Czy zwrot kosztów używania pojazdu stanowiącego własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy (...)

W związku z powyższym wnioskodawca prosi o wyjaśnienie czy:1) w/w wypłaty będą dochodem objętym podatkiem dochodowym od osób fizycznych; 2) w/w wypłaty mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu pracowników.

Jednocześnie wnioskodawca stoi na stanowisku, że ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie przewiduje zwolnienia od podatku zwrotu kosztów przejazdu oraz ryczałtu wypłacanych pracownikom lub funkcjonariuszom, zaś świadczenia te stanowią przychód podlegający opodatkowaniu na tych samych zasadach co wynagrodzenie ze stosunku pracy (służbowego).

Mając na uwadze stan przedstawiony przez wnioskodawcę, a dotyczący ?jazd lokalnych? należy zauważyć, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23b) ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity ? Dz.U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), zwanej dalej ?updof?, wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw ? do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nie przekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Jak wynika z powyższego przepisu, kwota zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania własnych pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych jest wolna od podatku tylko wówczas, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów lub możliwość przyznania ich zwrotu wynika wprost z przepisów innych ustaw. Obecnie taka możliwość wynika z art. 46a ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (tekst jednolity ? Dz.U. z 2005 r. Nr 45, poz. 435 ze zm.) oraz z art. 6a ustawy z dnia 30 lipca 1997 r. o państwowym przedsiębiorstwie użyteczności publicznej ?Poczta Polska? (tekst jednolity - Dz.U. Nr 106, poz. 675 ze zm.). Natomiast stosownie do art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tekst jednolity - Dz.U. z 2004r. Nr 204, poz. 2088 ze zm.) na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, dla celów służbowych samochody osobowe, motocykle i motorowery, które nie są własnością pracodawcy.

Z przedstawionego przez wnioskodawcę stanu faktycznego wynika, iż właśnie tego typu umowy cywilnoprawne zostały zawarte z pracownikami (funkcjonariuszami). Zatem, zwolnienie określone w art. 21 ust. 1 pkt 23b updof nie ma zastosowania w odniesieniu do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania własnych pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy w oparciu o przepis art. 34a ust. 1 ustawy o transporcie drogowym, ponieważ możliwość przyznania prawa do tego zwrotu nie wynika wprost z przepisów tej ustawy, lecz następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 ze zm.).

W zakresie zwrotu kosztów z tytułu używania własnych samochodów pracowników w jazdach zamiejscowych dla potrzeb zakładu pracy kwestie te reguluje art. 21 ust. 1 pkt 16 updof. Zgodnie z jego treścią wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika ? do wysokości określonej w przepisach (właściwe rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej dotyczące odpowiednio podróży służbowej krajowej oraz zagranicznej) w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej pracownika na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Oba rozporządzenia dopuszczają możliwość użycia przez pracownika dla odbycia podróży służbowej prywatnego pojazdu. Warunkiem jest jednak wystąpienie z takim wnioskiem do pracodawcy i uzyskanie jego zgody. Podkreślenia wymaga jednak to, że o podróży służbowej oraz o należnych z tytułu jej odbywania należnościach decyduje to, czy określone zadania w ramach świadczonej pracy wykonywane są poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejsce jej wykonywania. Bowiem jak wynika z treści art. 77 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jednolity - Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) podróżą służbową jest wyjazd na polecenie pracodawcy poza stałe miejsce świadczenia pracy wynikające z zawartej umowy o pracę.

Jeżeli pracownicy udają się do ustalonego miejsca wykonywania pracy ? a tak wynika z przedstawionego stanu faktycznego ? to nie odbywają podróży służbowej, a otrzymane przez nich dodatkowe wynagrodzenie nie stanowi wypłat wolnych od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 updof (por. orzeczenie NSA z dnia 24 listopada 1999r. sygn. akt: SA/Sz 1780/98, niepublikowany). Dla celów podatkowych nie jest istotne jak pracodawca nazwie stosowną gratyfikację dla pracownika, ważne jedynie jest, że wynika ona ze stosunku pracy.

W związku z powyższym tut. organ podatkowy potwierdza stanowiska płatnika w tej sprawie i informuje, że kwoty ryczałtów (kwoty poniesionych wydatków samochodowych), wypłacanych pracownikom jako zwrot kosztów z tytułu używania własnych samochodów dla potrzeb zakładu pracy, podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, stosownie do art. 12 ust. 1 updof jako przychody pracownika ze stosunku pracy. Od przychodów tych płatnik ma obowiązek obliczyć i pobrać zaliczki na podatek, a następnie odprowadzić je na właściwy rachunek bankowy urzędu skarbowego.

Powyższa interpretacja jest oparta o stan faktyczny przedstawiony we wniosku podatnika oraz stan prawny obowiązujący w dacie zaistnienia przedstawionego zdarzenia.