Jak prawidłowo wskazać nazwę przedsiębiorcy?

Kanwą do napisania niniejszego artykułu stały się dwie historie. W obu historiach prawidłowe określenie nazwy kontrahenta grało główną rolę. W pierwszym przypadku sąd oddalił powództwo, gdyż przyjął, iż stroną umowy jest inna firma niż strona, która została pozwana. Sąd doszedł do przekonania, że skoro w kontrakcie występuje nazwa Trzmiel sp. z o.o., a pozwany działa pod nazwą Firma Handlowa Trzmiel sp. z o.o, to mamy do czynienia z dwoma różnymi firmami. W drugim przypadku pozwany bronił się, że powództwo jest bezzasadne, bowiem jak wynikało z faktur nabywcą towarów była firma używająca innej nazwy - Sklep Trzmiel sp. z o.o., a pozwany prowadzi działalność pod nazwą Firma Handlowa Trzmiel sp. z o.o. Oba przypadki dobrze ilustrują fakt, iż nazwa, pod jaką działa przedsiębiorca jest kwestią bardzo istotną i wymagającą szczególnej ostrożności.

Jakie przepisy regulują kwestie dotyczące oznaczenia przedsiębiorcy?

Podstawowym aktem prawnym regulującym problematykę oznaczania przedsiębiorcy jest kodeks cywilny. Zgodnie z zawartym tam unormowaniem przedsiębiorca działa pod firmą. Kodeks cywilny wprowadza dwie ważne wskazówki dotyczące oznaczenia firmy. Pierwsza dotyczy firmy osoby fizycznej - firma osoby fizycznej musi zawierać jej imię i nazwisko oraz dodatkowo może zawierać dowolnie dobrane określenia. Druga wskazówka wprowadza zasadę, iż firmą osoby prawnej jest jej nazwa.  

Kolejna ważna zasada wynikająca z kodeksu cywilnego brzmi, że firmę należy ujawnić we właściwym rejestrze. W Polsce obowiązują dwa rejestry przedsiębiorców - Krajowy Rejestr Sądowy i Ewidencja Działalności Gospodarczej. Oba przewidują konieczność ujawniania w nich firmy przedsiębiorcy. Dzięki temu, że oba rejestry są jawne każdy może określić prawidłowe oznaczenie, firmę przedsiębiorcy. Dzięki temu nie powinno być trudności z oznaczeniem stron umów ani prawidłowym określeniem stron postępowania sądowego.

Co robić, jeżeli w umowie lub w dokumentach rozliczeniowych pojawi się inna nazwa niż wynika z rejestrów i czy jest to dopuszczalne?

Jednak, co teoretycznie wydaje się bardzo proste, w praktyce jest dużo bardziej skomplikowanie. Problem wiąże się z faktem używania przez przedsiębiorców skróconych nazw.

Sposób skracania nazw przewiduje kodeks spółek handlowych. Przy czym skrót nazwy dotyczy wyłącznie oznaczenia formy prawnej spółki (zamiast spółka jawna - sp.j. zamiast spółki akcyjnej S.A. itd). Jest jednak jeszcze jeden akt przewidujący możliwość używania skrótów przy czym nie wprowadzający żadnych kryteriów jak skróty tworzyć i gdzie je ewidencjonować. Jest to rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur(...). W akcie tym przewidziano możliwość używania w fakturze VAT skróconej nazwy sprzedawcy i nabywcy. Praktycznie wielu przedsiębiorców korzysta z tej możliwości i w fakturach umieszcza nazwy skrócone i zamiast pełnego oznaczenia przedsiębiorcy „Firma Handlowa Trzmiel” sp. z o.o. pojawia się skrót FH Trzmiel sp. z o.o. lub wręcz Trzmiel sp. z o.o. Czy jest to prawidłowe? Literalnie odczytując przepisy jest to niedopuszczalne. Wynika to z faktu, iż jedynym aktem przewidującym sposób tworzenia skrótów jest KSH, a skróty wskazane powyżej nie odpowiadają regule wskazanej w KSH. Należy jednak pamiętać, iż praktyka codziennego obrotu gospodarczego dostarcza dowodów, iż tworzenie skróconych nazw przedsiębiorców, w sposób w jaki nie jest przewidziany w przepisach, jest akceptowalny zarówno przez uczestników obrotu gospodarczego jak i organy administracji, w tym podatkowej.  

Użycie skróconej nazwy w umowie nie jest prawidłowe, ale też nie powoduje nieważności umowy. Konsekwencją wpisania skróconej nazwy może być trudność z jednoznacznym zidentyfikowaniem strony. Przy czym należy pamiętać, iż stronę można dodatkowo identyfikować np. poprzez wskazanie nr NIP lub PESEL oraz adresu itd. Zatem istnieją możliwości zindywidualizowania strony podając dodatkowe informacje oprócz nazwy. Problem może pojawić się, jeżeli takich dodatkowych informacji kontrakt nie będzie zawierał.

Jakie mogą być konsekwencje błędnego określenia strony w postępowaniu sądowy?

Poważniejsze konsekwencje używania skróconych nazw wyniknąć mogą w postępowaniu sądowym. Do obowiązków powoda należy zarówno prawidłowe określenie strony pozwanej jak również ciężar udowodnienia faktów, na które się powołuje. W przypadku, jeżeli sprzedaż została udokumentowana fakturami, na których nabywca został określony skrótowo „Trzmiel” sp.

z o.o. to w postępowaniu sądowym dodatkowo koniecznym będzie udowodnienie, iż w istocie stroną nie jest firma „Trzmiel” sp. z o.o. lecz Firm Handlowa Trzmiel sp. z o.o. . Jeżeli jednak, w wyniku błędu, określimy pozwanego używając skróconej nazwy to potencjalnie takie samo oznaczenie strony może znaleźć się w orzeczeniu sądu. Nie będzie z tym problemu, jeżeli sąd, na nasz wniosek, sprostuje taką pomyłkę jako oczywisty błąd. Jeżeli jednak sąd nie sprostuje orzeczenia, bo np. w orzeczeniu wskazano takie same określenie podmiotu jak w pozwie i w fakturach, to kolejnym problemem może okazać się egzekucja. W przypadku rozbieżności pomiędzy określeniem strony w orzeczeniu sądowym i oficjalnych rejestrach komornik odmówi wykonania wyroku, bowiem nie będzie zachodziła tożsamość stron. Konsekwencją użycia skróconej nazwy w postępowaniu sądowym może być uzyskanie korzystnego orzeczenia sądu, ale niewykonalnego.  

Jak wynika z przedstawionych powyżej rozważań użycie prawidłowego oznaczenia strony może mieć istotne znaczenie dla dochodzenia swoich praw. Dlatego należy pamiętać o kilku podstawowych zasadach: 

• Przedsiębiorca będący osobą fizyczną prowadzi działalność pod firmą składającą się co najmniej z jej imienia i nazwiska.

• Spółka cywilna jako spółka przedsiębiorców będących osobami fizycznymi prowadzi działalność pod firmą składającą się co firm przedsiębiorców będących wspólnikami spółki.

• Spółki handlowe prowadzą działalność pod firmą ustaloną zgodnie z normami określonymi w przepisach kodeksu spółek handlowych.

• Ewidencja Działalności Gospodarczej oraz Krajowy Rejestr Sądowy zawierają wpisy firm przedsiębiorców.

• Używanie skrótów nazw przedsiębiorców jest dozwolone w fakturach VAT, w innych przypadkach może wiązać się z różnego rodzaju negatywnymi konsekwencjami.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. 1964 r., Nr 16, poz. 93 ze zmianami),

• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. 2000 r., Nr 94. poz. 1037 ze zmianami),

• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. 1964 r., Nr 43, poz. 296 ze zmianami),

• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur…. (Dz.U. 2005 r., Nr 95., poz. 798 ze sprostowaniem).

Zespół
e-prawnik.pl