Zmiana miejsca przechowywania ksiąg

Odpowiedź prawnika: Zmiana miejsca przechowywania ksiąg

Problem przedstawiony w pytaniu został uregulowany ustawą z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (ustawy o NIP, Dz.U Nr 142, poz. 702, ze zm.).

Zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi zawiera w szczególności pełną i skróconą nazwę (firmę), formę organizacyjno-prawną, adres siedziby (gdzie ma siedzibę jej organ zarządzający), numer identyfikacyjny REGON, organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ, wykaz rachunków bankowych, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych. Te więc m.in. dane podlegają aktualizacji.

Podatnicy i płatnicy mają bowiem obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym (jeżeli nastąpiła zmiana lub zaistniały nowe okoliczności w stosunku do poprzedniego zgłoszenia) przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego:

1. nie później niż w terminie 14 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych - podatnicy podatku od towarów i usług (VAT) lub podatku akcyzowego,

2. nie później niż w terminie 30 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych - podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, zwolnieni z obowiązku składania deklaracji na podatek dochodowy od osób prawnych, podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych,

3. wraz ze złożeniem pierwszej w roku podatkowym deklaracji podatkowej lub w terminie dokonania pierwszej w roku podatkowym wpłaty podatku - podatnicy będący wyłącznie podatnikami podatków stanowiących dochody budżetów gmin.

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą mają dołączyć do zgłoszenia identyfikacyjnego lub aktualizującego uwierzytelnione lub urzędowo poświadczone kopie dokumentów potwierdzających informacje objęte zgłoszeniem, m.in.: odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, umowy spółki, dokumentu potwierdzającego uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się siedziba, zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON.

W razie zmiany danych, która wymaga dokonania zgłoszenia aktualizacyjnego, obowiązek dołączenia wyżej wymienionych kopii dokumentów dotyczy zmian wynikających z dokumentów wyliczonych powyżej (artykuł 9 ust. 6 pkt 1 ustawy o NIP zawiera bowiem wyraźne odesłanie do zasady ogólnej określonej w art. 5 ust. 4b tej ustawy). Upoważniony pracownik US przyjmujący zgłoszenie poświadcza zgodność przedstawionych odpisów tych dokumentów (jako zgodnych z oryginałem) lub w uzasadnionych przypadkach może sam sporządzić taki odpis, oryginały zaś zwraca zgłaszającemu za pokwitowaniem na odpisach (art. 5 ust. 4b ustawy o NIP).

W związku z powyższymi uregulowaniami powstały wątpliwości przedstawione pytaniu. Jednak podstawowym terminem istotnym dla wypełnienia obowiązków aktualizacyjnych jest właśnie termin zaistnienia zmian powodujących obowiązek aktualizacyjny. W odniesieniu do różnych danych pojęcie "dzień zaistnienia zmiany" może być odmiennie określane. Skoro stan danych znajdujących się w ewidencji podatników powinien
odzwierciedlać rzeczywistość, to w odniesieniu do adresu zamieszkania albo zmiany adresu siedziby, zmiana ta następuje w dniu faktycznej zmiany miejsca zamieszkania czy siedziby, zatem ten dzień będzie traktowany jako dzień, w którym zmiana zaistniała. Od tego dnia należy liczyć wskazane terminy do złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego (por. informacja o stosowaniu prawa podatkowego IS w Gdańsku, IO/005-0001/03).
Aktualizacja ograniczona jest do danych objętych zgłoszeniem i tylko w tym zakresie należy dokonywać aktualizacji.

Podatnik powinien zawiadomić urząd skarbowy o zakończeniu lub zawieszeniu prowadzonej działalności w miejscu, w którym faktycznie już nie działa.

Podatnik ma prawo złożyć dowolną liczbę zgłoszeń aktualizacyjnych – każdorazowo w przypadku zmian w danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym lub z powodu zaistnienia nowych okoliczności.

Księgi rachunkowe należy w zasadzie przechowywać w siedzibie spółki (art. 11 ust. 1 i 4 ustawy o rachunkowości). Dopiero gdyby nie prowadzono ksiąg rachunkowych w siedzibie tej jednostki (jej oddziału, zakładu), kierownik jednostki byłby dodatkowo obowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki (oddziału, zakładu).