Przy okazji zatwierdzenia roku obrotowego, co zazwyczaj przypada na końcówkę czerwca, spotykamy się z dokumentem o nazwie „sprawozdanie z działalności spółki”.
Czym jest ten dokument, jaką treść powinien zawierać i czy w każdej spółce musi być sporządzony?
Sprawozdanie z działalności jest szczególną, dodatkową częścią sprawozdania finansowego. Stanowi o tym art. 45 ust. 4 ustawy o rachunkowości:
„Art. 45. 4. Do rocznego sprawozdania finansowego dołącza się sprawozdanie z działalności jednostki, jeżeli obowiązek jego sporządzania wynika z ustawy lub odrębnych przepisów.”
Sprawozdanie z działalności sporządza kierownik jednostki organizacyjnej. Należy przy tym pamiętać, iż np. w przypadku spółek, kierownikiem jednostki organizacyjnej będzie organ kolegialny jakim jest Zarząd, a nie poszczególni członkowie tegoż organu. Istotne jest ponadto, iż obowiązany do sporządzenia sprawozdania z działalności jest ten skład osobowy Zarządu, który jest aktualny na dzień sporządzenia sprawozdania. Zmiany osobowe w składzie Zarządu, jakie mogły mieć miejsce przed sporządzeniem tegoż sprawozdania, nie wpływają na powyższe obowiązki Zarządu. Jeśli na dzień sporządzania sprawozdania, w spółce funkcjonuje nowy Zarząd, to właśnie ten nowy Zarząd ma obowiązek sporządzić sprawozdanie z działalności spółki za ubiegły rok obrotowy, nawet jeśli nie posiada pełnej wiedzy, co się w tym okresie ze spółką działo.
Bardzo częstym błędem jest sporządzenie sprawozdania z działalności, przez Zarząd, w składzie osobowym jaki występował w spółce w dniu zakończenia roku obrotowego, tj. najczęściej w dniu 31 grudnia. Tak sporządzony dokument jest wadliwy.
Obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności wynika z przepisów prawa – ustawy o rachunkowości, gdzie art. 49 ust. 1 ww. ustawy stanowi:
„Art. 49. 1. W przypadku spółek kapitałowych, spółek komandytowo--akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych, a także tych spółek jawnych i komandytowych, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej, oraz w przypadku specjalistycznych funduszy inwestycyjnych otwartych, funduszy inwestycyjnych zamkniętych oraz alternatywnych spółek inwestycyjnych, kierownik jednostki sporządza, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, sprawozdanie z działalności jednostki.”
Z pośród kategorii podmiotów wymienionych w powyżej zacytowanym przepisie, wątpliwości budzić może sformułowanie „spółki kapitałowe”. W celu wyjaśnienia tegoż pojęcia należy sięgnąć do ustawy kodeks spółek handlowych, gdzie w art. 4 § 1 pkt. 2) zawarta jest legalna definicja określenia „spółka kapitałowa”. Mianowicie jest to wspólne określenie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych.
Minimalna treść sprawozdania z działalności także określona została przepisami prawa. W art. 49 ust. 2, 2a, 2b i 3 ustawy o rachunkowości czytamy:
„2. Sprawozdanie z działalności jednostki powinno obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń, a w szczególności informacje o:
1) zdarzeniach istotnie wpływających na działalność jednostki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego;
2) przewidywanym rozwoju jednostki;
3) ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju;
4) aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej;
5) udziałach własnych, w tym:
a) przyczynie nabycia udziałów własnych dokonanego w roku obrotowym,
b) liczbie i wartości nominalnej nabytych oraz zbytych w roku obrotowym udziałów, a w przypadku braku wartości nominalnej – ich wartości księgowej, jak też części kapitału podstawowego, którą te udziały reprezentują,
c) w przypadku nabycia lub zbycia odpłatnego – równowartości tych udziałów,
d) liczbie i wartości nominalnej wszystkich udziałów nabytych i zatrzymanych, a w razie braku wartości nominalnej – wartości księgowej, jak również części kapitału podstawowego, którą te udziały reprezentują;
6) posiadanych przez jednostkę oddziałach (zakładach);
7) instrumentach finansowych w zakresie:
a) ryzyka: zmiany cen, kredytowego, istotnych zakłóceń przepływów środków pieniężnych oraz utraty płynności finansowej, na jakie narażona jest jednostka,
b) przyjętych przez jednostkę celach i metodach zarządzania ryzykiem finansowym, łącznie z metodami zabezpieczenia istotnych rodzajów planowanych transakcji, dla których stosowana jest rachunkowość
2a. Sprawozdanie z działalności emitenta, którego papiery wartościowe zostały dopuszczone do obrotu na jednym z rynków regulowanych Europejskiego Obszaru Gospodarczego, powinno zawierać również – jako wyodrębnioną część – oświadczenie o stosowaniu ładu korporacyjnego, którego zakres określają przepisy wykonawcze wydane na podstawie art. 60 ust. 2 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1382 oraz z 2015 r. poz. 978 i 1260) lub regulaminy wydane na podstawie art. 61 tej ustawy.
2b. Sprawozdanie z działalności specjalistycznych funduszy inwestycyjnych otwartych, funduszy inwestycyjnych zamkniętych oraz alternatywnych spółek inwestycyjnych powinno obejmować, z uwzględnieniem art. 105 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 231/2013 z dnia 19 grudnia 2012 r. uzupełniającego dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/61/UE w odniesieniu do zwolnień, ogólnych warunków dotyczących prowadzenia działalności, depozytariuszy, dźwigni finansowej, przejrzystości i nadzoru (Dz. Urz. UE L 83
z 22.03.2013, str. 1), istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej tych jednostek, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń.
3. Sprawozdanie z działalności jednostki powinno również obejmować – o ile jest to istotne dla oceny sytuacji jednostki – wskaźniki finansowe i niefinansowe, łącznie z informacjami dotyczącymi zagadnień środowiska naturalnego i zatrudnienia, a także dodatkowe wyjaśnienia do kwot wykazanych w sprawozdaniu finansowym.”
Sprawozdanie z działalności jest podsumowaniem działalności podmiotu w danym roku obrotowym i stanowi uzupełnienie informacji o tym podmiocie, zawartych w sprawozdaniu finansowym.
Należy także pamiętać, iż w przypadku gdy Zarząd jest wieloosobowy, sprawozdanie z działalności, tak jak i sprawozdanie finansowe, muszą podpisać wszyscy członkowie Zarządu. Nie mogą tego uczynić pełnomocnicy.
Ustawa o rachunkowości w art. 49 ust. 4 i 5 przewiduje wyjątki, zgodnie z którymi nie ma obowiązku sporządzenia sprawozdania z działalności:
„4. Jednostka mikro, o której mowa w art. 3 ust. 1a pkt 1 i ust. 1b, która ma obowiązek sporządzania sprawozdania z działalności jednostki zgodnie z ust. 1, może nie sporządzać tego sprawozdania, pod warunkiem że w informacji dodatkowej, a w przypadku, o którym mowa w art. 48 ust. 3, jako informacje uzupełniające do bilansu, przedstawi informacje dotyczące nabycia udziałów (akcji) własnych określone w załączniku nr 4 do ustawy.
5. Jednostka mała, która ma obowiązek sporządzania sprawozdania z działalności zgodnie z ust. 1, może nie sporządzać tego sprawozdania, pod warunkiem że w informacji dodatkowej przedstawi informacje dotyczące nabycia udziałów własnych, o których mowa w ust. 2 pkt 5.”
Ponadto w ustawie o rachunkowości – art. 49 ust. 6 - znalazły się normy prawne pozwalające na ograniczenie treści sprawozdania z działalności:
„6. Jednostka mała może nie wykazywać w sprawozdaniu z działalności wskaźników niefinansowych oraz informacji dotyczących zagadnień środowiska naturalnego i zatrudnienia, o których mowa w ust. 3.”
Definicję jednostki mikro znajdziemy w art. 3 ust. 1a pkt 1 i ust. 1b ustawy o rachunkowości:
„1a. Jednostkami mikro w rozumieniu ustawy są:
1) spółki, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1, inne osoby prawne, a także oddziały przedsiębiorców zagranicznych w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, jeżeli jednostki te w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy, a w przypadku jednostek rozpoczynających działalność – w roku obrotowym, w którym rozpoczęły działalność, nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:
a) 1 500 000 zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,
b) 3 000 000 zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
c) 10 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty,
[…]
– w stosunku, do których organ zatwierdzający podjął decyzję w sprawie sporządzania sprawozdania finansowego z zastosowaniem art. 46 ust. 5 pkt 4, art. 47 ust. 4 pkt 4, art. 48 ust. 3, art. 48a ust. 3, art. 48b ust. 4 lub art. 49 ust. 4.
[…]
1b. Jednostkami mikro w rozumieniu ustawy są również jednostki, o których mowa w ust. 1a pkt 1, które:
1) za poprzedni rok obrotowy sporządziły sprawozdanie finansowe z zastosowaniem art. 46 ust. 5 pkt 4, art. 47 ust. 4 pkt 4, art. 48 ust. 3, art. 48a ust. 3, art. 48b ust. 4 lub art. 49 ust. 4 oraz
2) w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe, albo w roku poprzedzającym ten rok obrotowy przekroczyły dwie z wymienionych w ust. 1a pkt 1 wielkości.”
Zaś definicję jednostki małej ustawodawca zawarł w art. 3 ust. 1c tejże ustawy o rachunkowości:
„1c. Jednostkami małymi w rozumieniu ustawy są:
1) spółki, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1, inne osoby prawne, jednostki, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 2, oraz oddziały przedsiębiorców zagranicznych w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, jeżeli jednostki te w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy, a w przypadku jednostek rozpoczynających działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą – w roku obrotowym, w którym rozpoczęły działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą, nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:
a) 17 000 000 zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,
b) 34 000 000 zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
c) 50 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty,
[…]
– w stosunku do których organ zatwierdzający podjął decyzję w sprawie sporządzania sprawozdania finansowego z zastosowaniem art. 46 ust. 5 pkt 5, art. 47 ust. 4 pkt 5, art. 48 ust. 4, art. 48a ust. 4, art. 48b ust. 5 lub art. 49 ust. 5.
1d. Jednostkami małymi w rozumieniu ustawy są również jednostki, o których mowa w ust. 1c, które:
1) za poprzedni rok obrotowy sporządziły sprawozdanie finansowe z zastosowaniem art. 46 ust. 5 pkt 5, art. 47 ust. 4 pkt 5, art. 48 ust. 4, art. 48a ust. 4, art. 48b ust. 5 lub art. 49 ust. 5 oraz
2) w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe, albo w roku poprzedzającym ten rok obrotowy przekroczyły dwie z wymienionych w ust. 1c pkt 1 wielkości.”
Należy mieć także na uwadze, iż co do niektórych kategorii podmiotów, ustawodawca wyłączył zastosowanie ust. 1a i 1c. Wyłączenia te znajdziemy w art. 3 ust. 1e ustawy o rachunkowości.
Potrzebujesz porady prawnej?
Wycofanie aportu ze spółki z o.o. i jej likwidacja - opinia prawna
Stan faktyczny Jesteśmy wspólnikami spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Spółka poza zarejestrowaniem w Rejestrze Handlowym, założeniem konta bankowego, wyrobieniem NIP i REGON oraz zmianą siedziby dokonaną w 2000 roku nie miała żadnej aktywności i nie prowadziła żadnej działalności (...)
Jak wygląda procedura złożenia rezygnacji przez zarząd spółki z o.o. - opinia prawna
Stan faktyczny Zarząd sp. z o.o. chce zgłosić rezygnację. Jest zainteresowany odejściem z końcem 2007 roku. Chciałbym wiedzieć jakie kroki prawne powinny zostać podjęte? Komu i w jaki sposób zgłaszana jest rezygnacja? Co się dzieje, jeśli właściciel firmy nie powoła nowego zarządu? (...)
Zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
Jakie są funkcje zarządu? Spółka z o.o. jest spółką kapitałową, w której pierwszorzędną rolę odgrywa wniesiony do spółki kapitał. Jest to zasadnicza cecha, która odróżnia spółki kapitałowe od osobowych. W tych ostatnich pozycje wspólnika (...)
Zaniechanie powołania zarządu na kolejną kadencję - opinia prawna
Stan faktycznyW umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie ma zapisu dotyczącego okresu, na jaki powoływany jest zarząd. Jedynym zapisem dotyczącym terminu kadencji bądź mandatu w umowie spółki jest § 19 ust. 6: „Mandaty członków Zarządu (...)
Co przewiduje ustawa o zarządzie sukcesyjnym w firmach jednoosobowych? Nowe przepisy wychodzą naprzeciw potrzebom tzw. firm jednoosobowych, które stanowią ogromną większość polskich przedsiębiorstw. Dzięki tym rozwiązaniom, w przypadku śmierci przedsiębiorcy, jego firma będzie mogła (...)
Kto i kiedy musi składać sprawozdania finansowe?
Dowiedz się, kogo dotyczy obowiązek przygotowania sprawozdania finansowego, a także jak przygotować e-sprawozdanie i gdzie je trzeba złożyć. Kto musi sporządzać sprawozdania finansowe? Sprawozdanie finansowe to dokument zawierający podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa, (...)
Obowiązek zwrotu przez członka zarządu zaciągniętego zobowiązania od spółki - opinia prawna
Stan faktyczny Doszło po śmierci byłego Prezesa Zarządu Spółki z o.o. do wykrycia przestępstw przez niego popełnianych (obciążanie kosztami spółki za budowę prywatnego domu). Dwaj pozostali członkowie Zarządu postanowili w imieniu Spółki dochodzić odszkodowania za działanie na jej (...)
Odwołanie i rezygnacja z funkcji członka zarządu
Kiedy wygasa mandat członka zarządu? Mandat członka zarządu spółki z o.o. wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Sprawozdanie to jest zatwierdzane przez (...)
Łączenie się spółek kapitałowych
Opracowanie planu połączenia jest obowiązkową czynnością narzuconą przez Kodeks spółek handlowych. Chodzi tutaj o plan, który zostanie pisemnie uzgodniony między łączącymi się spółkami. Pod rządami kodeksu handlowego wiele istotnych rozstrzygnięć, w tym właśnie łączenie się spółek (...)
Jakie sprawozdanie ze swojej działalności powinna składać fundacja?
Fundacja musi składać corocznie właściwemu ministrowi sprawozdanie ze swojej działalności. Sprawozdanie to jest też przez fundację udostępnione do publicznej wiadomości. Komu fundacja powinna składać sprawozdania? Zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy o fundacjach o wpisaniu fundacji (...)
Pozakodeksowe obowiązki członków zarządu spółki
Na członka zarządu spółki, prócz obowiązków przewidzianych w kodeksie spółek handlowych, nałożone są liczne obowiązki wynikające z ustaw szczególnych. Poniżej przedstawiono główne, pozakodeksowe obowiązki członków zarządu spółki. Obowiązki (...)
Odpowiedzialność członków zarządu spółki z o.o.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest popularną formą prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Zatem często może ona być naszym kontrahentem. Dlatego warto wiedzieć jak kształtuje się odpowiedzialność w tej formie działalności. W jej przypadku istotnym jest fakt, (...)
Likwidacja spółki - obowiązki likwidatorów
Podjęcie uchwały o likwidacji spółki z o.o. nie oznacza wcale, iż dany podmiot przestaje automatycznie istnieć, zaprzestając wszelkiej działalności. Uchwała taka rozpoczyna dopiero proces likwidacji przedsiębiorstwa, na który składają liczne czynności rejestracyjne i bilansowe. Ogłoszenie w (...)
Fundacja - jak ją założyć i co się z tym wiąże?
Założyć fundację może każdy, niezależnie czy jest obywatelem polskim czy nie; może to zrobić osoba fizyczna jak i prawna mająca siedzibę w Polsce lub za granicą. Ważne jednak jest, żeby fundacja miała siedzibę w Polsce oraz realizowane przez nią cele zgodne były z podstawowymi interesami (...)
Ogólne zasady przekształcania spółek w k.s.h
Kodeks spólek handlowych przewiduje możliwość przekształcenia spółek handlowych, to jest spólki jawnej, spółki komandytowej, spółki komandytowo - akcyjnej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjnej w inną spółkę handlową. Przekształceniu może również ulec (...)
Najprostsza metoda założenia spółki akcyjnej
Spółka akcyjna to typowa spółka kapitałowa. Celem jej utworzenia jest zwykle zebranie kapitału od bardzo wielu akcjonariuszy. Dzięki temu jest możliwe osiągnięcie celów przekraczających możliwości finansowe jednego czy kilku przedsiębiorców.Kto może zawiązać (...)
Rozwiązanie i likwidacja spółki z o.o.
Przyczyny rozwiązania spółki Kodeks spółek handlowych wymienia następujące przyczyny rozwiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością: wystąpienie przyczyn przewidzianych w umowie spółki. Zdarzeniem takim może być przykładowo: poniesienie przez spółkę (...)
Przystąpienie do udziału w spółce będącej kontrahentem - opinia prawna
Stan faktyczny Prowadzę działalność gospodarczą od kilku lat w zakresie handlu tekturą litą. Wielość i tempo kontraktów powodują zacieśnianie się mojej współpracy z pewną Spółką z o.o. Moja współpraca z tą firmą polega na kupowaniu jej wyrobów w celu dalszej odsprzedaży. Obecnie (...)
Rozwiązanie i likwidacja spółki akcyjnej
Przyczyny rozwiązania spółki Kodeks spółek handlowych wymienia następujące przyczyny rozwiązania spółki akcyjnej: ziszczenie się zdarzeń określonych w statucie - zdarzeniem tym może być strata przekraczająca określoną część kapitału zakładowego, upływ (...)
Kto jest uprawniony do zarządzania spółką akcyjną?W spółkach osobowych (np. spółce jawnej, partnerskiej), opartych na osobistej odpowiedzialności wspólników za zobowiązania spółki, każdy wspólnik ma prawo prowadzenia jej spraw i ją reprezentować. (...)
