Obowiązek e-Doręczeń

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.

Czym są e-Doręczenia?

To elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.

Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek mieć adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń.

Podstawą prawną działania rejestrowanego doręczenia elektronicznego są: rozporządzenie UE eIDAS i ustawa o doręczeniach elektronicznych UoDE.

Korespondencja z urzędami zyskuje nowe, przyjazne oblicze. Zamiast osobistych wizyt w urzędzie, wypełniania druczków, odbierania listów poleconych i archiwizowania papierowej korespondencji, można wybrać e-Doręczenia, czyli usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Co wyróżnia e-Doręczenia?

Elektroniczne, czyli szybkie i wygodne

W skrzynce do e-Doręczeń możesz wysyłać i odbierać dokumenty elektroniczne o dogodnej porze i z dowolnego miejsca. Wystarczy, że masz internet. Nie musisz czekać na listonosza ani iść na pocztę.
Urzędy będą komunikować się z Tobą przez doręczenia elektroniczne i zarządzać dokumentacją w formie cyfrowej.

Rejestrowane, czyli bezpieczne i pewne

Gdy wysyłasz dokumenty przez e-Doręczenia, trafiają one zawsze do właściwej osoby. Gdy je odbierasz, wiesz, kto je wysłał i masz pewność, że nikt się nie podszywa pod tę osobę czy instytucję. Przesłane dokumenty pozostają nienaruszone. Możesz również pobrać prawnie ważne dowody na to, kto i kiedy je wysłał i odebrał.

Powszechne, czyli dla każdego

e-Doręczenia są dla obywateli, firm i urzędów. Żeby z nich korzystać, trzeba założyć adres do e-Doręczeń. Dla osób, które nie mają jeszcze adresu do e-Doręczeń, jest usługa hybrydowa (łączona), czyli elektroniczno-papierowa. Urząd wysyła dokument elektroniczny, który trafia na pocztę. Tam jest automatycznie drukowany i wysyłany do adresata.

Stopniowo wszystkie urzędy zaczną używać e-Doręczeń do komunikacji z obywatelami i firmami. Będą mogły połączyć z e-Doręczeniami swoje systemy elektronicznego zarządzania dokumentami.

Dzięki standardowi technicznemu e-Doręczeń również inni zaufani dostawcy na rynku będą mogli uruchomić usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Kogo dotyczy obowiązek korzystania z e-Doręczeń?

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń będzie dotyczył wszystkich podmiotów publicznych oraz firm rejestrowanych w KRS i CEiDG. Obowiązek ten będzie wprowadzany stopniowo, zgodnie z ustalonym harmonogramem.

 Kiedy podmioty publiczne zaczną korzystać z e-Doręczeń?

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń przez podmioty publiczne jest rozłożony w czasie i zależy od rodzaju podmiotu.

Od kiedy firmy będą mogły korzystać z e-Doręczeń?

Firmy już teraz mogą założyć adres i skrzynkę do e-Doręczeń. Będą otrzymywać na nią wiadomości i dokumenty od podmiotów publicznych, które zaczną korzystać z e-Doręczeń.

Minister do spraw informatyzacji określił terminy obowiązku dla firm rejestrujących się w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) i CEiDG.

Czy można założyć adres i skrzynkę do e-Doręczeń teraz, czy trzeba zaczekać do 10 grudnia?

Już teraz można założyć adres do e-Doręczeń. Jednak samo założenie adresu nie włącza podmiotu do systemu e-Doręczeń. Adres trzeba jeszcze aktywować. Powinien to zrobić administrator skrzynki e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl. Na dzień 10 grudnia wszystkie podmioty, które są zobowiązane do korzystania z e-Doręczeń według poniższego harmonogramu, muszą mieć aktywną skrzynkę do e-Doręczeń.

Harmonogram

Harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych (obowiązek taki wprowadza ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych):

e-Doręczenia dla obywatela

Czy wiesz, że już wkrótce list polecony z urzędu będzie można odebrać przez Internet? Bez awizo i kolejek na poczcie. Wyślesz też tak list do urzędu. Wystarczy, że założysz adres i skrzynkę do e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl.

Od 10 grudnia 2023 r. większość urzędów i innych podmiotów publicznych będzie miała obowiązek wysyłać i przyjmować pisma przez e-Doręczenia. System e-Doręczeń zastąpi korespondencję realizowaną przez Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej (ePUAP).

W komunikacie z dnia 29 maja 2023 r. Minister Cyfryzacji podał bowiem termin stosowania e-doręczeń przez podmioty wskazane w ustawie o doręczeniach elektronicznych. Obowiązek ten wchodzi w życie 10 grudnia 2023 r.

e-Doręczenia to wygodna, bezpłatna i bezpieczna korespondencja z urzędami. Są równoważnym odpowiednikiem tradycyjnego pocztowego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.

e-Doręczenia dla podmiotów publicznych

Od 10 grudnia 2023 r. podmioty publiczne wskazane w ustawie będą miały obowiązek korzystania z e-Doręczeń (zgodnie z Komunikatem Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r.).

Od tego dnia będą musiały:

• mieć adres do e-Doręczeń wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE),
• doręczać pisma na adres do e-Doręczeń podmiotom, które z niego korzystają.

Podstawą prawną działania rejestrowanego doręczenia elektronicznego są:

• rozporządzenie eIDAS,
• ustawa o doręczeniach elektronicznych.

e-Doręczenia są:

• Są usługą zaufania świadczoną na podstawie rozporządzenia eIDAS i norm ETSI. Opisują one m.in. kwalifikowane podpisy elektroniczne, pieczęcie elektroniczne, elektroniczne znaczniki czasu, a także odpowiednie dla nich certyfikaty.
• Zastąpią korespondencję na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP).
• Są równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

e-Doręczenia dla zawodów zaufania publicznego

Od 10 grudnia 2023 r. osoby wykonujące niektóre zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek komunikowania się przez skrzynkę do e-Doręczeń (zgodnie z komunikatem Ministra Cyfryzacji).

Dotyczy to:

• adwokata,
• radcy prawnego,
• doradcy podatkowego,
• doradcy restrukturyzacyjnego,
• rzecznika patentowego,
• notariusza.

Od grudnia 2023 r. będą oni musieli:

• mieć adres do e-Doręczeń wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE),
• doręczać pisma na adres do e-Doręczeń podmiotom, które z niego korzystają.

e-Doręczenia dla przedsiębiorców

e-Doręczenia to usługa, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznie, ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

e-Doręczenia to usługa, która umożliwi Ci wysyłkę, odbiór i przechowywanie korespondencji w formie elektronicznej. Od e-maila różnią się tym, że:

• mają taki skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru,
• zapewniają identyfikację nadawcy i odbiorcy.

Możesz wysłać i odebrać elektroniczny „list polecony” każdego dnia, o dowolnej porze, z dowolnego miejsca, za pomocą różnych narzędzi (komputera, tabletu, smartfona).

Firmy zarejestrowane w CEIDG oraz w KRS korzystają ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy.

Adres do e-Doręczeń twojej firmy pozostaje stały, nawet jeśli zmieni się jej adres fizyczny.

Aby zacząć korzystać z e-Doręczeń, trzeba złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń.

Gdy aktywujesz skrzynkę, będziesz otrzymywać korespondencję od podmiotów, które używają e-Doręczeń.

e-Doręczenia dają ci gwarancję:

• jednoznacznej identyfikacji nadawcy i adresata,
• tajemnicy korespondencji,
• niezafałszowania (integralności) przesyłanych danych,
• dostępu do wiarygodnych i akceptowanych prawnie dowodów wysyłki i odbioru,
• dostępu do informacji o dacie i czasie wysłania i otrzymania korespondencji,
• możliwości szybkiego ustalenia adresu do e-Doręczeń odbiorcy.

Kto z przedsiębiorców musi mieć skrzynkę do e-Doręczeń?

Skrzynkę do e-Doręczeń muszą mieć przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG i w KRS. Twoja firma będzie więc miała obowiązek korzystania z e-Doręczeń, jeżeli jest zarejestrowana w Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej (CEiDG) lub Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Adres do e-Doręczeń będą musiały mieć też inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS, na przykład fundacje i stowarzyszenia.

Poza firmami jednoosobowymi i spółkami, adres do e-Doręczeń muszą również mieć inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS, na przykład fundacje i stowarzyszenia.

Jeśli założysz skrzynkę do e-Doręczeń jako obywatel, powinieneś założyć kolejną dla swojej firmy - jako przedsiębiorca.

W takim przypadku nie możesz posługiwać się tą samą skrzynką.

Do 2029 roku wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, a także sądy będą musiały prowadzić korespondencję urzędową poprzez e-Doręczenia. Administracja publiczna, urzędy centralne zaczną posługiwać się e-Doręczeniami już w grudniu 2023 roku.

Kiedy przedsiębiorca musi mieć skrzynkę do e-Doręczeń?

Termin, od którego musisz posiadać skrzynkę do e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo KRS:

• firmy, które zarejestrują działalność po 10 grudnia 2023 roku (KRS) oraz od 1 stycznia 2024 roku (CEIDG), będą zakładać skrzynki do e-Doręczeń przy okazji rejestracji firm;
• firmy, które powstały przed tymi datami, muszą złożyć wniosek o założenie skrzynki do e-Doręczeń w określonym terminie: firmy z rejestru KRS do 10 marca 2024 roku, firmy z rejestru CEIDG – do 30 września 2026 roku.

Nawet jeśli przepisy dają ci sporo czasu na złożenie skrzynki do e-doręczeń, nie musisz czekać. Możesz to zrobić już dziś.

Przykład:

Firma Pani Aldony zastała zarejestrowana w CEIDG 1 stycznia 2016 roku. Pani Aldona musi założyć adres do e-Doręczeń do 30 września 2025 roku. Może to zrobić składając wniosek o zmianę wpisu w CEIDG lub wniosek o założenie skrzynki do e-doręczeń.

Pouczenie o skutkach prawnych wpisu do bazy adresów elektronicznych

Oficjalne pouczenie o skutkach prawnych wpisu do Bazy Adresów Elektronicznych (dalej jako „BAE”) zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych:

1. BAE to rejestr publiczny prowadzony przez ministra właściwego do spraw informatyzacji.
2. BAE zawiera informacje o adresach do doręczeń elektronicznych  podmiotów publicznych i niepublicznych (Adres do doręczeń elektronicznych to adres elektroniczny, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z  dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344), podmiotu korzystającego z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej albo z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach tych usług).
3. Do BAE może zostać wpisany adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (dalej jako „PURDE”) albo z  kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
4. Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE jest obowiązkowy dla podmiotów publicznych. Termin zaistnienia obowiązku wpisu adresu do doręczeń elektronicznych do BAE dla podmiotów publicznych określa art. 155 UoDE.
5. Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE jest obowiązkowy dla podmiotów niepublicznych wskazanych w art. 9 ust. 1 UoDE (Art. 9. 1. Do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego jest obowiązany: 1) adwokat wykonujący zawód; 2) radca prawny wykonujący zawód; 3) doradca podatkowy wykonujący zawód; 4) doradca restrukturyzacyjny wykonujący zawód; 5) rzecznik patentowy wykonujący zawód;6) notariusz wykonujący zawód; 7) radca Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej wykonujący czynności służbowe;8) podmiot niepubliczny wpisany do rejestru przedsiębiorców, o którym mowa w art. 1 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 1500, 1655 i 1798 oraz z 2020 r. poz. 288 i 2320); 9) podmiot niepubliczny wpisany do Centralnej Ewidencji i  Informacji o Działalności Gospodarczej, o której mowa w art. 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o  Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz. U. z 2020 r. poz. 2296 i 2320).
6. Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE jest dobrowolny w stosunku do osób fizycznych, a w konsekwencji istnieje możliwość rezygnacji z ujawnienia adresu do doręczeń elektronicznych w tej bazie.
7. Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji nadanej przez podmioty publiczne na ten adres. 
8. Wpis do BAE wywołuje skutki prawne od dnia jego dokonania – od tego momentu korespondencja będzie co do zasady wysyłana na adres do doręczeń elektronicznych. Należy pamiętać o regularnym logowaniu się do skrzynki doręczeń.
9. Wpis do BAE nie wyłącza możliwości kierowania przez podmiot niepubliczny do podmiotu publicznego pism w postaci papierowej (chyba że zastrzega to przepis szczególny).
10. Wpis do BAE stanowi czynność materialno-techniczną, a więc w sprawie nie jest wydawany żaden akt administracyjny, np. decyzja.
11. Domniemywa się, że dane wpisane do BAE są prawdziwe. 
12. Domniemanie, o którym mowa powyżej, można podważyć, jeśli zostanie udowodnione, że  wpis do bazy adresów elektronicznych nastąpił niezgodnie z przepisami prawa.
13. Aktualizacja danych wpisanych do BAE odbywa się co do zasady na tych samych zasadach co wpis do BAE (czyli na wniosek lub automatycznie).
14. Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE dokonywany jest na okres 3 lat 
    – w  stosunku do osób fizycznych, a w przypadku pozostałych podmiotów - bezterminowo.
    Istnieje możliwość przedłużenia wpisu na okres kolejnych 3 lat, pod warunkiem złożenia oświadczenia woli o jego przedłużeniu.
15. Nieprzedłużenie wpisu adresu do doręczeń elektronicznych do BAE powoduje z urzędu jego wykreślenie z BAE.

Utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z PURDE

1. Informacja o utworzeniu adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z PURDE zostanie niezwłocznie przesłana na adres poczty elektronicznej administratora skrzynki  doręczeń - jeżeli został wskazany, a w przypadku podmiotu niepublicznego będącego osobą fizyczną - także na adres poczty elektronicznej wnioskodawcy wskazany we  wniosku.

2. Wpisanie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z PURDE do BAE nastąpi po  aktywacji tego adresu.

3. Do aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z PURDE jest uprawniony:

• administrator skrzynki doręczeń - w przypadku podmiotu publicznego oraz podmiotu niepublicznego niebędącego osobą fizyczną;
• podmiot niepubliczny będący osobą fizyczną oraz administrator skrzynki doręczeń, jeżeli został wyznaczony.

4. Aktywacja adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z PURDE następuje po uwierzytelnieniu osoby uprawnionej do dokonania tej czynności poprzez wykorzystanie węzła krajowego.

5. Informacja o wpisie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z PURDE do BAE zostanie przesyła na adres do doręczeń elektronicznych, którego dotyczy wpis.

Zasady zarządzania skrzynką doręczeń oraz prawa i obowiązki posiadacza skrzynki doręczeń

1. W celu wysyłania i odbierania korespondencji w ramach PURDE tworzona jest skrzynka doręczeń (Skrzynka doręczeń - narzędzie umożliwiające wysyłanie, odbieranie i przechowywanie danych zgodnie ze standardem, o którym mowa w art. 26a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, Dz. U. z 2020 r. poz. 1173 i 2320). Jest to narzędzie niezbędne do korzystania z PURDE.

2. Skrzynki doręczeń udostępniane są przez operatora wyznaczonego.

3. Podmiot publiczny oraz podmiot niepubliczny niebędący osobą fizyczną są obowiązane do wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń.

4. Podmiot niepubliczny będący osobą fizyczną jest uprawniony do wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń.

5. Do zarządzania skrzynką doręczeń jest uprawniony:

• administrator skrzynki doręczeń - w przypadku podmiotu publicznego oraz podmiotu niepublicznego niebędącego osobą fizyczną;
• podmiot niepubliczny będący osobą fizyczną oraz administrator skrzynki doręczeń, jeżeli został wyznaczony.

6. Osoba uprawniona uzyskuje możliwość zarządzania skrzynką doręczeń w wyniku aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z PURDE.

7. Zarządzanie skrzynką doręczeń obejmuje w szczególności:

• dokonywanie na skrzynce doręczeń następujących operacji:
• wysyłania i odbierania korespondencji,
• zarządzania korespondencją zgromadzoną w skrzynce doręczeń, w tym wprowadzania reguł definiowania przekazywania korespondencji do innych systemów teleinformatycznych w sposób automatyczny,
• konfigurowania skrzynki doręczeń;
• wysyłanie zaproszeń do osób fizycznych upoważnionych do dokonywania na skrzynce doręczeń operacji, o których mowa w pkt 1.

8. Skrzynka doręczeń służy do czasowego przechowywania korespondencji. Podmiot korzystający ze skrzynki doręczeń jest zobowiązany do archiwizowania na bieżąco (poza skrzynką) zgromadzonej korespondencji.

9. Podmiot korzystający z PURDE ma zapewnioną możliwość przechowywania w skrzynce doręczeń przychodzącej i wychodzącej korespondencji do pojemności odpowiednio 30 GB dla podmiotu publicznego oraz 3 GB dla podmiotu niepublicznego. Po zapełnieniu 98% gwarantowanej pojemności skrzynki doręczeń użytkownik traci możliwość pobierania na skrzynkę, wysyłania oraz tworzenia nowej korespondencji. Będzie miał jedynie możliwość odczytywania i usuwania korespondencji.

10. Niezależnie od prawa dostępu do skrzynki doręczeń dla osób z niej korzystających dostęp do zasobów skrzynki doręczeń przysługuje także osobom i podmiotom posiadającym tytuł prawny do zasobów skrzynki, wynikający z orzeczenia sądowego albo z aktu administracyjnego.

11. Po wykreśleniu z BAE adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z PURDE korespondencja zgromadzona w dotychczasowej skrzynce doręczeń jest przechowywana przez rok. Po upływie roku skrzynka doręczeń wraz z jej zasobami jest usuwana.

12. Po wykreśleniu adresu do doręczeń elektronicznych z BAE podmiotu korzystającego dotychczas z PURDE dostęp do zasobów skrzynki doręczeń przysługuje:

• podmiotowi, którego adres do doręczeń elektronicznych został wykreślony z BAE;
• osobom fizycznym wskazanym w art. 14 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie   sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z  sukcesją przedsiębiorstw (Dz.U. poz. 1629 oraz z 2019 r. poz. 1495) albo zarządcy sukcesyjnemu powołanemu w trybie art. 9 ust. 1 tej ustawy w przypadku zgonu przedsiębiorcy wpisanego do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
• spadkobiercom osoby fizycznej, której adres do doręczeń elektronicznych został wykreślony z BAE;
• następcy prawnemu podmiotu, którego adres do doręczeń elektronicznych został wykreślony z BAE.

Rezygnacja z PURDE/Wykreślenie adresu z BAE/Zmiana adresu w BAE

1. W każdym czasie można zrezygnować z PURDE: 

• w przypadku osób fizycznych, z wyjątkiem osób wymienionych w art. 9 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych, poprzez wskazanie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub bez wskazywania tego adresu, co oznaczać będzie doręczanie korespondencji przez podmioty publiczne w formie papierowej;
• w przypadku osób fizycznych wymienionych w art. 9 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych oraz innych podmiotów niepublicznych pod warunkiem zapewnienia podmiotom publicznym możliwości doręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego wpisany do BAE.

2. Rezygnacja z PURDE możliwa jest w trybie złożenia wniosku i powoduje wykreślenie powiązanego z tą usługą adresu do doręczeń elektronicznych z BAE.

3. Istnieje możliwość zachowania dotychczasowego adresu do doręczeń elektronicznych pomimo rezygnacji z PURDE.

4. Jeżeli dotychczasowy adres do doręczeń elektronicznych powiązany z PURDE został wykreślony z BAE, to można go odzyskać przez okres 6 miesięcy od dnia rezygnacji z  PURDE.

5. Ponowny wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE dla podmiotu niepublicznego może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 60 dni od dnia wykreślenia na wniosek tego podmiotu adresu do doręczeń elektronicznych z BAE.

6. Podmiot niepubliczny posiadający adres do doręczeń elektronicznych powiązany z  kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego może zmienić dostawcę usługi na innego dostawcę usług zaufania świadczącego kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub na operatora wyznaczonego, zachowując dotychczasowy adres do doręczeń elektronicznych.

7. Warunki techniczne umożliwiające zachowanie adresu do doręczeń elektronicznych w  przypadku zmiany dostawcy usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego zostały określone w odrębnym dokumencie.

Jak korzystać z e-Doręczeń?

 Czy skrzynka e-Doręczeń przejmie zadania ePUAP (elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej)?

Skrzynka e-Doręczeń docelowo zastąpi korespondencję przez ePUAP. Pozostałe usługi ePUAP będą stopniowo zastępowane w ramach innych projektów.

Z e-Doręczeń będzie można korzystać przez:

• skrzynkę e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl i edoreczenia.gov.pl,
• skrzynkę na Koncie Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl,
• system kancelaryjny EZD zintegrowany z e-Doręczeniami,
• aplikacje firm dostarczających usługę e-Doręczeń.

Kto płaci za wysyłkę dokumentów przez e-Doręczenia?

Bezpłatna jest korespondencja:

• od obywateli i firm do podmiotów publicznych,
• pomiędzy podmiotami publicznymi.

Podmioty publiczne będą płacić za wysyłkę dokumentów do obywateli, firm i innych instytucji niepublicznych.

Obywatele i firmy będą ponosić koszty korespondencji, jeżeli nie będzie w niej uczestniczyć podmiot publiczny, czyli np. między firmami czy między firmą a osobą fizyczną.

Jak mogę złożyć reklamację w sprawie przesyłki?

Reklamację przyjmuje publiczny dostawca usługi, czyli Poczta Polska.

Złóż reklamację w następujący sposób:

• jeśli dotyczy wysłanej przez Ciebie przesyłki elektronicznej albo hybrydowej: zaloguj się do swojej skrzynki e-Doręczeń; kliknij „Usługi dodatkowe”, a potem „Złóż reklamację”; wypełnij formularz i wyślij go;
• jeśli dotyczy odebranej przez Ciebie przesyłki hybrydowej: złóż reklamację na piśmie w placówce pocztowej.

Czy wszystkie urzędy będą wysyłać swoje pisma i dokumenty przez e-Doręczenia?

Tak, ale nie od razu. Podmioty publiczne mogą już wysyłać pisma i dokumenty przez e-Doręczenia. Minister właściwy do spraw informatyzacji ogłosił w specjalnym komunikacie termin, od którego urzędy będą miały obowiązek korzystać z e-Doręczeń.

Wyżej podano harmonogram włączania podmiotów publicznych do e-Doręczeń.

Czy podmioty niepubliczne będą korzystać z e-Doręczeń?

Firmy będą zobligowane posiadać adres do e-Doręczeń.

Ten obowiązek będą miały również osoby, które pracują w zawodach zaufania publicznego (np. notariusze, radcy prawni, doradcy podatkowi).

Wyżej podano harmonogram włączania firm i zawodów zaufania publicznego do e-Doręczeń.

Czy obywatele będą musieli korzystać z e-Doręczeń?

Korzystanie z e-Doręczeń przez obywateli nie jest to obowiązkowe.

Czy obywatele mogą zrezygnować z e-Doręczeń?

Tak.

W jaki sposób obywatele otrzymają pismo z urzędu, jeśli nie mają skrzynki do e-Doręczeń?

Podmiot publiczny wykorzysta do tego usługę hybrydową (czyli łączoną – elektroniczno-papierową). Wyśle dokumenty elektroniczne, które zostaną wydrukowane przez Pocztę Polską i dostarczone obywatelowi w formie papierowej.

​​​​​Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe są zobowiązane, aby od 1 października 2029 r. wykorzystywać do korespondencji publiczną usługę hybrydową.

Czy e-Doręczenia są równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą?

Tak. e-Doręczenia mogą być wykorzystywane w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym, ponieważ są usługą zaufania, co oznacza, że:

• nadawca i odbiorca są identyfikowani (ich tożsamość jest sprawdzana) i nikt nie może przejąć ich adresów ani podszyć się pod nich,
• zaufany dostawca usługi umożliwia pobranie dowodu wysyłania i doręczenia korespondencji,
• usługa jest zabezpieczona tak, aby nikt nie mógł zmienić treści korespondencji w drodze między nadawcą a odbiorcą.

Czy wiadomości dotrą do odbiorcy, gdy jego skrzynka jest przepełniona?

Wiadomości zostaną dostarczone, gdy w skrzynce zwolni się miejsce. Nawet jeśli skrzynka odbiorcy będzie pełna, to i tak otrzyma on powiadomienia o wiadomościach od podmiotów publicznych.

Gdzie można zgłosić problem z założeniem skrzynki do e-Doręczeń?

Problemy na środowisku produkcyjnym (nietestowym) można zgłosić poprzez  formularz kontaktowy lub pod numerem infolinii 22 250 01 45.

Ile jest czasu na aktywację skrzynki e-Doręczeń?

Możesz aktywować skrzynkę w dowolnym momencie. Ważne jednak, aby zachować termin obowiązku korzystania z e-Doręczeń zgodnie z ww. obowiązującym harmonogramem.

Adres do e-Doręczeń

Co to jest adres do e-Doręczeń?

To adres doręczeń elektronicznych (ADE) nadawany użytkownikowi e-Doręczeń. To  nie jest adres e-mail. Właściwości adresu do e-Doręczeń:

• jest indywidualny – przypisany do danego użytkownika,
• umożliwia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata,
• nie może zmienić właściciela.

Każdy adres do e-Doręczeń jest wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).

Przeczytaj, jak uzyskasz adres do e-Doręczeń. Jeśli już masz adres, to sprawdzisz go w skrzynce do e-Doręczeń na gov.pl.

Jak jest zbudowany adres do e-Doręczeń?

Każdy adres do e-Doręczeń składa się z ciągu znaków (liter i cyfr) w następującym układzie:

      AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ

 gdzie:

• AE – to skrót od adres elektroniczny
• PL – kod kraju w standardzie ISO 3166 (w tym przykładzie Polski)
• X – cyfry
• Y – litery
• Z – cyfry sumy kontrolnej.

Przykładowy adres:

AE:PL-12345-67890-ABCDE-12

Co to jest Baza Adresów Elektronicznych (BAE)?

Baza Adresów Elektronicznych to rejestr publiczny, w którym zapisywane są wszystkie adresy do e-Doręczeń. Adresy zamieszczone w bazie są wiarygodne, ponieważ  podczas wnioskowania o adres do e-Doręczeń weryfikowana jest tożsamość właściciela adresu.

Kto może zobaczyć moje dane w bazie adresów elektronicznych?

Tylko podmioty publiczne mogą znaleźć Twój osobisty adres do e-Doręczeń. Obywatele i firmy nie mają wglądu w te dane. Natomiast dane Twojej firmy są widoczne dla wszystkich użytkowników e-Doręczeń.

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Wypełnij wniosek o:

• założenie adresu do e-Doręczeń – już teraz wszyscy mogą wystąpić o adres do e-Doręczeń,
• wpis lub aktualizację danych w rejestrach CEIDG lub KRS – termin został ogłoszony przez ministra do spraw informatyzacji.

Wraz z adresem zostanie założona skrzynka, z której można wysyłać i odbierać wiadomości z e-Doręczeń.

Jak przebiega proces zakładania adresu do e-Doręczeń?

Wypełnij wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń. Podaj w formularzu dane swoje lub firmy albo innej organizacji, dla której zakładasz adres. Możesz także wskazać administratora skrzynki, czyli osobę, która będzie nią zarządzała w imieniu Twojej firmy lub organizacji.

Wniosek zostanie sprawdzony.

Skrzynkę trzeba jeszcze aktywować – otrzymasz wiadomość z informacją, jak to zrobić.

Składam wniosek o adres do e-Doręczeń i widzę, że wyświetlają się błędne dane osobowe. Co mam zrobić?

Niektóre Twoje dane są wpisane do wniosku automatycznie. Jeśli są błędne i nie możesz ich poprawić, nie wysyłaj tego wniosku. Skontaktuj się ze swoim urzędem gminy i zgłoś korektę danych. Błąd w swoich danych możesz zgłosić również przez internet.

W jaki sposób można wyszukać adres osoby fizycznej w Bazie Adresów Elektronicznych?

Wyszukiwanie osób fizycznych jest możliwe na podstawie jednego z dwóch zestawów danych:

• PESEL albo identyfikator EU, imię i nazwisko,
• imię, nazwisko i pełny adres do korespondencji.

Dane osób fizycznych są udostępniane wyłącznie podmiotom publicznym.

Obsługa skrzynki do e-Doręczeń – obywatel i firma

Jak aktywuję skrzynkę do e-Doręczeń?

Osobistą:

• wejdź na stronę skrzynki do e-Doręczeń i zaloguj się aplikacją mObywatel albo profilem zaufanym, e-dowodem,
• wejdź w zakładkę "Twoje skrzynki" w menu bocznym,
• kliknij "Aktywuj skrzynkę",
• podaj adres e-mail, na który mają być wysyłane powiadomienia,
• zapoznaj się z regulaminem świadczenia usług przez Operatora Wyznaczonego.
• kliknij "Aktywuj".

Firmową:

• zaloguj się na Konto Przedsiębiorcy,
• wybierz "e-Doręczenia",
• wskaż skrzynkę, którą chcesz aktywować,
• kliknij "Przejdź do aktywacji",
• podaj adres e-mail, na który mają być wysyłane powiadomienia,
• zapoznaj się z regulaminem świadczenia usług przez Operatora Wyznaczonego,​​​
• kliknij "Aktywuj skrzynkę".

Gdy skrzynka będzie aktywna, otrzymasz e-maila, że możesz z niej korzystać.

Gdy aktywujesz skrzynkę, będziesz otrzymywać korespondencję od podmiotów, które używają e-Doręczeń. Zapoznaj się z ww. pouczeniem o skutkach prawnych.

W jakim formacie można pobrać wiadomość ze skrzynki e-Doręczeń?

Wiadomość wraz z załącznikami i potwierdzeniem jej wysłania i odebrania możesz pobrać w skompresowanym pliku ZIP. Gdy go rozpakujesz, w folderze znajdziesz wszystkie pliki dotyczące przesyłki. Będą one w formatach PDF i XML, a załączniki w formacie, w jakim dodał je nadawca. Możesz również pobrać osobno poszczególne załączniki.

Czy urzędy będą wiedziały o tym, że mam aktywną skrzynkę do e-Doręczeń?

Tak. Podmiot publiczny znajdzie Twój adres do e-Doręczeń w Bazie Adresów Elektronicznych.

Jak mogę znaleźć adres do e-Doręczeń podmiotu, z którym chcę się skontaktować?

Skorzystaj z wyszukiwarki w Twojej skrzynce do e-Doręczeń.

Przeprowadzam się. Czy mogę zmienić adres zameldowania, zamieszkania i adres do korespondencji w skrzynce do e-Doręczeń?

W ramach e-Doręczeń nie można aktualizować adresu zameldowania i zamieszkania – to są dane, które zmienisz we wniosku o zmianę danych firmy w CEIDG lub w urzędzie gminy.

W skrzynce do e-Doręczeń możesz zaktualizować adres siedziby firmy i adres do korespondencji.

Aby zaktualizować adres do korespondencji w usłudze e-Doręczeń:

• zaloguj się na swoją skrzynkę do e-Doręczeń,
• wybierz "Zarządzaj wpisem do bazy adresów elektronicznych",
• złóż wniosek o aktualizację danych.

Wdrożenie e-Doręczeń w urzędach i podmiotach publicznych

Jakie są parametry techniczne interfejsu e-Doręczeń?

Standard e-Doręczeń znajdziesz w materiałach technicznych o e-Doręczeniach do pobrania.

Gdzie znajdę dokumentację na temat integracji systemów elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD) z e-Doręczeniami?

Dokumentację i inne informacje na temat integracji systemów klasy EZD z e-Doręczeniami i środowiska testowego znajdziesz w części Integracja.

Moja instytucja uzyskała dostęp do środowiska testowego e-Doręczeń. Czy automatycznie dostaniemy w przyszłości również dostęp do środowiska produkcyjnego?

Na środowisku testowym używany jest adres testowy. Aby korzystać z e-Doręczeń na środowisku produkcyjnym, trzeba założyć rzeczywisty adres.

Jak dodać do skrzynki e-Doręczeń zewnętrzny system kancelaryjny klasy EZD?

Administrator skrzynki służbowej może to zrobić na mObywatel.gov.pl, w zakładce „Systemy” modułu uprawnień. W zakładce „Integracja” znajduje się więcej informacji na jej temat.

Czy administratorem skrzynki powinna być osoba z działu IT, czy raczej osoba merytorycznie obsługująca przesyłki?

Musi to być osoba, która ma prawo wglądu do korespondencji podmiotu publicznego i jest uprawniona do zarządzania dostępem do tej korespondencji. Warto, aby taka osoba miała kompetencje w zarządzaniu uprawnieniami w systemach IT, ale nie jest konieczne, aby posiadała wykształcenie informatyczne. Dlatego nie musi, lecz może być zatrudniona w dziale IT.

Czy skrzynka do e-Doręczeń może mieć wielu administratorów?

We wniosku o adres do e-Doręczeń można wskazać jednego administratora skrzynki. Po jej aktywacji może on nadać uprawnienia innym osobom. Pracujemy nad tym, aby można było wskazać od razu wielu administratorów.

Czy podmiot publiczny powinien nabyć usługę e-Doręczeń na podstawie prawa zamówień publicznych?

Poczta Polska jest operatorem wyznaczonym zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych. Jako jedyna jest zobowiązana do świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej. Dlatego proces zawierania umowy w tym zakresie nie podlega prawu zamówień publicznych.

Jaki numer REGON jest wymagany we wniosku o adres do e-Doręczeń?

We wniosku akceptowane są 9- i 14-cyfrowe numery REGON.

Czy Poczta Polska będzie zawierała z każdym urzędem umowy powierzenia danych osobowych w związku z dostępem do korespondencji wysyłanej hybrydowo?

Wpis adresu do e-Doręczeń do Bazy Adresów Elektronicznych skutkuje dla podmiotu publicznego zawarciem umowy z Pocztą Polską (§ 3 ust. 1, pkt. 1 regulaminu świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej; rozdział XII regulaminu zawiera zapisy dotyczące danych osobowych).

Korzystanie z e-Doręczeń – obywatel i firma

Chcę założyć adres dla siebie, ale mam też firmę i wykonuję zawód zaufania publicznego. Czy muszę zakładać kilka adresów do e-Doręczeń?

Dla każdej z tych trzech ról zakładasz oddzielny adres do e-Doręczeń:

1. jako osoba prywatna,
2. dla swojej firmy,
3. jako osoba, która wykonuje zawód zaufania publicznego.

Jakie są korzyści z e-Doręczeń dla obywatela i firmy?

Dzięki e-Doręczeniom zyskujesz:

• bezpieczeństwo – ważne wiadomości i dokumenty odbierzesz i wyślesz przez internet za potwierdzeniem odbioru,
• komfort – korespondencję obsłużysz o dogodnej porze i w dowolnym miejscu – wystarczy komputer, tablet lub telefon z dostępem do internetu,
• oszczędność czasu – dzięki wyszukiwarce szybko znajdziesz i potwierdzisz  adres do e-Doręczeń odbiorcy,
• skuteczność i szybkość komunikacji z podmiotami publicznymi, która jest równoważna prawnie przesyłce poleconej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru,
• powiadomienia na bieżąco – będziesz od razu wiedzieć, jaki jest status Twojej korespondencji, bo zaufany dostawca dostarczy ją adresatowi i zapisze datę jej doręczenia.

Czy firmy i instytucje pozarządowe będą mogły ze sobą korespondować za pomocą e-Doręczeń?

Tak, będzie to możliwe w usłudze dostawcy publicznego (Poczty Polskiej) i innych kwalifikowanych dostawców usług e-Doręczeń.

Kto to jest Kwalifikowany Dostawca Usług?

Kwalifikowany dostawca usług (KDU) to podmiot, który uzyskał uprawnienia kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Będzie mógł świadczyć komercyjną usługę e-Doręczeń. Za pomocą takiej skrzynki e-Doręczeń będzie możliwa komunikacja z podmiotami publicznymi i pomiędzy podmiotami niepublicznymi (w tym między obywatelami a firmami).

Co to jest kwalifikowana usługa doręczenia elektronicznego?

To komercyjna usługa e-Doręczeń. Może ją świadczyć kwalifikowany dostawca usług wpisany do rejestru dostawców usług zaufania. Taka usługa umożliwi korespondencję nie tylko do i od podmiotów publicznych (jak publiczna usługa e-Doręczeń), ale też między podmiotami niepublicznymi (w tym między firmami a obywatelami).

Czy zagraniczne spółki, które prowadzą działalność w Polsce, ale nie są zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym, będą miały obowiązek założyć adres do e-Doręczeń?

Ustawa o doręczeniach elektronicznych nie zobowiązuje takich spółek, aby miały adres do e-Doręczeń. Mówi o podmiotach wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego. Jednak spółki, które prowadzą działalność w Polsce, mogą uzyskać taki adres, jeśli mają polski Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP). Wniosek mogą złożyć już teraz na stronie biznes.gov.pl.

Czy stowarzyszenia, które nie prowadzą działalności gospodarczej będą musiały mieć adres do e-Doręczeń?

Podmioty z rejestru stowarzyszeń mogą, ale nie muszą mieć adresu do e-Doręczeń.

Jak mogę jako obywatel zrezygnować z e-Doręczeń?

Aby zrezygnować z usługi e-Doręczeń:

• zaloguj się na swoją skrzynkę do e-Doręczeń,
• kliknij "Zarządzaj wpisem do bazy adresów elektronicznych",
• złóż wniosek o wykreślenie Twojego adresu z bazy.

Korzystanie z e-Doręczeń – urzędy i podmioty publiczne

Jak mam założyć adres do e-Doręczeń dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, której właścicielem jest państwowa jednostka organizacyjna (np. urząd gminy) – dla podmiotu czy przedsiębiorcy?

Złóż wniosek o adres do e-Doręczeń jako podmiot publiczny.

Czy mogę załączyć upoważnienie zamiast pełnomocnictwa do wniosku o adres do e-Doręczeń dla podmiotu publicznego? 

Nie można zastąpić pełnomocnictwa upoważnieniem. Do wniosku o adres do e-Doręczeń dla instytucji publicznej trzeba dołączyć:

• dokument potwierdzający reprezentację podmiotu publicznego lub podmiotu niepublicznego,
• pełnomocnictwo do złożenia wniosku w imieniu podmiotu publicznego lub podmiotu niepublicznego, jeżeli pełnomocnik został ustanowiony

– albo ich kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez wnioskodawcę lub przez notariusza albo przez pełnomocnika wnioskodawcy.

Administracja zaleca złożenie pełnomocnictwa szczególnego, aby uniknąć ryzyka, że wniosek będzie odrzucony.

Jakie będą korzyści z e-Doręczeń dla administracji publicznej?

e-Doręczenia zapewnią urzędom i innym podmiotom publicznym:

• elektroniczny obieg dokumentów,
• prostszą obsługę dokumentacji – zastąpią dokumentację papierową,
• skuteczną komunikację z obywatelem,
• nadzór nad obiegiem dokumentów,
• dowody doręczenia dokumentów elektronicznych,
• szybki kontakt z obywatelem i firmami – niezależnie od tego, czy są poza swoim stałym adresem, czy za granicą.

Czy urząd może mieć więcej niż jeden adres do e-Doręczeń?

Za zgodą ministra do spraw informatyzacji podmiot publiczny może dla swoich oddziałów uzyskać oddzielne adresy do e-Doręczeń.

Istotne jest, czy oddziały te są stosunkowo samodzielne i wykonują specjalne zadania związane z ich lokalizacją. Adresy wszystkich oddziałów będą wpisane do Bazy Adresów Elektronicznych, a urząd musi wskazać jeden adres główny.

Czy centrala podmiotu publicznego może wnioskować zbiorczo o adresy dla oddziałów, czy każdy oddział musi osobno składać wniosek?

Każdy z oddziałów, który ma swój numer REGON, musi złożyć osobny wniosek.

Kim jest administrator skrzynki do e-Doręczeń?

To osoba wyznaczona przez właściciela adresu, która jest uprawniona do zarządzania skrzynką do e-Doręczeń. Jak zmienić administratora skrzynki do e-Doręczeń? Pełnomocnik lub reprezentant podmiotu powinien złożyć wniosek o aktualizację wpisu w Bazie Adresów Elektronicznych. Zrobi to na mObywatel.gov.pl. Tam powinien:

• wybrać zakładkę „Twoje skrzynki”;
• kliknąć link „Zarządzaj adresami do e-Doręczeń”;
• wypełnić wniosek;
• podpisać go za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub certyfikatu kwalifikowanego.

Jak podmioty publiczne będą się rozliczać z Pocztą Polską za przesyłki wysyłane przez e-Doręczenia?

Będą płacić operatorowi wyznaczonemu (Poczcie Polskiej S.A.) na podstawie faktury za zrealizowane usługi płatne przelewem na rachunek bankowy w niej wskazany. Termin płatności to 14 dni kalendarzowych od daty wystawienia faktury. Poczta wystawi fakturę najpóźniej 7 dni po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Wyśle ją w formacie PDF na adres e-mail wskazany przez podmiot publiczny do powiadomień.​

​​​​ Czy podmiot publiczny może uzgodnić z Pocztą Polską warunki płatności za publiczne usługi e-Doręczeń, w tym usługę hybrydową?

Tak, gdy sytuacja wykracza poza zapisy regulaminu świadczenia usług PURDE i PUH, na przykład jeśli płatnikiem nie jest nadawca przesyłek, podmiot publiczny powinien podpisać odrębną umowę z operatorem wyznaczonym, czyli Pocztą Polską S.A. To zagwarantuje korzystanie z usług na uzgodnionych warunkach. Zawarcie umowy z Pocztą Polską nie jest równoznaczne z aktywacją adresu i skrzynki do e-Doręczeń. To może nastąpić w dowolnie wybranym przez podmiot czasie, ale nie później niż 10 grudnia 2023 roku.

Proces nie jest automatyczny, usługi muszą być aktywowane przez podmiot.

Co stanie się z niedostarczoną (nieodebraną) przesyłką, którą urząd wysłał w publicznej usłudze hybrydowej?

Przesyłka będzie zwrócona do nadawcy albo zniszczona przez operatora wyznaczonego  – zgodnie z opcją wybraną przez urząd przy nadaniu przesyłki. 

Korzystanie z e-Doręczeń – usługa hybrydowa

Na czym polega publiczna usługa hybrydowa e-Doręczeń?

Gdy odbiorca nie będzie miał adresu do e-Doręczeń, urząd wyśle dokumenty elektronicznie, ale zostaną one wydrukowane i doręczone odbiorcy przez operatora wyznaczonego (obecnie to Poczta Polska). Czasami podmioty publiczne będą musiały wybrać usługę hybrydową lub korespondencję papierową ze względu na wymogi prawa.

Usługa hybrydowa, czyli elektroniczno-papierowa (łączona), daje takie samo bezpieczeństwo jak elektroniczna:

• zapewnia tajemnicę korespondencji – jest ona drukowana i kopertowana automatycznie,
• potwierdza tożsamość nadawcy,
• daje wiarygodną informację o tym, jak doręczono wiadomość.

Tylko urzędy i inne podmioty publiczne mogą wysyłać dokumenty w usłudze hybrydowej.

Jakie są koszty usługi hybrydowej?

Koszty usługi hybrydowej reguluje cennik usług, który zatwierdza Urząd Komunikacji Elektronicznej.

Czy publiczny dostawca usługi hybrydowej będzie sprawdzał podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczną i załączy potwierdzenie do wydrukowanego dokumentu?

Obecny publiczny dostawca usługi hybrydowej, czyli Poczta Polska, będzie wystawiał zaświadczenie o pochodzeniu dokumentu dostarczonego w tej usłudze.

Dołączy wydruk dokumentu z wynikiem weryfikacji podpisu lub pieczęci elektronicznej albo potwierdzenie, że integralność i pochodzenie dokumentu elektronicznego zostały zapewnione za pomocą środka identyfikacji elektronicznej.

Raport: e-Doręczenia bezpieczne rozwiązanie dla transformacji korespondencji papierowej

• Podmioty publiczne będą miały obowiązek wysyłać i odbierać dokumenty z wykorzystaniem systemu e-Doręczeń.
• Firmy i zawody zaufania publicznego (np. notariusze, radcy prawni, doradcy podatkowi) zobowiązani są posiadać skrzynkę do doręczeń i w związku z tym zobowiązani są odbierać korespondencję przesłaną od podmiotów publicznych.

Podstawa prawna

Rozporządzenie UE

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (eIDAS)

Ustawy

Ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem publicznych systemów teleinformatycznych

Ustawa z dnia 15 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych

Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych

Rozporządzenia

Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym

Rozporządzenie Ministra Aktywów Państwowych i Ministra Cyfryzacji z dnia 31 sierpnia 2021 r. w sprawie metodologii ustalania opłat za przekazywanie korespondencji przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej

Rozporządzenie Ministra Aktywów Państwowych z dnia 9 sierpnia 2021 r. w sprawie realizacji publicznej usługi hybrydowej w obrocie krajowym

Rozporządzenie Ministra Aktywów Państwowych i Ministra Cyfryzacji z dnia 9 sierpnia 2021 r. w sprawie reklamacji za niewykonanie lub nienależyte wykonanie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej

Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 1 lipca 2021 r. w sprawie dotacji przedmiotowej do świadczonej publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego

Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 24 czerwca 2021 r. w sprawie gwarantowanej dostępności oraz pojemności skrzynek doręczeń dla podmiotów publicznych oraz podmiotów niepublicznych

Klauzule

Klauzula obowiązku informacyjnego - baza adresów elektronicznych

Pouczenie o skutkach prawnych wpisu do bazy adresów elektronicznych

Standard

Standard publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczonej przez operatora wyznaczonego i kwalifikowanych dostawców usług

A.J.
Zespół e-prawnik.pl