenta, lub może wypłacić dodatkowe wynagrodzenie za prokurę.
2. Wynagrodzenie na podstawie uchwały zarządu
Bardzo popularna forma - zarząd podejmuje uchwałę o wypłacie wynagrodzenia prokurentowi za pełnienie tej funkcji. To najkorzystniejsza forma podatkowo dla obu stron.
3. Wynagrodzenie z umowy cywilnoprawnej
Spółka może zawrzeć z prokurentem umowę zlecenia lub kontrakt menedżerski określający zakres obowiązków i wysokość wynagrodzenia.
4. Brak wynagrodzenia
Prokurent może pełnić funkcję bez wynagrodzenia - jest to dopuszczalne, szczególnie gdy prokurent jest jednocześnie wspólnikiem spółki. W takim przypadku nie występuje ryzyko nieodpłatnego świadczenia.
Zwrot kosztów
Nawet jeśli prokurent nie otrzymuje wynagrodzenia za pełnienie funkcji, przysługuje mu zwrot kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem obowiązków prokurenta (np. koszty podróży służbowych, reprezentacji).
W Pani sytuacji
Skoro otrzymała Pani prokurę samoistną, ale nie zostało uzgodnione dodatkowe wynagrodzenie, spółka nie ma obowiązku wypłaty dodatkowej kwoty. Jeśli jednak uważa Pani, że zakres Pani obowiązków znacząco się powiększył w związku z prokurą, może Pani negocjować ze spółką:
- Podwyżkę wynagrodzenia z umowy o pracę
- Przyjęcie uchwały zarządu o dodatkowym wynagrodzeniu za pełnienie funkcji prokurenta
- Zawarcie dodatkowej umowy zlecenia na czynności związane z prokurą
Uprawnienia prokurenta w spółce
Jako prokurent samoistny posiada Pani bardzo szerokie uprawnienia do reprezentowania spółki. Oto najważniejsze z nich:
Zakres umocowania prokurenta
- Reprezentacja spółki na zewnątrz - może Pani samodzielnie zawierać umowy w imieniu spółki, podpisywać dokumenty
- Reprezentacja w postępowaniach sądowych - może Pani reprezentować spółkę przed sądami bez potrzeby udzielania odrębnego pełnomocnictwa
- Zaciąganie zobowiązań - może Pani podpisywać umowy kredytowe, pożyczki, weksle (w zakresie związanym z działalnością spółki)
- Zawieranie umów z kontrahentami - negocjacje handlowe, podpisywanie kontraktów
- Reprezentacja przed organami administracyjnymi - może Pani działać w imieniu spółki przed urzędami skarbowymi, ZUS, urzędami administracji
- Zawieranie umów o pracę - w imieniu pracodawcy może Pani zatrudniać pracowników
Ograniczenia uprawnień prokurenta
Prokurent NIE jest uprawniony do:
- Zbycia przedsiębiorstwa (sprzedaży całej firmy)
- Oddania przedsiębiorstwa do czasowego korzystania (np. dzierżawa całej firmy)
- Zbywania i obciążania nieruchomości (do tego potrzebne jest odrębne pełnomocnictwo)
- Ustanawiania kolejnych prokurentów (może jednak ustanawiać zwykłych pełnomocników)
Do powyższych czynności zawsze wymagane jest odrębne, szczególne pełnomocnictwo.
Obowiązki i odpowiedzialność prokurenta
Pełnienie funkcji prokurenta wiąże się nie tylko z uprawnieniami, ale także z obowiązkami i odpowiedzialnością:
Rodzaje odpowiedzialności prokurenta
Odpowiedzialność cywilna
Prokurent odpowiada za szkody wyrządzone spółce w wyniku swojego zawinionego działania lub zaniechania (art. 415 Kodeksu cywilnego). Obejmuje to zarówno rzeczywiste straty, jak i utracone korzyści.
Odpowiedzialność karna
Prokurent może ponosić odpowiedzialność karną za przestępstwa gospodarcze, w szczególności za działanie na szkodę spółki (art. 296 KK), przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, dokumentom czy mieniu.
Brak odpowiedzialności za zobowiązania spółki
Prokurent NIE odpowiada własnym majątkiem za zobowiązania spółki wobec osób trzecich. Za długi spółki odpowiada sama spółka, ewentualnie członkowie zarządu (w określonych przypadkach).
Obowiązek staranności
Prokurent powinien działać z należytą starannością wymaganą w obrocie gospodarczym, dbając o interesy spółki. Naruszenie tego obowiązku może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą.
Praktyczne aspekty pełnienia funkcji prokurenta
Podpisywanie dokumentów
Jako prokurent samoistny podpisuje Pani dokumenty w następujący sposób:
- Wpisuje Pani swoje imię i nazwisko
- Dodaje Pani oznaczenie "prokurent" lub skrót "prok."
- Przykład: "Anna Kowalska - prokurent" lub "Anna Kowalska - prok."
Taki sposób podpisywania dokumentów informuje osoby trzecie, że działa Pani w charakterze prokurenta spółki.
Weryfikacja prokury przez kontrahentów
Kontrahenci mogą zweryfikować Pani uprawnienia jako prokurenta poprzez sprawdzenie wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wpis prokury w KRS ma charakter jawny i każdy może się z nim zapoznać.
Współpraca z zarządem
Mimo że prokura samoistna daje Pani prawo do samodzielnego reprezentowania spółki, w praktyce warto utrzymywać dobrą komunikację z zarządem i konsultować ważniejsze decyzje. Prezes i członek zarządu pozostają osobami odpowiedzialnymi za strategiczne zarządzanie spółką.
Odwołanie prokury
Warto wiedzieć, że prokura może być odwołana w każdym czasie, bez podawania przyczyny i bez okresu wypowiedzenia. Odwołanie prokury następuje poprzez:
Krok 1: Podjęcie decyzji o odwołaniu
W spółce z o.o. prokurę odwołuje się poprzez uchwałę zarządu. Wystarczy jednoosobowe oświadczenie jednego członka zarządu (choć praktyka bywa różna).
Krok 2: Zgłoszenie do KRS
Odwołanie prokury musi zostać zgłoszone do Krajowego Rejestru Sądowego w terminie 7 dni od podjęcia decyzji.
Krok 3: Skuteczność odwołania
Odwołanie prokury jest skuteczne od momentu podjęcia decyzji, nie od momentu wpisu do KRS. Wpis ma charakter deklaratoryjny.
Prokura a umowa o pracę
Odwołanie prokury NIE oznacza automatycznego rozwiązania umowy o pracę. Jeśli zostanie Pani odwołana z funkcji prokurenta, nadal pozostanie Pani pracownikiem spółki na podstawie umowy o pracę jako asystentka Zarządu (o ile umowa o pracę nie zostanie rozwiązana).
Prokura automatycznie wygasa w przypadku:
- Wykreślenia spółki z KRS
- Ogłoszenia upadłości spółki
- Otwarcia likwidacji spółki
- Przekształcenia spółki (zmiana formy prawnej)
- Śmierci prokurenta
- Utraty przez prokurenta zdolności do czynności prawnych (ubezwłasnowolnienie)
Natomiast utrata przez przedsiębiorcę (spółkę) zdolności do czynności prawnych NIE powoduje wygaśnięcia prokury.
Podsumowanie - odpowiedzi na Pani pytania
1. Czy firma powinna utworzyć nowe stanowisko?
Nie. Prokura nie jest stanowiskiem pracy. To pełnomocnictwo do reprezentowania spółki. Pani stanowiskiem pozostaje "asystentka Zarządu" zgodnie z umową o pracę.
2. Czy to są dwa oddzielne stanowiska?
Nie. Nie ma dwóch stanowisk. Ma Pani jedno stanowisko (asystentka Zarządu) i dodatkowo prokurę (pełnomocnictwo do reprezentowania spółki).
3. Czy firma powinna płacić dodatkowo za prokurę?
Nie automatycznie. Z samej prokury nie wynika prawo do dodatkowego wynagrodzenia. Firma płaci Pani wynagrodzenie za dodatkowe obowiązki tylko wtedy, gdy zostało to uzgodnione (w umowie o pracę, uchwale zarządu lub odrębnej umowie).
4. Jakie mam prawa w spółce?
Jako prokurent samoistny ma Pani bardzo szerokie uprawnienia do reprezentowania spółki ? może Pani samodzielnie podpisywać umowy, reprezentować spółkę przed sądami i organami, zaciągać zobowiązania. Jako pracownik ma Pani wszystkie prawa wynikające z Kodeksu pracy i umowy o pracę.
5. Jak realizować swoje prawa?
Jeśli uważa Pani, że dodatkowe obowiązki związane z prokurą uzasadniają wyższe wynagrodzenie, może Pani:
- Negocjować podwyżkę wynagrodzenia z umowy o pracę
- Zaproponować zarządowi przyjęcie uchwały o dodatkowym wynagrodzeniu za prokurę
- Zaproponować zawarcie odrębnej umowy zlecenia na czynności związane z prokurą
Jeśli nie dojdzie do porozumienia, może Pani odmówić przyjęcia prokury lub zażądać jej odwołania (choć formalnie to zarząd decyduje o odwołaniu).
Zalecenia praktyczne
W Pani sytuacji warto:
- Przeanalizować zakres obowiązków - czy faktycznie prokura wiąże się z dodatkowymi zadaniami wykraczającymi poza zakres obowiązków asystentki Zarządu
- Rozmowa z pracodawcą - jeśli dodatkowe obowiązki są znaczące, warto porozmawiać o wynagrodzeniu
- Forma wynagrodzenia - jeśli pracodawca się zgodzi, najkorzystniejsza podatkowo będzie uchwała zarządu o wynagrodzeniu za prokurę (brak składek ZUS poza składką zdrowotną, późniejsze rozliczenie podatku)
- Ubezpieczenie - warto rozważyć ubezpieczenie OC dla prokurenta (choć nie jest obligatoryjne)
- Dokumentacja - warto mieć kopię uchwały zarządu o ustanowieniu prokury oraz potwierdzenie wpisu do KRS
Prokura to wyraz zaufania ze strony spółki, ale jednocześnie wiąże się z dużą odpowiedzialnością.