Czy pracownik ma obowiązek udokumentować fakt poniesionych wydatków przejazdu z miejscowości rozpoczęcia (...)

p o s t a n a w i a

- uznać stanowisko Strony za prawidłowe.

U z a s a d n i e n i e

Z przedstawionego przez Stronę we wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółka zatrudnia pracowników na umowę o pracę przy czym miejsce wykonywania pracy w umowie o pracę jest określone jako siedziba macierzystej jednostki organizacyjnej. Prowadzona działalność gospodarcza na terenie kraju powoduje, że pracownicy są delegowani na budowy poza stałe miejsce pracy w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. Koszty przejazdu z miejscowości rozpoczęcia podróży do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem, uzależnione są od środka transportu, z którego korzysta pracownik. Spółka określa właściwy do odbycia podróży służbowej środek transportu zgodnie z § 8 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002r. Pracownik, który odbył podróż służbową ma obowiązek rozliczyć wydatki na druku delegacji służbowej. Do rozliczenia delegacji pracownik załącza dokumenty potwierdzające fakt poniesionych wydatków związanych z kosztem przejazdu, w przypadku przejazdu koleją lub innym odpłatnym środkiem lokomocji- bilety.

Spółka stoi na stanowisku, że pracownik ma obowiązek udokumentować fakt poniesionych wydatków przejazdu z miejscowości rozpoczęcia podróży do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem w formie biletów lub faktury. W myśl § 5 ust. 2 oraz § 8 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002r, zwrot kosztów przejazdu następuje w wysokości ceny biletu określonego środka transportu . Przy czym rozliczenie to odnosi się do wydatku rzeczywistego, a tym samym nie można uwzględnić oświadczenia pracownika o poniesionym wydatku na zakup biletów przejazdu PKP lub PKS. Brak przedstawionych biletów lub faktury nie upoważnia Pracodawcy do zwrotu kosztów przejazdu.

Zdaniem Spółki udokumentowania nie wymagają jedynie należności wypłacane w formie ryczałtu dla:

• obliczenia diet
  
• ryczałtów na dojazdy środkami komunikacji miejscowej
  
• ryczałt na nocleg (jeżeli nie przedstawiono faktury za nocleg).

Na mocy § 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U.z 2002r. Nr 236, poz. 1990) pracownikowi oddelegowanemu w podróż służbową odbywaną w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1. przejazdów;
   
2. noclegów;
   
3. dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
   
4. innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zgodnie z §5 ust. 2 w/w rozporządzenia zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.Stosownie do § 8 w cytowanego rozporządzenia pracownikowi przebywającemu w podróży trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Zgodnie z art. 20 ust. 4 Ustawy o Rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002r. Nr 76 poz. 694 z późn. zm) w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług (...).

Z powyższych przepisów wynika, że zwrot kosztów przejazdów z tytułu podróży służbowej nie może wynikać z oświadczenia tj. zastępczego dowodu księgowego złożonego przez pracownika ponieważ:

1. zdarzenie gospodarcze dotyczy zakupu opodatkowanego podatkiem od towarów i usług (bilety)
   
2. w/w rozporządzenie nie przewiduje możliwości zwrotu kosztów przejazdów w postaci ryczałtu.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000r., Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) zwolnione od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju .

W ocenie Naczelnika tut. Urzędu Skarbowego koszty przejazdów pracowników przebywających w podróży służbowej powinny być udokumentowane prawidłowo tj. poprzez przedstawienie biletu na środek transportu, który zgodnie z § 5 ust. 1w/w rozporządzenia określił pracodawca jako właściwy do odbycia podróży służbowej. Spółka jako płatnik zwolniona jest z poboru zaliczki na podatek dochodowy od zwrotu prawidłowo udokumentowanych kosztów podróży służbowej, ponieważ zwrot pracownikom Spółki w/w wydatków w związku z odbytą podróżą służbową nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Mając powyższe na uwadze postanowiono jak na wstępie.
Niniejsze postanowienie dotyczy wyłącznie stanu faktycznego przedstawionego we wniosku oraz obowiązującego w tym stanie faktycznym stanu prawnego.