Pytanie podatnika dotyczy czasookresu przechowywania kopii paragonów z kasy rejestrującej.

16.1.2006

Podatnik użytkujący w prowadzonej działalności kasy rejestrujące zwraca się z zapytaniem, czy może skrócić okres przechowywania kopii rolek paragonów dokumentujących sprzedaż z pięciu lat do jednego roku, do momentu sporządzenia sprawozdania finansowego. Jak wyjaśnia podatnik - stosowany w firmie system komputerowy jest połączony z kasami rejestrującymi, i każda transakcja sprzedaży rejestrowana jest równolegle, za pomocą kasy oraz odpowiedniego programu komputerowego. W związku z powyższym system komputerowy jest w stanie odtworzyć każdą transakcję w formie wydruku komputerowego.
Mając na uwadze powyższe, tutejszy Organ podatkowy informuje, że zgodnie ogólną zasadą wynikającą z brzmienia § 5 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia ministra finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 z późn. zm.).
Powołane przepisy, a w szczególności art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej wskazują, iż podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Terminem przedawnienia, zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji jest okres pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Tym samym, zgodnie z ogólnymi regulacjami zawartymi w powołanych przepisach podatnik zobowiązany jest do przechowywania kopii paragonów z kasy rejestrującej przez ww. okres.
Uregulowania będące wyjątkiem od powyższej reguły, a zarazem dające podatnikowi prawo do skrócenia ww. okresu zawarte zostały w § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. Nr 108, poz. 948 ze zm.). Przepis ten określa grono podatników uprawnionych do skorzystania z powyższego przywileju, nałożone na nich obowiązki, a także wymaganie stawiane wykorzystywanym systemom informatycznym.
I tak, zgodnie z § 6 ust. 2 rozporządzenia system sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych, o którym mowa w ust. 1 (tj. na informatycznych nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu) może być zastosowany przez podatników, którzy:
1. posiadają sprawne urządzenia do odtworzenia treści zawartych na tych nośnikach w postaci wydruków oraz
2. zgłoszą do naczelnika urzędu skarbowego numery ewidencyjne kas rejestrujących i datę rozpoczęcia stosowania systemu sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych, o którym mowa w ust. 1, oraz
3. w roku ubiegłym wydali więcej niż 100 tys. paragonów fiskalnych dokumentujących dokonaną przez nich sprzedaż.
Wymogi stawiane infrastrukturze informatycznej wykorzystywanej do przechowywania kopii paragonów fiskalnych dokumentujących sprzedaż określone zostały w § 6 ust. 1 rozporządzenia. Powołany przepis wskazuje, iż kopie dokumentów kasowych (...) mogą być sporządzane i przechowywane również na informatycznych nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu, jeżeli:
1. zostały zapisane w określonym formacie, przy zastosowaniu urządzeń zewnętrznych, w czasie rzeczywistym równoległym z czasem ich wydruku przez kasę na taśmie papierowej, z tym że dla kas o zastosowaniu specjalnym sposób zapisywania przez te urządzenia zewnętrzne może zawierać inne rozwiązania dotyczące czasu zapisu, jeżeli zastosowane rozwiązania programowe zabezpieczą kontrolę kompletności tych zapisów, oraz
2. zawierają pełne dane zawarte w tych dokumentach, oraz
3.

zawierają numer kontrolny.
Jak stanowi § 6 ust. 3 rozporządzenia podatnicy stosujący system sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych określony w ust. 1, są obowiązani do:
1. przechowywania wydrukowanych przez kasę rejestrującą papierowych kopii dokumentów przez okres co najmniej 6 miesięcy od dnia ich wydruku, nie krócej jednak niż do dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, w rozumieniu przepisów o rachunkowości, dotyczącego okresu, w którym wydrukowano dane dokumenty kasowe, oraz
2. stosowania do ewidencjonowania wyłącznie kas rejestrujących wyposażonych w funkcje programowe umożliwiające wydruk na paragonie numeru kontrolnego, oraz
3. powiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o czasie i miejscu niszczenia kopii papierowych dokumentów kasowych na co najmniej 30 dni przed zamierzonym jego dokonaniem, a jeżeli naczelnik urzędu skarbowego zgłosi zastrzeżenia do podanego w zawiadomieniu terminu - wyznaczenia nowego terminu, z uwzględnieniem tych samych zasad.
Ponadto zauważyć należy, że zgodnie z § 6 ust. 4 rozporządzenia cytowanych wyżej przepisów § 6 ust. 3 pkt 1 i 3 nie stosuje się do papierowych dowodów kasowych uznanych za dowody księgowe zgodnie z przepisami o rachunkowości
Mając na uwadze przedstawione wyżej unormowania prawne - za niewłaściwe uznać należy przedstawione w złożonym wniosku stanowisko podatnika, zgodnie z którym okres przechowywania kopii rolek paragonów dokumentujących sprzedaż skrócić można do jednego roku, do momentu sporządzenia sprawozdania finansowego. Zgodnie bowiem § 6 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia minimalny okres przechowywania ww. dokumentów wynosi co najmniej 6 miesięcy od dnia ich wydruku, nie krócej jednak niż do dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
Ponadto nadmienić należy, że regulacje zawarte w § 6 cyt. wyżej rozporządzenia w sposób precyzyjny ograniczają grono podatników uprawnionych do skorzystania z możliwości skrócenia okresu przechowywania kopii dokumentów kasowych, nałożone na nich obowiązki, a także wymaganie stawiane wykorzystywanym systemom informatycznym