Zakres działania oraz kompetencje organów kontroli Państwowej Inspekcji Pracy reguluje ustawa z dnia 6 marca 1981 r. o Państwowej Inspekcji Pracy. Zgodnie z nią inspektorzy pracy mogą przeprowadzać kontrolę w zakresie przestrzegania przez podmiot kontrolowany przepisów prawa pracy.

Zgodnie z ustawą inspektor pracy może prowadzić kontrolę w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach wykonywania jego zadań, jak też w siedzibie jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy. Kontrola może więc zostać przeprowadzona w miejscowości „B”. Przed podjęciem czynności kontrolnych inspektor pracy powinien zgłosić swoją obecność pracodawcy. Może zaniechać tego obowiązku , jeżeli uważa że takie zawiadomienie może negatywnie wpłynąć na wynik kontroli. Poinformowanie telefoniczne o prowadzonej kontroli spełnia warunek zawiadomienia pracodawcy. Inspektor pracy nie ma więc obowiązku pojawiania się sie w siedzibie pracodawcy.

Ustawa nakłada na inspektora przed przystąpieniem do kontroli przedstawienia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Jeżeli okoliczności faktyczne uzasadniają natychmiastowe przeprowadzenie kontroli, do jego przeprowadzenia wystarczy okazanie legitymacji służbowej, jednak i w tym przypadku należy okazać upoważnienie w terminie trzech dni od dnia podjęcia kontroli.

Ustawa nie określa w jakim terminie pracodawca powinien dostarczyć wymagane przez inspektora dokumenty. Należy więc przyjąć, że powinno to nastąpić bez zbędnej zwłoki w czasie potrzebnym dla uzyskania takich dokumentów w normalnym toku czynności (czas potrzebny dla odszukania dokumentów i dostarczenia ich do miejsca kontroli). Nieobecność prezesa i głównej księgowej nie zwalnia pracodawcy z obowiązku okazania wymaganych dokumentów, gdyż nie jest to okoliczność obiektywna, ale zależna od wewnętrznej organizacji zarządzania zakładem pracy.

Jak już wcześniej wspomniałem do przeprowadzenia kontroli konieczne jest okazanie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Ponieważ kontrola została zapowiedziana przez inspektora pracy, należy przyjąć, że nie została spełniona przesłanka uzasadniająca natychmiastowe przeprowadzenie kontroli. W razie więc pojawienia się inspektora pracy w miejscu kontroli, pracodawca ma prawo żądać okazania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Można więc przyjąć, że w takim przypadku okazanie samej legitymacji służbowej nie będzie stanowiło wystarczającej podstawy do przeprowadzenia kontroli.

Więcej informacji na temat kontroli przeprowadzanych przez inspektorów pracy znajdzie Pan w istniejącej już odpowiedzi na podobne pytanie Zasady przeprowadzania kontroli przez PIP.