Sposób przechowywania oświadczeń wynikających z art. 89 ust. 5 ustawy akcyzowej w przypadku faktur (...)

UZASADNIENIE

W dniu 29.03.2010 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku akcyzowego w zakresie sposobu przechowywania oświadczeń wynikających z art. 89 ust. 5 ustawy w przypadku faktur wystawianych w formie elektronicznej.

Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 19.05.2010 r. (data wpływu 24.05.2010 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie tut. Organu nr IPPP3-443-309/10-2/JK z dnia 17.05.2010 r.

W przedmiotowym wniosku zostały przedstawione następujące zdarzenia przyszłe.

Spółka w ramach optymalizacji funkcji administracyjnych w Spółce zamierza wdrożyć funkcjonalność wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej. Wdrażana funkcjonalność spełniać będzie wszystkie normy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133 poz. 1119). (dalej: Rozporządzenie w sprawie e-faktur).

Rozporządzenie w sprawie e-faktur określa zasady wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur nie precyzuje natomiast zasad ewidencji, przesyłania oraz przechowywania dokumentów nie będących fakturami, a które zgodnie z odrębnymi przepisami prawa w tym ustawy o podatku akcyzowym, powinny być załączone do kopii faktury.

Zgodnie z art. 89 ust. 5 ustawy o podatku akcyzowym (Dz. U. z 2009 r. Nr 3 poz. 11 zwana dalej: ustawa akcyzowa) sprzedawca wyrobów akcyzowych nieobjętych zwolnieniem od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, określonych w art. 89 ust. 1 pkt 9, 10 i 15, jest obowiązany w przypadku sprzedaży:

1. osobom prawnym, jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej oraz osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą - do uzyskania od nabywcy oświadczenia (dalej: Oświadczenie), że nabywane wyroby są przeznaczone do celów opałowych lub będą sprzedane z przeznaczeniem do celów opałowych, uprawniających do stosowania stawek akcyzy określonych w ust. 1 pkt 9, 10 i 15;
2. osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej - do uzyskania od nabywcy oświadczenia, że nabywane wyroby są przeznaczone do celów opałowych, uprawniających do stosowania stawek akcyzy określonych w ust. 1 pkt 9, 10 i 15; oświadczenie to powinno być załączone do kopii paragonu lub kopii innego dokumentu sprzedaży wystawionego nabywcy, a w przypadku braku takiej możliwości sprzedawca jest obowiązany wpisać na oświadczeniu numer i datę wystawienia dokumentu potwierdzającego tę sprzedaż.
   
   

Zgodnie z art. 89 ust. 6 ustawy akcyzowej otrzymane od nabywcy Oświadczenie, powinno być dołączone do kopii faktury.

Zasady wystawiania faktur oraz faktur korygujących VAT reguluje przepis § 19 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337 ze zm.: dalej Rozporządzenie w sprawie faktur).

Przywołany przepis stanowi, że faktury oraz faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury oraz faktury korygującej powinien zawierać wyraz ?ORYGINAŁ? a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz ?KOPIA?.

Powyższe zasady wystawiania faktur VAT nie dotyczą faktur wystawianych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 3 rozporządzenia w sprawie faktur).

Chcąc wypełnić zawarte w art. 89 ust. 6 ustawy akcyzowej warunki Spółka rozważa dwie alternatywne metody ich spełnienia:

1. Poprzez pozyskiwanie i przechowywanie Oświadczeń bez fizycznego ich załączania do wydruku obrazu faktury, przy zapewnieniu pełnej ich identyfikacji oraz przypisania do faktur, których dotyczą.
2. Poprzez załączenie Oświadczenia w formie papierowej do wydruku z systemu obrazu faktury wystawionej w formie elektronicznej.
   
   

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1. Czy wobec faktu, że w przypadku faktur wystawianych w formie elektronicznej, ustawodawca nie przewiduje wystawiania kopii faktur (§ 19 ust. 3 rozporządzenia w sprawie faktur) odrębne od faktur pozyskiwanie i przechowywanie Oświadczeń w formie papierowej wraz z ich precyzyjnym przypisaniem do faktur wystawionych w formie elektronicznej wypełnia dyspozycje przepisów art. 89 ust. 5 i 6 ustawy akcyzowej...
2. Czy wydruk wystawionej w formie elektronicznej faktury VAT stanowi kopię faktury w rozumieniu art. 89 ust. 6 ustawy akcyzowej...
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy, wszystkie przedstawione przez nią metody pozyskiwania i przechowywania Oświadczeń należy uznać za prawidłowe.

Przedstawiona w pkt 1 metoda przechowywania Oświadczeń jako dokumentów nie dołączonych do kopii faktur, wynika z faktu, że przepisy Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur oraz względy techniczne nie przewidują wystawiania kopii faktur dla faktur wystawianych w formie elektronicznej.

Zatem w takim przypadku, dokonując wykładni przepisu art. 89 ust. 6 ustawy akcyzowej w zakresie dołączania Oświadczeń do kopii faktury należy kierować się wyłącznie wykładnią systemową oraz celowością tegoż przepisu. Przyjęcie wyłącznie wykładni językowej prowadziłoby do wniosków sprzecznych z zasadami logiki i doświadczenia życiowego - brak jest bowiem możliwości fizycznego połączenia dokumentu papierowego (Oświadczenia) z nieistniejącą kopią faktury bądź z plikiem elektronicznym.

Zdaniem Spółki celem przepisu art. 89 ust. 6 ustawy akcyzowej jest zapewnienie ścisłej ewidencji Oświadczeń pozyskanych od nabywców wyrobów akcyzowych wraz z ich przypisaniem do konkretnych dostaw tych wyrobów, potwierdzonych fakturami wystawionymi przez Spółkę.

Opisana przez Spółkę metoda pozyskiwania Oświadczeń oraz fakturowania dostaw wyrobów akcyzowych, w sposób jednoznaczny przypisuje Oświadczenia do konkretnych dostaw. Wystawiana faktura VAT, potwierdzająca dostawę wyrobów akcyzowych, dla której obligatoryjne jest Oświadczenie nabywcy, każdorazowo zawiera w swej treści numer i datę złożonego Oświadczenia. Tym samym Spółka, stosując opisany powyżej model archiwizacji spełnia wymogi art. 89 ust. 6 ustawy akcyzowej.

Dołączenie Oświadczenia do kopii faktury nie musi zdaniem Spółki oznaczać fizycznego połączenia obu dokumentów, lecz oznacza możliwość ich pełnej wzajemnej identyfikacji i powiązania.

§ 19 ust. 3 Rozporządzenia w sprawie faktur stanowi, iż w przypadku faktur wystawianych w formie elektronicznej sprzedawca przesyła jej nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Jako zachowanie faktury wystawionej w formie elektronicznej Spółka rozumie zachowanie jej w systemie informatycznym, zgodnie z wymogami § 6 Rozporządzenia w sprawie e-faktur.

Zdaniem Spółki wydrukowany obraz faktury VAT wystawionej w formie elektronicznej stanowić może kopię faktury w rozumieniu art. 89 ust. 6 ustawy akcyzowej.

Dołączenie Oświadczenia w formie papierowej do wydrukowanego obrazu faktury stanowi tym samym spełnienie wymogów art. 89 ust. 6 ustawy akcyzowej.

Rekapitulując, Spółka stwierdza, że wdrażając system wystawiania faktur w formie elektronicznej pragnie wypełnić wszystkie nałożone na nią prawem obowiązki w zakresie ewidencji, przesyłania oraz przechowywania faktur oraz dokumentów im towarzyszących.

Odnosząc się do przypisania Oświadczeń do konkretnych dostaw, potwierdzonych fakturą Spółka pragnie zaznaczyć, iż opisane przez nią metody zapewniają w sposób kompletny pełną identyfikację Oświadczeń oraz przypisanych do nich faktur wystawionych w formie elektronicznej.

Spółka stoi zatem na stanowisku, że obie przedstawione przez nią metody przechowywania Oświadczeń spełniają wymogi art. 89 ust. 6 ustawy o podatku akcyzowym.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych zdarzeń przyszłych uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzeń przyszłych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.