Jak ubiegać się o refundację wynagrodzenia i składek ZUS niepełnosprawnych pracowników?

Minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego został ustawowo zobowiązany do określenia szczegółowych zasad dokonywania takiej refundacji. 7 listopada 2007 r. wchodzi w życie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 października 2007 r. w sprawie refundacji wynagrodzenia oraz składek na ubezpieczenia społeczne pracodawcy zatrudniającemu osoby niepełnosprawne. Rozporządzenie to będzie obowiązywało do dnia 30 czerwca 2008 r.

Na czym polega refundacja wynagrodzenia oraz składek na ubezpieczenia społeczne pracodawcy zatrudniającemu osoby niepełnosprawne?

Wedle nowych przepisów starosta może przyznać pracodawcy, który zatrudni osobę niepełnosprawną zarejestrowaną w powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotna albo poszukująca pracy niepozostająca w zatrudnieniu, refundację 60 % jej wynagrodzenia przed opodatkowaniem podatkiem dochodowym oraz obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne od tego wynagrodzenia za okres jednego roku od dnia jej zatrudnienia ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, jeżeli pracodawca:

1. zobowiązał się do zatrudniania tej osoby przez okres co najmniej 12 miesięcy; 

2. złożył wniosek o przyznanie refundacji.  

Zwrotu tego dokonuje starosta na warunkach i w wysokości określonych umową zawartą z pracodawcą, z tym że zwrotowi nie podlegają kwoty wypłacone przez pracodawcę za okres sprzed dnia podpisania umowy.

Jak przyznawana jest refundacja? 

Wniosek

Pracodawca winien złożyć wniosek (na druku Wn-K) do starosty właściwego ze względu na miejsce zarejestrowania osoby niepełnosprawnej jako bezrobotna albo poszukująca pracy niepozostająca w zatrudnieniu.  

Starosta zaś wpierw sprawdzi wniosek pod względem rachunkowym oraz formalnym. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości we wniosku starosta: 

• poinformuje pracodawcę o nieprawidłowościach w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku oraz 

• wezwie do ich usunięcia w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania; Termin ten podlega przedłużeniu na wniosek pracodawcy, jeżeli usunięcie nieprawidłowości nie może nastąpić w terminie z przyczyn nieleżących po stronie pracodawcy. Natomiast w przypadku niezachowania tego terminu lub terminu przedłużonego starosta poinformuje pracodawcę o pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia. 

Starosta rozpatrując wniosek, powinien brać pod uwagę: 

• liczbę osób niepełnosprawnych o określonych kwalifikacjach, zarejestrowanych w powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotne albo poszukujące pracy niepozostające w zatrudnieniu; 

• wysokość posiadanych środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przeznaczonych na ten cel w danym roku. 

Następnie starosta pisemnie poinformuje pracodawcę o sposobie rozpatrzenia wniosku przeznaczonego do realizacji na dany rok w terminie 30 dni od dnia otrzymania kompletnego wniosku, jednak nie wcześniej niż w dniu podjęcia przez radę powiatu uchwały określającej zadania, na które przeznacza środki z PFRON.

W przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku starosta sporządza uzasadnienie. W razie zaś pozytywnego rozpatrzenia wniosku starosta informuje pracodawcę o rozpatrzeniu wniosku, wzywając go do negocjacji warunków umowy. Negocjacje powinny zakończyć się w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania. 

Umowa

W terminie 14 dni od dnia zakończenia negocjacji starosta zawrze umowę z pracodawcą. 

Umowa ma zawierać w szczególności: 

• zobowiązanie starosty do: 

  • wypłaty refundacji w kwocie ustalonej w wyniku negocjacji, 

  • co najmniej jednokrotnego zweryfikowania prawidłowości realizacji warunków umowy przez pracodawcę, w czasie obowiązywania umowy; 

• zobowiązanie pracodawcy do: 

  • zatrudnienia osoby niepełnosprawnej, której dotyczy refundacja, w terminie do 3 miesięcy od dnia zawarcia umowy, 

  • przedstawienia: 

    • kopii listy płac zatrudnionych osób niepełnosprawnych, których dotyczy refundacja, oraz dowodu opłacenia należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne tych osób w formie potwierdzenia realizacji zlecenia płatniczego utworzonego na podstawie tzw. dokumentów płatniczych (tj. bankowych dokumentów płatniczych składanych za pośrednictwem banku według specjalnych wzorów, dokumentu elektronicznego z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez ZUS została potwierdzona, lub wydruku z tego oprogramowania, dokumentu elektronicznego z programu informatycznego udostępnianego płatnikom składek przez bank czy dokumentu w postaci uzgodnionej z instytucją obsługującą wpłaty składek na ubezpieczenia społeczne - przy użyciu których płatnik składek opłaca składki na ubezpieczenia społeczne ubezpieczonych) - w terminie do końca miesiąca, w którym opłacił należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, 

    • kopii umowy o pracę i orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność osoby, której dotyczy refundacja - wraz z dokumentami, o których mowa w tiret pierwsze, za pierwszy miesiąc zatrudnienia pracownika, 

  • niedokonywania zmian wysokości wynagrodzenia osoby niepełnosprawnej w okresie 12 miesięcy od dnia jej zatrudnienia powodujących przekroczenie kwoty refundacji ustalonej w wyniku negocjacji, 

  • udokumentowania realizacji umowy na wezwanie starosty, 

  • umożliwienia wykonania przez starostę czynności weryfikowania prawidłowości realizacji warunków umowy przez pracodawcę, w czasie obowiązywania umowy, 

  • informowania starosty o wszelkich zmianach dotyczących realizacji umowy w terminie 7 dni od dnia wystąpienia tych zmian, 

  • rozliczenia otrzymanej refundacji w terminie określonym w umowie, 

  • zwrotu: 

    • otrzymanej refundacji oraz 

    • odsetek od refundacji naliczonych od dnia jej otrzymania w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych 

w terminie 3 miesięcy od dnia otrzymania wezwania starosty do zapłaty lub ujawnienia naruszenia co najmniej jednego z warunków umowy; ww. odsetek nie nalicza się jednak w przypadku, gdy refundacja została wypłacona pracodawcy w wysokości wyższej od należnej z przyczyn niezależnych od pracodawcy; Termin ten podlega przedłużeniu na wniosek pracodawcy, jeżeli usunięcie nieprawidłowości nie może nastąpić w terminie z przyczyn nieleżących po stronie pracodawcy.

•  

  • zabezpieczenia zwrotu kwoty refundacji - w formie poręczenia, weksla z poręczeniem wekslowym (awal), gwarancji bankowej, zastawu na prawach lub rzeczach, blokady rachunku bankowego lub aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji przez dłużnika. 

Terminy powyższe podlegają przedłużeniu na wniosek pracodawcy, jeżeli usunięcie nieprawidłowości nie może nastąpić w terminie z przyczyn nieleżących po stronie pracodawcy.

Umowę zawiera się w formie pisemnej. Zmiana umowy także wymaga formy pisemnej. 

Informacja dla starosty o wszelkich zmianach dotyczących realizacji umowy w terminie 7 dni, niedotycząca zmian skutkujących obowiązkiem zwrotu kwoty otrzymanej refundacji może stanowić podstawę do zmiany umowy.  

Wypłata

Starosta wypłaci refundację za poszczególne miesiące na rachunek bankowy wskazany we wniosku w terminie 14 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę dokumentów, tzn. kopii listy płac zatrudnionych osób niepełnosprawnych, których dotyczy refundacja, oraz dowodu opłacenia należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne tych osób w formie potwierdzenia realizacji zlecenia płatniczego utworzonego na podstawie tzw. dokumentów płatniczych (tj. bankowych dokumentów płatniczych składanych za pośrednictwem banku według specjalnych wzorów, dokumentu elektronicznego z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez ZUS została potwierdzona, lub wydruku z tego oprogramowania, dokumentu elektronicznego z programu informatycznego udostępnianego płatnikom składek przez bank czy dokumentu w postaci uzgodnionej z instytucją obsługującą wpłaty składek na ubezpieczenia społeczne - przy użyciu których płatnik składek opłaca składki na ubezpieczenia społeczne ubezpieczonych). Dokumenty te powinny zaś zostać przedstawione w terminie do końca miesiąca, w którym opłacił należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne. 

Jak rozliczyć refundację?

Pracodawca dokonując rozliczenia refundacji, posługuje się w szczególności danymi zawartymi we wniosku i umowie ze starostą. 

Jeżeli refundacja została wypłacona pracodawcy w wysokości wyższej od należnej, pracodawca powinien poinformować starostę o wysokości nienależnie pobranej kwoty refundacji oraz dokonać zwrotu tej kwoty w terminie 3 miesięcy od dnia jej ujawnienia. Pracodawca ma wówczas obowiązek zwrotu: 

• otrzymanej refundacji oraz 

• odsetek od refundacji naliczonych od dnia jej otrzymania w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych 

w terminie 3 miesięcy od dnia otrzymania wezwania starosty do zapłaty lub ujawnienia naruszenia co najmniej jednego z warunków umowy; ww. odsetek nie nalicza się jednak w przypadku, gdy refundacja została wypłacona pracodawcy w wysokości wyższej od należnej z przyczyn niezależnych od pracodawcy.  

Jeśli zaś refundacja została wypłacona pracodawcy w wysokości niższej od należnej, to pracodawca może (ale już nie musi) poinformować starostę o wysokości kwoty stanowiącej różnicę pomiędzy kwotą należną a kwotą wypłaconą pracodawcy oraz złożyć wniosek o wypłatę tej kwoty w terminie do dnia 15 lutego roku następującego po roku, w którym przypadał okres zatrudnienia, którego dotyczy wniosek.  

Co będzie, jeśli okres zatrudnienia osoby niepełnosprawnej będzie krótszy niż 12 miesięcy? 

Jeżeli okres zatrudnienia osoby niepełnosprawnej będzie krótszy niż 12 miesięcy, to pracodawca za pośrednictwem starosty będzie obowiązany zwrócić Funduszowi w pełnej wysokości kwoty otrzymane z Funduszu, chyba że umowa o pracę:

• uległa rozwiązaniu z przyczyn ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych albo 

• uległa rozwiązaniu za wypowiedzeniem złożonym przez pracownika, albo 

• wygasła.  

Czy refundacja może być przyznawana jako pomoc na rekrutację pracowników niepełnosprawnych?

Refundacja może być przyznawana jako pomoc na rekrutację pracowników niepełnosprawnych, zgodnie z przepisami rozporządzenia Komisji (WE) nr 2204/2002 z dnia 12 grudnia 2002 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu WE w odniesieniu do pomocy państwa w zakresie zatrudnienia, pod warunkiem że: 

• pracodawca przedstawi staroście informację o otrzymanej pomocy publicznej albo informację o nieotrzymaniu pomocy (podmiot ubiegający się o pomoc inną niż pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie jest bowiem zobowiązany do przedstawienia podmiotowi udzielającemu pomocy, wraz z wnioskiem o jej udzielenie, informacji o otrzymanej pomocy publicznej, zawierających w szczególności wskazanie dnia i podstawy prawnej jej udzielenia, formy i przeznaczenia, albo informacji o nieotrzymaniu pomocy) oraz 

• rekrutacja stanowi wzrost netto liczby pracowników w danym przedsiębiorstwie albo 

• rekrutacja niestanowiąca wzrostu netto liczby pracowników w danym przedsiębiorstwie dotyczy stanowiska lub stanowisk, które zostały zwolnione w następstwie: 

  • rozwiązania umowy o pracę na mocy porozumienia stron albo rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem przez pracownika, 

  • rozwiązania umowy o pracę z upływem czasu, na który była zawarta, a pracownik odrzucił propozycję pracodawcy zawarcia kolejnej umowy o pracę, 

  • rozwiązania umowy o pracę w związku z przejściem pracownika na emeryturę, 

  • obniżenia wymiaru czasu pracy na mocy porozumienia stron, 

  • rozwiązania umowy o pracę przez pracodawcę w związku z naruszeniem przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych i nie w wyniku rozwiązania umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika. 

Pomoc na rekrutację podlega sumowaniu z inną pomocą udzielaną we wszystkich formach i ze wszystkich źródeł, która odnosi się do tych samych kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą, i nie może przekroczyć 100 % wynagrodzenia osoby niepełnosprawnej przed opodatkowaniem podatkiem dochodowym oraz obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne od tego wynagrodzenia w okresie, w którym jest zatrudniona. 

Pomoc, której wartość przekracza wielkość pomocy brutto określoną na 15 mln EUR w dowolnym okresie trzyletnim, podlega notyfikacji jako pomoc indywidualna i może być udzielona po wyrażeniu pozytywnej opinii przez Komisję Europejską. 

Pracodawca korzystający z refundacji jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pozwalającej na sprawdzenie zgodności przyznanej pomocy z przepisami rozporządzenia przez okres 10 lat od dnia przyznania pomocy. 

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 października 2007 r. w sprawie refundacji wynagrodzenia oraz składek na ubezpieczenia społeczne pracodawcy zatrudniającemu osoby niepełnosprawne (Dz. U. 2007 r., Nr 194, poz. 1405);
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. 1997 r., Nr 123, poz. 776, ze zm.);
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. 2007 r., Nr 11, poz. 74, ze zm.);
• Rozporządzenie Komisji (WE) nr 2204/2002 z dnia 12 grudnia 2002 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu WE w odniesieniu do pomocy państwa w zakresie zatrudnienia (Dz. Urz. WE L 337 z 13.12.2002, str. 3, z późn. zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne, rozdz. 5, t. 4, str. 273, ze zm.);
• Ustawa z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. 2007 r., Nr 59, poz. 404);
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. 1998 r., Nr 2, poz. 94, ze zmianami)

A.J.
Zespół e-prawnik.pl