Jak udokumentować wyższe koszty uzyskania przychodu? - opinia prawna

• Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz. U. 2000 r., Nr 14, poz. 176 ze zmianami).

Zgodnie z artykułem 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Artykuł 23 natomiast zawiera długą listę tych wydatków, które przez ustawodawcę nie zostały uznane za koszty.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż jest Pan pracownikiem, czyli pozostaje Pan w stosunku pracy.

Zatem w Pana przypadku należy odwołać się do przepisu artykułu 22 powołanej powyżej ustawy, konkretnie do jego ustępu 2, który koszty uzyskania przychodów określa jako ustaloną „odgórnie” kwotę. I tak koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, w przypadku gdy: 

1. podatnik uzyskuje przychody od jednego zakładu pracy - wynoszą 102 zł 25 gr miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1 227 zł, 

2. podatnik uzyskuje przychody równocześnie od więcej niż jednego zakładu pracy - nie mogą przekroczyć łącznie 1 840 zł 77 gr za rok podatkowy, 

3. miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę - wynoszą 127 zł 82 gr miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1 533 zł 84 gr, 

4. podatnik uzyskuje przychody równocześnie od więcej niż jednego zakładu pracy, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę - nie mogą przekroczyć łącznie 2 300 zł 94 gr za rok podatkowy.

Jednak jeżeli roczne koszty uzyskania przychodów określone powyżej są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Z treści tego przepisu i opisanego stanu faktycznego wynika, iż w Pana przypadku właśnie taka sytuacja ma miejsce, tzn. Pana koszty uzyskania przychodów przez Pana są dużo wyższe od tych przyjętych przez ustawodawcę. Problem jednak polega na tym, iż ustawodawca wprost wskazał, iż tylko bilety imienne mogą być dowodem ponoszenia takich kosztów. Z literalnego brzmienia przytoczonego przepisu wynika, iż nie ma możliwości odliczenia w rocznym rozliczeniu podatkowym wyższych kosztów uzyskania przychodów niż te wskazane przez ustawodawcę, skoro nie posiada Pan biletów imiennych dokumentujących ten fakt.

Pomocnym może okazać się dla Pana orzecznictwo, gdyż kwestia zasad dokumentowania kosztów jest stale jeszcze wątpliwa. Nauka prawa podatkowego zwraca uwagę, iż jeszcze na gruncie kodeksu postępowania administracyjnego, pojawiły się dwa nurty orzecznictwa. Zgodnie z pierwszym, warunkiem uznania określonego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest jego udokumentowanie w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami w zakresie rachunkowości bądź prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (por. np.: wyrok NSA z dnia 2 grudnia 1997 r., SA/Sz 1934/96; wyrok NSA z 10 kwietnia 1997 r., I SA/Po 1236/96). W myśl drugiego, poniesienie kosztu może być udowodnione każdym dowodem zasługującym na wiarę (por. np.: wyrok NSA z dnia 18 września 1996 r., SA/Ka 1460/95; wyrok NSA z dnia 20 maja 1998 r., I SA/Kr 1100/96) - tak Włodzimierz Nykiel, Biblioteka podatkowa, Warszawa 1996-2004 Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis.

Mógłby Pan zatem powołać się przed organem podatkowym na stanowisko w/w drugiego nurtu. Pomocny okazać się może także Wyrok NSA z dnia 13 marca 2001 r., III SA 68/2000, w uzasadnieniu którego czytamy: „Nie można podzielić stanowiska organów, iż podatnik, który wprawdzie poniósł faktycznie koszty, lecz nie posiada dowodów potwierdzających ich poniesienie, nie będzie miał prawa zaliczyć tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Należy przy tym zwrócić uwagę, że przepisy ustawy w zakresie kosztów uzyskania przychodów nie określają zasad, w myśl których powinno być udokumentowane poniesienie kosztów”.

Niestety, nawet argumentacja poparta przykładami z orzecznictwa nie gwarantuje, iż skutecznie i bez negatywnych konsekwencji będzie Pan mógł odliczyć wyższe koszty uzyskania przychodów. Tym bardziej, iż obowiązek uwiarygodnionego udokumentowania tego faktu wyraziło także Ministerstwa Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 1 lutego 1995 r. TE 9-300/19/95. W art. 22 ust. 11 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych wprowadzona została z dniem 1 stycznia 1995 r. możliwość odliczania w rocznym rozliczeniu podatku kosztów uzyskania przychodów w wysokości faktycznie poniesionych wydatków na dojazd do zakładu pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, jeżeli są udokumentowane imiennymi biletami okresowymi. Nie we wszystkich kasach dworcowych zainstalowane są urządzenia techniczne umożliwiające bezpośrednie wydanie imiennego biletu miesięcznego, co powoduje utrudnienia w ich sprzedaży po wprowadzeniu nowych uprawnień dla podatników.

W związku z tym przyjęto, że uprawniającym do odliczenia faktycznych kosztów przejazdu będzie także bilet miesięczny w komunikacji autobusowej PKS, jeżeli na odwrotnej stronie blankietu będzie zamieszczone imię i nazwisko podatnika oraz pieczątka PKS wydającego bilet wraz z imienną pieczątką kasjera.