Jakie informacje spółki handlowe muszą zamieszczać w pismach i zamówieniach handlowych?

1. akty założycielskie, umowy oraz statuty, jeżeli są oddzielnymi aktami, a także uchwały o ich zmianie, 
2. teksty jednolite dokumentów wymienionych w pkt 1, 
3. uchwały o zmianie wysokości kapitału zakładowego, jeżeli nie wymagały jednoczesnej zmiany umowy lub statutu, 
4. uchwały o powołaniu i odwołaniu członków organów spółek, 
5. roczne sprawozdania finansowe oraz roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych, w rozumieniu przepisów o rachunkowości, odpisy uchwał o zatwierdzeniu rocznych sprawozdań finansowych i podziale zysku lub pokryciu straty, a także opinie biegłych rewidentów i sprawozdania z działalności jednostek, jeżeli obowiązek ich sporządzenia wynika z przepisów szczególnych. 

Każdy ma zaś teraz prawo otrzymać z katalogu, drogą elektroniczną, poświadczone kopie wymienionych wyżej dokumentów. Udostępnienie w ten sposób dokumentów złożonych do akt rejestrowych przed dniem 1 stycznia 2007 r. nie jest jednak możliwe, jeśli upłynął 10-letni okres między datą ich złożenia do akt a datą złożenia wniosku o udostępnienie. 

Centralna Informacja wydaje odpisy, wyciągi i zaświadczenia oraz udziela informacji z Rejestru, które mają moc dokumentów urzędowych, jeżeli zostały wydane w formie papierowej. Centralna Informacja wydaje z katalogu, drogą elektroniczną, kopie dokumentów, które są poświadczane za zgodność z dokumentami znajdującymi się w aktach rejestrowych podmiotu. Centralna Informacja pobiera opłaty za udzielanie informacji, wydawanie odpisów, wyciągów lub zaświadczeń z Rejestru oraz za udostępnianie kopii dokumentów z katalogu. Opłaty te stanowią dochód budżetu państwa. 

Poza tym Centralna Informacja bezpłatnie udostępnia, w ogólnodostępnych sieciach informatycznych, podstawowe informacje o podmiotach wpisanych do rejestru przedsiębiorców i do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej, w tym również o organizacjach i podmiotach, które uzyskały status organizacji pożytku publicznego.

Zgodnie ze zmienionymi przepisami, każdy ma bowiem prawo otrzymać, również drogą elektroniczną, poświadczone odpisy, wyciągi, zaświadczenia i informacje z Rejestru. Jednakże tylko papierowa forma odpisu, wyciągu, zaświadczenia i informacji zachowa moc dokumentu wydanego przez sąd. Musi on być bowiem opatrzony pieczęcią urzędową i oryginałem podpisu (z podpisu elektronicznego mogą bowiem korzystać wyłącznie osoby fizyczne).

Ponadto każdy ma prawo przeglądania akt rejestrowych podmiotów wpisanych do Rejestru, chyba że ustawa stanowi inaczej. Sąd, w którym są przechowywane akta rejestrowe podmiotu, wydaje w formie papierowej poświadczone kopie dokumentów złożonych do akt.

Jak spółki mogą udostępniać informacje o wpisach do Krajowego Rejestru Sądowego?

Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, spółki komandytowo-akcyjne oraz spółki europejskie mogą dobrowolnie ogłaszać w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, w jakimkolwiek języku urzędowym Unii Europejskiej, informacje o wpisach do Rejestru wraz z ich tłumaczeniem na język polski poświadczonym przez tłumacza przysięgłego.

 Spółki te mogą złożyć dodatkowo do prowadzonych dla nich akt rejestrowych, dokumenty objęte katalogiem (zob. wyżej), sporządzone w jakimkolwiek języku urzędowym Unii Europejskiej wraz z ich tłumaczeniem na język polski poświadczonym przez tłumacza przysięgłego. Dokumenty te spółki mogą dobrowolnie ogłaszać w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski B”. W przypadku różnic między wpisem ogłoszonym zgodnie z obowiązującymi przepisami w języku polskim a dobrowolnie ogłoszonymi informacjami, jak też między treścią dokumentów złożonych do akt rejestrowych w języku polskim a treścią dokumentów ogłoszonych dobrowolnie, treść ogłoszeń dobrowolnych nie może stanowić zarzutu wobec osób trzecich. Osoby trzecie mogą powoływać się na dobrowolne ogłoszenia, chyba że spółka udowodni, że osoba trzecia wiedziała o treści ogłoszenia w języku polskim.

Jakie informacje spółki handlowe muszą zamieszczać w pismach i zamówieniach handlowych oraz na swoich stronach internetowych?

Spółki z o. o., spółki komandytowo-akcyjne i spółki akcyjne (także spółki europejskie), w pismach i zamówieniach handlowych oraz na swoich stronach internetowych, będą musiały - obok dotychczasowych informacji - wskazywać także oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer rejestru, pod którym spółka jest zarejestrowana, a także dane o wysokości kapitału zakładowego i kapitału faktycznie wpłaconego (te ostatnie nie dotyczą spółek z o.o., które pokrywają kapitał zakładowy w całości). 

Kto, będąc członkiem zarządu spółki handlowej, dopuszcza do tego, że pisma i zamówienia handlowe oraz informacje nie zawierają ww. danych - podlega grzywnie do 10 000 złotych. 

Jak można składać wniosek do sądu rejestrowego drogą elektroniczną?

Nowelizacja przewiduje też możliwość składania wniosku do sądu rejestrowego drogą elektroniczną (art. 694³ Kodeksu postępowania cywilnego w nowym brzmieniu). Wnioski składane drogą elektroniczną powinny być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Urzędowe formularze są udostępniane w siedzibach sądów oraz na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości. 

W przypadku złożenia wniosku elektronicznie wszelkie doręczenia orzeczeń i pism sądowych dokonywane będą na adres elektroniczny, z którego wniosek został wysłany. Orzeczenia i pisma sądowe wysłane w ten sposób uznaje się za doręczone z datą wskazaną w elektronicznym potwierdzeniu odbioru korespondencji. W przypadku zaś braku takiego potwierdzenia doręczenie uznaje się za skuteczne z upływem 14 dni od daty umieszczenia korespondencji pod ww. adresem. 

Do wniosku o wpis podmiotu do Rejestru, wniosku dotyczącego zmiany umowy lub statutu podmiotu wpisanego do Rejestru, działającego na podstawie umowy lub statutu, dołącza się także tekst jednolity umowy lub statutu, z uwzględnieniem wprowadzonych zmian. Do tekstu jednolitego nie stosuje się przepisów o formie czynności prawnych.

Dokumenty, na których podstawie dokonuje się wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, składane drogą elektroniczną, powinny być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Wypisy aktów notarialnych, wyciągi, odpisy i poświadczenia dokumentów mogą być przesłane do sądu drogą elektroniczną, jeżeli notariusz opatrzył je bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. 

Jeżeli wnioski i dokumenty zostały złożone drogą elektroniczną, w aktach rejestrowych przechowuje się wydruk tych wniosków i dokumentów wraz ze wskazaniem osób, które je podpisały.

 Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 18 października 2006 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2006 r., Nr 208, poz. 1540);
• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. 2001 r., Nr 17, poz. 209, ze zm.);
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. 1964 r., Nr 43, poz. 296, ze zm.);
• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. 2000 r., Nr 94, poz. 1037, ze zm.)