Podróże służbowe członków zarządu
Pytanie:
"W nowoutworzonej spółce XX z o.o. jest 2 członków zarządu, jednak nie są oni zatrudnieni na umowę o pracę w tej spółce. Spółka XX nie zatrudnia jeszcze żadnego pracownika. Członkowie zarządu są zatrudnieni w innych firmach, jednak w ramach działalności w spółce XX, w której pełnią funkcje w zarządzie, wyjeżdżają prowadząc rozmowy handlowe. Wyjazdy te są krajowe i zagraniczne, głównie swoimi samochodami, spółka XX z tych wyjazdów ma określone przychody finansowe. Pytanie dotyczy wypłaty zwrotu kosztów przejazdu prywatnym samochodem w delegacji zagranicznej oraz wypłaty za diety za pobyt zagranicą dla członka zarządu w przypadku, gdy członek zarządu wyjeżdżający w podróż służbową za granicę nie jest zatrudniony na umowę o pracę. Czy wypłacone ww. kwoty z tytułu wyjazdu w podróż służbową za granicę przez niezatrudnionego członka zarządu będą kosztem uzyskania przychodu w spółce?"
Odpowiedź prawnika: Podróże służbowe członków zarządu
Mając na uwadze, iż nie ma przepisu szczególnego, który by regulował zaliczanie wydatków związanych z podróżami służbowymi członków zarządu spółki z o.o. do kosztów uzyskania przychodów spółki, należy pamiętać o ogólnej zasadzie wynikającej z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), iż aby wydatek mógł być zaliczony do kosztów podatkowych, musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów i nie może być wyłączony z takich kosztów na mocy art. 16 ustawy.
Wydatki związane z podróżą członków zarządu będą więc kosztem podatkowym spółki pod warunkiem, że podróż ma ścisły związek z działalnością spółki i spółka jest wstanie to wykazać. Ciężar dowodu spoczywa na spółce, która powinna odpowiednio udokumentować służbowy cel podróży. Zgodnie z pismem Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 26 lipca 2006 r. (1472/ ROP1/423/156/239/06/RM) : "Podatnik wykazał jedynie fakt podróży i pobytu członka zarządu w Kanadzie, co nie jest jednoznaczne z udowodnieniem służbowego charakteru tej podróży. Nie jest wykluczone, że celem tych wyjazdów jest pozyskiwanie źródeł finansowania spółki, negocjowanie umów i cen z kontrahentami, negocjowanie umów kredytowych, raportowanie i analiza planów finansowych spółki, podejmowanie przedstawicieli kredytodawców związanych z negocjowaniem warunków kredytowych oraz kontrolą wykorzystania kredytów przez spółkę, ale podatnik winien to bezspornie wykazać. Skoro w większości przypadków było to związane z prezentacją oferty firmy, zbieraniem zamówień i prowadzeniem negocjacji, to należało zadbać np. o udowodnienie, z kim te spotkania się odbywały, czego dotyczyły, jakie są efekty, co pozwalałoby na weryfikację takich twierdzeń przez organy".
Organy podatkowe oczekują również, aby istniała podstawa prawna zwrotu tych wydatków członkowi zarządu w postaci odpowiednich regulaminów, statutów, umowy spółki etc. Do członków zarządu, którzy nie są pracownikami spółki, nie stosuje się bowiem przepisów o podróżach służbowych pracowników.
Owe wewnętrzne przepisy powinny też zdaniem organów podatkowych regulować "zakres bądź warunki realizacji" należności z tytułu podróży służbowych członków zarządu. Jak potwierdził Małopolski Urząd Skarbowy w piśmie z 19 maja 2005 r. (PD-2 /423-24/05): "Mogą one zatem postanawiać o wypłacie diet i innych należności na warunkach podobnych, jakie mają zastosowanie do podróży służbowych pracowników zatrudnionych w jednostkach państwowej lub samorządowej sfery budżetowej (czyli w rozporządzeniach ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r., Dz.U. nr 236, poz. 1990 i 1991 ze zm. - przyp. red.), bądź ograniczyć zakres należności do zwrotu np. udokumentowanych kosztów przejazdu i ewentualnie noclegu".Oczywiście należności wypłacane członkom zarządu z tytułu podróży służbowych mogą przekraczać te przewidziane w powyższych rozporządzeniach dla pracowników, co samo w sobie nie powinno wyłączać ich z kosztów podatkowych spółki.