PUE ZUS dla każdego płatnika składek

13.10.2022

Do 30 grudnia 2022 r. każdy płatnik składek powinien założyć profil na PUE ZUS

Zgodnie z przepisami od 1 stycznia 2023 r. każdy, kto jest płatnikiem składek, ma ustawowy obowiązek posiadania profilu na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. PUE ZUS to duże ułatwienie dla przedsiębiorców, dlatego warto założyć swój profil jak najszybciej.

Do tej pory obowiązek posiadania profilu na PUE ZUS mieli płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób. Po zmianach obowiązek ten dotyczy wszystkich przedsiębiorców – także właścicieli małych firm, czyli zatrudniających do 5 pracowników oraz tych, którzy płacą składki tylko za siebie.

Obecnie na PUE ZUS swój profil ma ponad 10,6 mln użytkowników. Już teraz ponad 89 proc. osób prowadzących własną działalność i ponad 87 proc. firm rozliczających składki od 1 do 5 osób ma profil na PUE ZUS z rolą płatnika.

Płatnicy składek, którzy nie mają profilu na PUE ZUS, muszą go założyć do 30 grudnia 2022 r. Jeśli tego nie zrobią, ZUS sam założy im taki profil.

PUE ZUS to duże ułatwienie dla przedsiębiorców, dlatego nie warto czekać na ostatnią chwilę.

Z czego mogą korzystać przedsiębiorcy na PUE ZUS?

Platforma Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) to narzędzie, które ułatwia dostęp do usług świadczonych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Jednym z jego najważniejszych elementów jest portal PUE, dzięki któremu załatwisz większość spraw przez internet.

PUE ZUS umożliwia załatwienie większości spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi w dowolnym miejscu i czasie. Przedsiębiorcy mogą składać wnioski do ZUS i korzystać z bezpłatnej aplikacji ePłatnik przeznaczonej do obsługi dokumentów ubezpieczeniowych. Mogą też kontrolować stan swoich rozliczeń z ZUS, mają dostęp do zwolnień lekarskich swoich pracowników, mogą samodzielnie tworzyć elektroniczne dokumenty z danymi z ZUS i przekazywać je do innych instytucji (np. banku lub urzędu).

Jak założyć konto na PUE ZUS?

Profil na PUE ZUS zakładany jest zawsze dla osoby fizycznej. Aby zarejestrować i potwierdzić profil, trzeba mieć skończone 13 lat.

Płatnik składek – osoba fizyczna może założyć profil dla siebie lub udzielić pełnomocnictwa innej osobie (np. księgowej lub pracownikowi biura rachunkowego). Przedsiębiorcom, którzy prowadzą działalność jako osoba fizyczna, system automatycznie przypisze rolę płatnik do konta PUE ZUS, gdy dane w zakładanym profilu będą takie same jak te, które były podane w zgłoszeniu płatnika składek (np. NIP, PESEL).

Płatnik składek – osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej musi działać przez ustawowych lub statutowych przedstawicieli, ewentualnie udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. swojemu pracownikowi lub pracownikowi biura rachunkowego.

Żeby założyć profil na PUE ZUS:

wejdź na stronę www.zus.pl i kliknij przycisk [Zarejestruj w PUE] (na górze strony);
wybierz, dla kogo zakładasz profil – do wyboru jest rejestracja: "Dla Ciebie", "Dla przedsiębiorców" oraz "Dla firm". Formularz rejestracyjny nieznacznie różni się w zależności od dokonanego wyboru. Po wybraniu rejestracji "Dla przedsiębiorców", poza danymi osobowymi, wpisz również NIP;
wybierz sposób rejestracji:

za pomocą metod z portalu login.gov.pl (profil zaufany, e-dowód, bankowość elektroniczna),
za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
za pomocą bankowości elektronicznej banku, który świadczy taką usługę wspólnie z ZUS (lista banków na www.zus.pl),
samodzielnie wypełnij formularz rejestracji.

a) Jeśli rejestrujesz się za pomocą login.gov, kwalifikowanego podpisu elektronicznego i bankowości elektronicznej, część danych w formularzu rejestracji wypełnia się automatycznie. Metody te pozwalają również na potwierdzenie tożsamości, dlatego skorzystanie z nich nie wymaga wizyty w ZUS.

b) Jeśli skorzystasz z formularza rejestracji i wybierzesz przycisk "DO REJESTRACJI", wypełnij wszystkie obowiązkowe pola. W ciągu 7 dni od rejestracji musisz też potwierdzić swoją tożsamość w dowolnej placówce ZUS lub podczas e-wizyty. Na wizycie trzeba mieć ze sobą dokument tożsamości – dowód osobisty lub paszport.

Więcej informacji o rejestracji i logowaniu do PUE ZUS (ulotka).

Kiedy możesz skorzystać z PUE?

Jeżeli:

ukończyłeś 13 lat,
założysz konto na PUE i
potwierdzisz swoją tożsamość.

Szczegółowe informacje znajdziesz w ulotce Krok po kroku. Rejestracja, logowanie i ustawienia profilu (pdf 11,11 MB).

Co można dzięki PUE?

Można:

przejrzeć dane zgromadzone w ZUS,
przekazać dokumenty ubezpieczeniowe,
składać wnioski i otrzymywać na nie odpowiedzi,
zadawać pytania i otrzymywać odpowiedzi z ZUS,
umawiać się na wizyty w jednostce ZUS.

Jeśli jesteś osobą ubezpieczoną (np. pracownikiem)

Możesz sprawdzić swoje dane zapisane na koncie w ZUS, masz również dostęp do informacji o stanie konta ubezpieczonego oraz do informacji o wystawionych zwolnieniach lekarskich.

Szczegółowe informacje w ulotce Krok po kroku. Profil ubezpieczonego (pdf 1,52 MB).

Jeśli jesteś płatnikiem składek (np. przedsiębiorcą)

Na PUE ZUS przedsiębiorcy mogą korzystać z wielu przydatnych funkcji w zakresie rozliczeń z ZUS, spraw pracowniczych czy niezbędnych zaświadczeń. To duże ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy kontaktują się z ZUS. Dlatego warto mieć swój profil na PUE ZUS.

PUE ZUS – podstawowe informacje

Na PUE ZUS przedsiębiorcy mają dostęp do wielu przydatnych informacji. Dostępne są m.in:

informacje o saldzie bieżącym oraz saldzie miesięcznym, które pokazują stan opłaconych składek do ZUS,
informacje o należnych do opłacenia składkach oraz o dokonanych wpłatach,
informacja roczna dla płatnika składek,
deklaracje rozliczeniowe, które płatnik wysłał do ZUS,
lista osób zgłoszonych do ubezpieczeń,
lista pracowników na zwolnieniu lekarskim.

PUE ZUS – wnioski

Na PUE ZUS przedsiębiorcy mogą skorzystać z kilkudziesięciu różnych formularzy wniosków, w zależności od zagadnienia, z jakim zgłaszają się do ZUS. Mogą m.in. przekazać elektronicznie do ZUS wnioski o:

wydanie zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem składek,
rozliczenie konta,
kontrolę, czy zaświadczenie lekarskie dla pracownika zostało wystawione prawidłowo,
potwierdzenie ubezpieczeń, związane z przepisami unijnymi dot. zabezpieczenia społecznego,
udzielenie pełnomocnictwa.

PUE ZUS – potwierdzenia z danymi

Wiele instytucji – np. banki czy instytucje przyznające różnego typu dotacje - wymaga od firm potwierdzania stanu faktycznego, np. w zakresie rozliczeń z zobowiązań dotyczących składek na ubezpieczenia.

Na PUE ZUS można samodzielnie utworzyć elektroniczny dokument z danymi z ZUS i przekazać takie potwierdzenie do instytucji, która wymaga takich danych. Dokument jest potwierdzony kwalifikowaną pieczęcią ZUS. Można go zapisać w postaci elektronicznej (plik PDF, XML) lub wysłać na dowolny adres e-mail. Pracownik instytucji, do której przekazany zostanie dokument, może sprawdzić jego autentyczność w wyszukiwarce.

W taki sposób można np. utworzyć dokument z informacją o saldzie i rozliczeniu za ostatnie 12 miesięcy czy o liczbie ubezpieczonych we wskazanym okresie.

PUE ZUS – zwolnienie lekarskie (e-ZLA)

Na PUE ZUS płatnik składek ma:

dostęp do zaświadczeń lekarskich swoich pracowników,
możliwość wystawienia zaświadczenia płatnika składek do celów zasiłkowych,
możliwość zamawiania raportów dot. e-ZLA, w tym raportów cyklicznych i raportów przekazywanych do oprogramowania kadrowo-płacowego,
możliwość otrzymywania powiadomienia o nowych zwolnieniach swoich pracowników na SMS lub e-mail.

PUE ZUS – umowy o dzieło

Od stycznia 2021 r. należy informować ZUS o zawarciu umowy o dzieło. Taki obowiązek ma m.in. płatnik składek, który zleca wykonanie dzieła (zawiera umowę z wykonawcą dzieła).

Na PUE ZUS płatnik może zgłosić lub wprowadzić korektę dokumentu RUD za pomocą kreatora, który ułatwia wypełnienie i umożliwia import listy wykonawców oraz umów.

Jednorazowo w zgłoszeniu lub korekcie można wykazać umowy dla 50 wykonawców.

Możliwe są również korekta przekazanego wcześniej zgłoszenia lub jego wycofanie – jeśli zaszły ku temu przesłanki. Przekazane informacje widoczne są w rejestrze umów o dzieło.

PUE ZUS – aplikacja ePłatnik

Na PUE ZUS przedsiębiorcy mogą korzystać z bezpłatnej aplikacji ePłatnik przeznaczonej do obsługi dokumentów ubezpieczeniowych. Jest to narzędzie dla małych i średnich przedsiębiorców (do 100 ubezpieczonych), łatwe w obsłudze dzięki zastosowaniu kreatorów, które krok po kroku prowadzą użytkownika przez kolejne etapy wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych. Główne funkcje ePłatnika to:

wypełnianie i przekazywanie dokumentów ubezpieczeniowych przez internet,
wypełnianie dokumentów z wykorzystaniem danych bezpośrednio z systemu ZUS,
weryfikacja online i blokada wysłania do ZUS błędnych dokumentów.

Jeśli jesteś świadczeniobiorcą

Masz dostęp m.in. do formularza PIT 11A, czyli informacji o dochodach uzyskanych od ZUS lub do formularza PIT 40A, czyli rocznego obliczenia podatku przez ZUS.
Możesz zarezerwować wizytę. PUE podpowie adres jednostki ZUS zgodnej z Twoim adresem zamieszkania.
Możesz też złożyć wniosek o zmianę swoich danych.

Więcej na temat dostępu do formularzy PIT oraz rezerwacji wizyty w jednostce ZUS znajdziesz w ulotce Krok po kroku. Dostęp do formularza PIT/rezerwacja wizyty (pdf 3 MB).

Więcej na temat wniosku o zmianę danych świadczeniobiorcy znajdziesz w ulotce Krok po kroku. Wniosek o zmianę danych świadczeniobiorcy (pdf, 2,5 MB).

PUE udostępnia również tzw. profile profesjonalistów: lekarza i komornika.

Aby móc wysyłać przez PUE wnioski, pisma i dokumenty (w tym dokumenty ubezpieczeniowe), musisz mieć profil zaufany ePUAP bądź podpis elektroniczny (potwierdzony certyfikatem kwalifikowanym).

Dodatkowe usługi

W ramach PUE ZUS możesz skorzystać również z:

1. Centrum Obsługi Telefonicznej (COT– tel. 22 560 16 00) - infolinii, która umożliwia:

bez autoryzacji – osobom, które nie mają konta na PUE – uzyskanie informacji ogólnych,
po autoryzacji – osobom, które mają konto na PUE:
- otrzymywanie informacji o danych zapisanych na kontach w ZUS,
- składanie wniosków i reklamacji,
- rezerwowanie wizyt w wybranej placówce ZUS.

Jeśli chcesz uzyskać szczegółowe informacje od konsultantów COT, podaj login i numer PIN, który otrzymałeś podczas aktywacji kanału dostępu do COT (możesz to zrobić w „Panelu ogólnym” w zakładce „Ustawienia”).

2. z systemu kierowania ruchem klientów we wszystkich placówkach ZUS, dzięki któremu możesz m.in. zaplanować termin swojej wizyty w ZUS i zmniejszyć czas oczekiwania.

Podstawa prawna: