Co zrobić jak klient nie płaci mi za wykonane usługi? Jak prawidłowo przygotować wezwanie?

Podstawowy założeniem prowadzenia działalności gospodarczej jest uzyskanie dochodu w związku z jej funkcjonowaniem. Niestety, czasami nasz kontrahent zapomina o tym i zwleka z uregulowaniem należności. Ze względu na powszechność takiej sytuacji, polskie prawo przewiduje różnorodne możliwości związane z egzekwowaniem długu. Najoczywistszym rozwiązaniem, jest skierowanie sprawy do sądu, gdzie obie strony będą miały możliwość przedstawienia swoich racji. Jednak jest to dość radykalne rozwiązanie, często wiąże się z przewlekłością oraz ponoszeniem dodatkowych kosztów. Warto wcześniej spróbować wezwać dłużnika do zapłaty. Wezwanie jako „łatwa windykacja”, zmobilizuje dłużnika do uregulowania należności, a jeśli nie odniesie takiego efektu, będzie stanowić przed sądem dowód próby ugodowego rozwiązania sporu.

Wezwanie do zapłaty to nic innego jak pismo kierowane do dłużnika, ponaglające do zapłaty wierzytelności.

Prawo nie reguluje formy prawidłowego wezwania do zapłaty. Może ono zostać wysłane mailem lub nawet smsem. Ze względu jednak na efekt jaki zmierzamy wywrzeć na dłużniku warto zastosować tradycyjną, papierową formę wezwania, i przesłać go dłużnikowi za pośrednictwem listu poleconego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Podobnie jak z formą, prawo nie reguluje także niezbędnych elementów wezwania. Zgodnie z przyjętą przez  naszą kancelarię praktyką, wezwanie powinno zawierać:

• Data i miejsce sporządzenia wezwania;
• Oznaczenie dłużnika;
• Oznaczenie wierzyciela;
• Precyzyjne określenie kwoty długu;
• Dokładne oznaczenie podstawy roszczenia;
• Termin pozostawiony dłużnikowi do uregulowania długu;
• Numer rachunku bankowego, na który dłużnik ma dokonać wpłaty;
• Konsekwencje nieuregulowania należności;
• Podpis wierzyciela.

Precyzując powyższe, dane dłużnika powinny zawierać jego dane osobowe/nazwę działalności gospodarczej oraz adres zamieszkania/siedziby. Analogicznie, te same dane powinny zostać podane przy wskazaniu wierzyciela.

Odnośnie określenia kwoty długu, w celu przejrzystości wezwania oraz uniknięcia nieporozumień, wezwanie powinno osobno wskazywać należność główną oraz odsetki. Odsetki nie muszą być wyliczone kwotowo. Wysokość odsetek należy podać, jeżeli jest ona inna niż określona ustawą.

Nie bez znaczenia jest też dokładne oznaczenie podstawy roszczenia, a więc szczegółowe wskazanie faktury, umowy bądź innego dokumentu wskazującego istnienie należności.

Nie powinno dziwić, że termin pozostawiony dłużnikowi do uregulowania długu, może być dowolnie oznaczony przez wierzyciela, ze względu jednak na przyjęte w obrocie gospodarczym dobre obyczaje, mając na względzie uzasadniony interes obu stron, wynosi on zazwyczaj 7 dni od daty wystosowania wezwania.

Odnośnie konsekwencji nieuregulowania należności, wierzyciele zazwyczaj zamieszczają w wezwaniu dwie informację. Pierwsza wskazuje, że sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego z zastrzeżeniem narażenia dłużnika na ponoszenie dodatkowych kosztów sądowych i kosztów zastępstwa procesowego. Drugim rozwiązaniem jest informacja o przekazaniu wierzytelności firmie windykacyjnej w razie nieuregulowania długu.

Kończąc, należy wspomnieć, że zgodnie z art. 10. 1. ustawy z dnia 8.03.2013r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, w momencie gdy należność powstała z prowadzeniem działalności gospodarczej przez kontrahentów, można obciążyć dłużnika kosztami dochodzenia takiej wierzytelności, co stanowi rekompensatę za koszty jej odzyskiwania. Kwota należności stanowi równowartość kwoty 40 euro przeliczonej na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne. Warto więc zapoznać się z ww. kursem, łatwo dostępnym na oficjalnej stronie internetowej Narodowego Banku Polskiego - www.npb.pl i wystąpić z żądaniem powyższej rekompensaty w wezwaniu do zapłaty.

Renata Szczepanowska

Radca Prawny