Jak zarządzać wspólnotą mieszkaniową?

W zależności od wielkości nieruchomości, realizacja tego prawa i obowiązku będzie albo bezpośrednia albo pośrednia. Jeżeli liczba lokali:

• wyodrębnionych i lokali niewyodrębnionych, należących nadal do dotychczasowego właściciela, nie jest większa niż siedem - wówczas do zarządu nieruchomością wspólną mają odpowiednie zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności,
• wyodrębnionych, wraz z lokalami niewyodrębnionymi, jest więcej niż siedem, właściciele lokali są obowiązani podjąć uchwałę o wyborze jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu. Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna wybrana niekoniecznie spośród właścicieli lokali.

Odesłanie w przypadku małej wspólnoty do regulacji współwłasności oznacza, iż każdy ze współwłaścicieli może rozporządzać swoim udziałem bez zgody pozostałych współwłaścicieli, natomiast do czynności zwykłego zarządu rzeczą wspólną potrzebna jest zgoda większości współwłaścicieli. Wszyscy właściciele muszą się zgodzić na czynność przekraczająca zwykły zarząd.

Jakie obowiązki ma zarząd lub zarządca?

Zasadniczo zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz. Wykonywanie tych zadań uwidacznia się w poszczególnych obowiązkach, zatem zarząd lub zarządca, gdy podejmuje się swojej funkcji, jest obowiązany:

• sporządzić protokół przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji technicznej (budowlanej, powykonawczej i książki obiektu budowlanego) w imieniu wspólnoty mieszkaniowej,
• przechowywać dokumentację techniczną budynku,
• prowadzić i aktualizować spis właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej,
• prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej, określoną przez wspólnotę mieszkaniową, ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów,
• prowadzić ewidencję rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej
• do podjęcia czynności zmierzających do opracowania lub aktualizacji dokumentacji technicznej budynku i rozliczenia kosztów związanych z opracowaniem lub aktualizacją takiej dokumentacji,
• dokonywać rozliczeń przez rachunek bankowy,
• składać właścicielom lokali roczne sprawozdanie ze swojej działalności,
• zwoływać zebranie ogółu właścicieli co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku. Jeżeli zarząd nie wywiąże się z tego, wówczas zebranie coroczne może zwołać każdy z właścicieli.

Okresem rozliczeniowym wspólnoty mieszkaniowej jest rok kalendarzowy.
Aby ułatwić wykonywanie niektórych zadań, zarząd może żądać od właścicieli lokali okazania dokumentów potwierdzających prawo własności lokali.

Kogo obciążają koszty zarządu i kto kontroluje zarząd?

W zarządzanej przez jednoosobowy bądź wieloosobowy zarząd nieruchomości, właściciel ponosi wydatki związane z utrzymaniem jego lokalu, jest obowiązany uczestniczyć w kosztach zarządu związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej. Na pokrycie kosztów zarządu właściciele lokali uiszczają zaliczki w formie bieżących opłat, płatne z góry do dnia 10 każdego miesiąca. Jeżeli natomiast właściciel lokalu pełni także obowiązki członka zarządu wówczas może on żądać od wspólnoty wynagrodzenia odpowiadającego uzasadnionemu nakładowi pracy.

Jeżeli właściciele lokali w drodze uchwały nie postanowią inaczej, koszty opracowania lub aktualizacji dokumentacji technicznej budynku obciążają:

• do czasu wyodrębnienia własności ostatniego lokalu w budynku - dotychczasowego właściciela nieruchomości,
• po wyodrębnieniu własności ostatniego lokalu - wszystkich właścicieli lokali w częściach odpowiadających ich udziałom w nieruchomości wspólnej.

Mechanizmem kontroli przez właścicieli działań zarządu jest uchwała w przedmiocie udzielenia absolutorium zarządowi lub zarządcy z prowadzonej przez niego działalności. Natomiast prawo bezpośredniej kontroli działalności zarządu służy każdemu właścicielowi lokalu.

Jaki jeszcze szczególny obowiązek ma zarząd?

Szczególny obowiązek jaki ciąży na zarządzie może zaistnieć wtedy, gdy grunt wchodzący w skład nieruchomości wspólnej nie spełnia wymogów przewidzianych dla działki budowlanej, uniemożliwiając prawidłowe i racjonalne korzystanie z budynków i urządzeń z nimi związanych. W takiej sytuacji zarząd lub zarządca, jest obowiązany przedstawić właścicielom lokali projekty uchwał w sprawie:

• wyrażenia zgody na nabycie przyległych nieruchomości gruntowych umożliwiających spełnienie wymogów przewidzianych dla działek budowlanych,
• udzielenia zarządowi lub zarządcy pełnomocnictwa do wykonania odpowiednich, prawem przewidzianych, czynności zmierzających do nabycia przyległych nieruchomości gruntowych na rzecz wspólnoty mieszkaniowej.

Pamiętaj, że:

• Wraz z powstaniem odrębnej własności lokalu powstaje nieruchomość wspólna, czyli ta część nieruchomości, która nie służy do wyłącznego użytku poszczególnych mieszkańców,
• Ogół właścicieli lokali, którzy tworzą wspólnotę mieszkaniową, mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu nieruchomością wspólną,
• Jeżeli wspólnota jest mała (do siedmiu lokali) zastosowanie znajdują przepisy o współwłasności z kodeksu cywilnego,
• Jeżeli wspólnota jest większa (powyżej siedmiu lokali) wówczas właściciele zobowiązani są powołać jednoosobowy lub kilkuosobowy zarząd,
• Zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz - posiada w tym zakresie szereg uprawnień,
• Właściciele ponoszą wydatki związane z utrzymaniem ich lokali, są obowiązani uczestniczyć w kosztach zarządu związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej,
• Każdemu właścicielowi lokalu przysługuje prawo bezpośredniej kontroli działalności zarządu.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (tekst jednolity: Dz. U. 2000 r., Nr 80, poz. 903 ze zmianami).