Zwrot wydatków zleceniobiorcy
Pytanie:
"Jesteśmy związani umową cywilnoprawną z osobą, która wykonuje dla nas określone usługi. W treści umowy jest mowa o możliwości wyjazdów gwarancyjnych poza granice kraju, tj. w celu napraw wykonanych przez naszą firmę produktów. W umowie zobowiązaliśmy się do pokrycia kosztów dojazdu i noclegu. Niestety problemy pojawiają się w momencie rozliczenia, stąd moje pytanie. Jak prawidłowo można rozliczyć poniesione przez taką osobę koszty? W praktyce okazało się, że są to koszty za hotel, paliwo, przejazdy autostradami, czy też drobne narzędzia dokupione na miejscu. Czy osoba taka powinna wystawić nam fakturę zgodną z poniesionymi wydatkami, czy powinniśmy wystawiać delegacje?"
Odpowiedź prawnika: Zwrot wydatków zleceniobiorcy
Umowę łączącą Państwa z osobą wykonującą naprawy gwarancyjne trzeba zakwalifikować do typu umowy zlecenia (w szczególności na podstawie odesłania z art. 750 kodeksu cywilnego - do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami, stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu). Na podstawie zaś przepisów o zleceniu dający zlecenie powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia (art. 742 kc). Ponadto, jeżeli wykonanie zlecenia wymaga wydatków, dający zlecenie powinien na żądanie przyjmującego zlecenie udzielić mu odpowiedniej zaliczki (art. 743 kc).
Generalnie rzecz ujmując, sposób rozliczenia stron umowy zlecenia z poniesionych przez przyjmującego zlecenie wydatków winien wynikać z umowy. W treści umowy strony mogą bowiem przewidzieć, w jaki sposób przyjmujący zlecenie winien udokumentować wydatki poniesione w celu należytej realizacji zlecenia (wykonania napraw gwarancyjnych) - czy mają to być faktury VAT, czy wystarczy zwykły rachunek (paragon). Strony dla przejrzystości wzajemnych relacji winny również przewidzieć sposób i możliwość wypłaty przyjmującemu zlecenie zaliczek na wydatki. Na dającemu zlecenie nie ciąży jednak obowiązek wystawiania przyjmującemu delegacji. Z pewnością dogodnym sposobem dla stron winna być wypłata przyjmującemu zlecenie zaliczki na wydatki wraz z odpowiednim pokwitowaniem oraz obowiązkiem udokumentowania w jakikolwiek sposób poniesionych przezeń wydatków.
Zespół prawników
e-prawnik.pl
Skomentuj artykuł - Twoje zdanie jest ważne
Czy uważasz, że artykuł zawiera wszystkie istotne informacje? Czy jest coś, co powinniśmy uzupełnić? A może masz własne doświadczenia związane z tematem artykułu?