1. Czy koszt zakwaterowania w związku z podróżą służbową podlega zwolnieniu od podatku dochodowego (...)

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 5 maja 2011 r. (data wpływu 9 maja 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych pokrycia przez Spółkę kosztów zakwaterowania pracowników w ramach krajowej podróży służbowej ? jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 9 maja 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych pokrycia przez Spółkę kosztów zakwaterowania pracowników w ramach krajowej podróży służbowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Siedziba Spółki . mieści się w (?). Spółka świadczy usługi budowlano-remontowe na terenie mieszczącej się w pobliżu Spółki akcyjnej . Oddziału X. miasta(?) . Pracownicy w umowach o pracę mają określone miejsce wykonywania pracy jako ?instalacje i obiekty na terenie Spółki akcyjnej . Oddział X miasta (?).?.

Spółka zawarła umowę ze Spółką akcyjną . Oddział X. miasta (?)., na wymianę rurociągu. Termin realizacji robót wg umowy od 1 maja 2011 r. do 15 lipca 2011 r.

Wobec powyższego wytypowano kilku pracowników, którzy na podstawie polecenia wyjazdu służbowego będą realizowali to zadanie. Na podstawie zapisu w Regulaminie wynagradzania Spółka pokrywa koszty podróży służbowych, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Pracownicy otrzymają diety w wysokości 23 zł za każdy dzień. Spółka pokrywa koszty przejazdów i noclegów. Za wynajęte dla pracowników pokoje w hotelu pracowniczym Spółka zostanie obciążona fakturami VAT.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1. Czy koszt zakwaterowania w związku z podróżą służbową podlega zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych w całości na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych...
2. Czy koszt zakwaterowania w związku z podróżą służbową podlega zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł na jednego pracownika na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych...
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy, wypłacone diety i inne świadczenia (w tym koszty zakwaterowania) z tytułu podróży służbowych podlegają w całości zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W art. 10 ust. 1 pkt 1 cyt. ustawy zostały określone źródła przychodów, którymi między innymi są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

W myśl art. 12 ust. 1 ww. ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Na podstawie ww. przepisu przysługujące pracownikom z tytułu odbytej podróży służbowej, w terminie i w miejscu określonym przez pracodawcę, diety oraz zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych. Zwolnienie to dotyczy jednakże kwot limitowanych przez odrębne ustawy lub rozporządzenia.

W przypadku podróży służbowej wykonywanej na terenie Polski limitem będą wielkości wynikające z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Podkreślenia jednakże wymaga, iż warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) cyt. ustawy jest odbycie przez pracownika podróży służbowej. Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego też w kwestii tej należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).

Stosownie do treści art. 775 § 1 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Zatem podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza miejsce pracy ? w celu wykonania zadania służbowego.

W myśl art. 775 § 2 Kodeksu pracy, minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

Przepis art. 775 § 3 Kodeksu pracy, stanowi, iż warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Zgodnie z treścią art. 775 § 5 Kodeksu pracy, w przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2.

Należy jednak podkreślić, że pojęcie ?podróż służbowa pracownika? zdefiniowane w art. 775 § 1 Kodeksu pracy oraz regulacje dotyczące wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikom za czas podróży służbowej należą do zakresu prawa pracy, a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku, czy zasadności wypłacania diet i innych należności za czas podróży służbowej nie leży w kompetencji organów podatkowych.

Na podstawie § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1. przejazdów;
2. noclegów;
3. dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
4. innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
   
   

Jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dzień i zaistnieje konieczność zatrzymania się na nocleg, wówczas pracodawca jest zobowiązany do:

• zapewnienia noclegu delegowanemu albo

• pokrycia wydatków poniesionych na zakwaterowanie.
  
  

Zwrot kosztów związanych z noclegiem pracownika w czasie podróży służbowej, zgodnie z § 7 ust. 1-3 ww. rozporządzenia, następuje:

• w wysokości potwierdzonej rachunkiem lub

• w formie ryczałtu w wysokości 150% diety za każdy nocleg, jeśli pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu i nie przedłożył on rachunku za hotel ? pod warunkiem, że nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21:00 i 7:00.
  
  

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu (§ 7 ust. 4 ww. rozporządzenia).

Zwrot wydatków w części przekraczającej ww. limity stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu. W takiej sytuacji, zgodnie z art. 31 ww. ustawy, pracodawca pobiera zaliczkę na podatek dochodowy na ogólnych zasadach.

Zatem tylko w powyższych okolicznościach świadczenia otrzymane w związku z odbyciem podróży służbowej mogą korzystać ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka wytypowała pracowników, którzy na podstawie polecenia wyjazdu służbowego będą realizowali zadanie służbowe w mieście S., czyli poza określonym w umowie o pracę miejscem wykonywania pracy. Na podstawie zapisu w Regulaminie wynagradzania Spółka pokrywa koszty podróży służbowych, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. Poza dietami w wysokości 23 zł za dzień, Spółka pokrywa także koszty przejazdów i noclegów. Za wynajęte dla pracowników pokoje w hotelu pracowniczym Spółka zostanie obciążona fakturami VAT.

Zatem, jak wynika z powyższego, Spółka ma zamiar zapewnić swoim pracownikom nocleg w ramach odbywanej przez nich podróży służbowej poprzez wynajem pokoi w hotelu robotniczym, w związku z czym zostanie wystawiona faktura VAT na Spółkę. Spowoduje to, że odbywający podróż służbową pracownicy nie będą musieli z własnej kieszeni pokrywać kosztów noclegu, tak więc niewątpliwie poniesienie przez Spółkę ww. wydatków będzie się wiązać z powstaniem przychodu ze stosunku pracy u tych pracowników, jednakże będzie to przychód zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy.

Biorąc powyższe pod uwagę, w niniejszej sprawie nie znajdzie zastosowania przepis art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy, gdyż dotyczy on sytuacji, w której pracodawca pokrywa koszty zakwaterowania pracownika w związku z jego miejscem zamieszkania znajdującym się poza zakładem pracy. Zatem nie ma on odniesienia do świadczeń związanych z podróżą służbową.

Ponadto, zauważyć należy, że zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 14 ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są kwoty otrzymywane przez pracowników z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłków na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym, do wysokości 200% wynagrodzenia należnego za miesiąc, w którym nastąpiło przeniesienie.

Reasumując, jeżeli pracownicy wykonywać będą czynności na podstawie polecenia służbowego i wyjazdy te będą podróżą służbową w rozumieniu cytowanego wyżej art. 775 § 1 Kodeksu pracy, to zostaną spełnione przesłanki do zastosowania zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zatem, sfinansowanie przez Spółkę kosztów zakwaterowania pracowników podczas podróży służbowej spowoduje powstanie dla tychże pracowników przychodu zwolnionego od podatku dochodowego na podstawie ww. przepisu.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, ul. Piotrkowska 135, 90-434 Łódź po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.