Kontrola podatkowa w przedsiębiorstwie

ETAP I – Wszczęcie kontroli podatkowej

Organ kontroli skarbowej podejmuje kontrolę z własnej inicjatywy(art. 282 Ordynacji podatkowej – dalej OrdP), zanim jednak do tego przystąpi zobligowany jest do zawiadomienia podatnika o zamiarze wszczęcia postępowania kontrolnego, przynajmniej z tygodniowym wyprzedzeniem. Zgodnie bowiem z art. 282b.2 OrdP kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. W przypadku, gdy kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia

Zawiadomienie takie powinno zawierać:

1) oznaczenie organu;

2) datę i miejsce wystawienia;

3) oznaczenie kontrolowanego;

4) wskazanie zakresu kontroli;

5) pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji;

6) podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia.

Obowiązek ten nie ma jednak charakteru absolutnego, ustawa określa przypadki, których wystąpienie zwalnia organ z  powinności wcześniejszego informowania o zbliżającej się kontroli, a zobowiązuje go jedynie do następczego wyjaśnienia, czemu do tego zawiadomienia nie doszło.

 Stanowi o tym art. 282c OrdP wedle którego nie zawiadamia się o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej, jeżeli:

1)kontrola:

a) dotyczy zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług,

b) ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe,

c) dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych,

d) dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej,

e) ma być podjęta w oparciu o informacje uzyskane na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

f) zostaje wszczęta „na legitymację”

g) ma charakter doraźny dotyczący ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury;

2) organ podatkowy posiada informacje, z których wynika, że kontrolowany:

a) został prawomocnie skazany w Rzeczypospolitej Polskiej za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, przestępstwa z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.) lub wykroczenia polegającego na utrudnianiu kontroli; w przypadku osoby prawnej ten warunek odnosi się do każdego członka zarządu lub osoby zarządzającej, a w przypadku spółek niemających osobowości prawnej - do każdego wspólnika,

b) jest zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji,

c) nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Wspomniane wyżej uzasadnienie braku zawiadomienia umieszcza się w książce kontroli oraz protokole kontroli(art.79.7 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej)

Rozpoczęcie właściwej kontroli następuje przez doręczenie kontrolowanemu lub osobie upoważnionej do jego reprezentowania w zakresie kontroli podatkowej, upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowej.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli podatkowej zawiera:

1) oznaczenie organu, datę i miejsce wystawienia;

2) wskazanie podstawy prawnej;

3) imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących);

4) numer legitymacji służbowej kontrolującego (kontrolujących);

5) oznaczenie kontrolowanego;

6) określenie zakresu kontroli;

7) datę rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli;

8) podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji;

9) pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego

W wyjątkowych okolicznościach możliwy jest alternatywny sposób wszczęcia postępowania kontrolnego poprzez pokazanie jedynie legitymacji służbowej przez pracownika urzędu skarbowego .Doręczenie upoważnienia jest wtedy „odroczone” i należy je dostarczyć kontrolowanemu bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 3 dni od dnia wszczęcia kontroli

Wyjątkowe okoliczności ,o których mowa wyżej, opisuje art. 284a.1 OrdP wedle  którego  kontrola może być wszczęte w ten uproszczony sposób, jeśli czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia

ETAP II – kontrola właściwa

Kontrola skarbowa jest dla przedsiębiorcy przeważnie dosyć uciążliwa i zakłóca normalne funkcjonowanie firmy, mając to na uwadze ustawodawca przewidział ograniczenia czasowe takich kontroli.

Zgodnie z art. 83.1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:

1) w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców - 12 dni roboczych;

2) w odniesieniu do małych przedsiębiorców - 18 dni roboczych;

3) w odniesieniu do średnich przedsiębiorców - 24 dni roboczych;

4) w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców - 48 dni roboczych.

Ograniczeń tych nie stosuje się jednak, jeżeli:

1) ratyfikowane umowy międzynarodowe stanowią inaczej;

2) przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;

3) kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów;

4) przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego;

5) kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług przed dokonaniem tego zwrotu;

6) przeprowadzenie kontroli jest realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa wspólnotowego o ochronie konkurencji lub przepisów prawa wspólnotowego w zakresie ochrony interesów finansowych Wspólnoty Europejskiej;

7) kontrola dotyczy podmiotów, którym na mocy odrębnych przepisów właściwy organ wydał decyzję o uznaniu prawidłowości wyboru i stosowania metody ustalania ceny transakcyjnej między podmiotami powiązanymi - w zakresie związanym z wykonaniem tej decyzji;

8) kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług na podstawie przepisów o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym.

Istnieje możliwość przedłużenia czasu trwania kontroli , jeżeli w toku kontroli zostanie ujawnione zaniżenie zobowiązania podatkowego lub zawyżenie straty w wysokości przekraczającej równowartość 10% kwoty zadeklarowanego zobowiązania podatkowego lub straty, albo w przypadku ujawnienia faktu niezłożenia deklaracji pomimo takiego obowiązku.

Jeżeli nie zachodzi powyższa okoliczność, przedłużenie czasu trwania kontroli jest możliwe jedynie z przyczyn niezależnych od organu kontroli i wymaga uzasadnienia na piśmie. Uzasadnienie doręcza się przedsiębiorcy i wpisuje do książki kontroli przed podjęciem dalszych czynności kontrolnych. Przedłużenie czasu trwania kontroli nie może naruszać terminów określonych w art. 83.1

Cytowana ustawa zabrania także  podejmowania i prowadzenia równocześnie więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy, chyba, że:

1) ratyfikowane umowy międzynarodowe stanowią inaczej;

2) przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;

3) kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów;

4) przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego;

5) kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług przed dokonaniem tego zwrotu;

6) przeprowadzenie kontroli jest realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa wspólnotowego o ochronie konkurencji lub przepisów prawa wspólnotowego w zakresie ochrony interesów finansowych Wspólnoty Europejskiej;

7) kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług na podstawie przepisów o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym.

Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością i w godzinach jej prowadzenia, a w przypadku skrócenia w toku kontroli czasu prowadzenia działalności - czynności kontrolne mogą być prowadzone przez 8 godzin dziennie. W przypadku gdy księgi podatkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą kontrolowanego, kontrolowany na żądanie kontrolującego obowiązany jest zapewnić dostęp do ksiąg w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania, jeżeli udostępnienie ich w siedzibie może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie przez kontrolowanego bieżącej działalności.

Kontrolującemu przysługuje szereg uprawnień ,z  których może skorzystać w toku kontroli, w szczególności dotyczą one:

1) wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego( w razie potrzeby w także dokonać oględzin);

2) wstępu do lokali mieszkalnych w przypadku, jeżeli jest to niezbędne do zweryfikowania zgodności stanu faktycznego z danymi wynikającymi ze złożonej przez podatnika deklaracji oraz z innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków na cele mieszkaniowe.

3) żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do dokonania jego oględzin;

4) żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej;

5) zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą;

6) zabezpieczania zebranych dowodów;

7) legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;

8) żądania przeprowadzenia spisu z natury;

9) przesłuchiwania świadków,;

10) zasięgania opinii biegłych.

Z powyższymi uprawnieniami kontrolującego skorelowane są obowiązki kontrolowanego, który powinien stworzyć odpowiednie warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych,  w szczególności zobligowany jest:

1) umożliwić, nieodpłatnie, filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych oraz utrwalanie stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej przedmiotem kontroli;

2) przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli.

Jak widać, ustawodawca wyposażył organ skarbowy w dosyć szerokie kompetencje, może on jednak z nich korzystać tylko w ramach określonych zasad. Wobec ich naruszenia, kontrolowany jest uprawniony do wniesienia sprzeciwu.

Wedle art. 84c ustawy  o swobodzie działalności gospodarczej  przedsiębiorca może wnieść sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania przez organy kontroli czynności z naruszeniem przepisów art. 79-79b, art. 80 ust. 1 i 2, art. 82 ust. 1 oraz art. 83 ust. 1 i 2. Chodzi tu o takie uchybienia jak nieuprzedzenie o kontroli, rozpoczęcie czynności przed upływem tygodnia od poinformowania podatnika o kontroli, przedłużenie kontroli itd.

Sprzeciw wnosi się na piśmie do organu podejmującego i wykonującego kontrolę w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli przez organ skarbowy. O wniesieniu sprzeciwu przedsiębiorca zawiadamia na piśmie kontrolującego. Przedsiębiorca musi uzasadnić wniesienie sprzeciwu.

Organ kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprzeciwu, rozpatruje sprzeciw oraz wydaje postanowienie o:

1) odstąpieniu od czynności kontrolnych;

2) kontynuowaniu czynności kontrolnych.

 Na postanowienie organu  przysługuje zażalenie w terminie 3 dni od dnia otrzymania postanowienia. Rozstrzygnięcie zażalenia następuje w drodze postanowienia, nie później niż w terminie 7 dni od dnia jego wniesienia.

III Zakończenie postępowania kontrolnego

Przebieg kontroli kontrolujący dokumentuje w protokole. Stan faktyczny może być ponadto utrwalony za pomocą aparatury rejestrującej obraz i dźwięk lub na informatycznych nośnikach danych.

Protokół kontroli zawiera w szczególności:

1) wskazanie kontrolowanego;

2) wskazanie osób kontrolujących;

3) określenie przedmiotu i zakresu kontroli;

4) określenie miejsca i czasu przeprowadzenia kontroli;

5) opis dokonanych ustaleń faktycznych;

6) dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów;

6a)  ocenę prawną sprawy będącej przedmiotem kontroli;

7) pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień oraz prawie złożenia korekty deklaracji;

8)  pouczenie o obowiązku zawiadomienia organu podatkowego przez kontrolowanego o każdej zmianie swojego adresu dokonanej w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia kontroli podatkowej, jeżeli w toku kontroli podatkowej ujawniono nieprawidłowości, oraz skutkach niedopełnienia tego obowiązku.

Protokół jest sporządzany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden z nich  kontrolujący doręcza kontrolowanemu.

Kontrolowany, który nie zgadza się z ustaleniami protokołu, może w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując równocześnie stosowne wnioski dowodowe.

Kontrolujący jest obowiązany rozpatrzyć zastrzeżeni w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania zawiadomić kontrolowanego o sposobie ich załatwienia, wskazując w szczególności, które zastrzeżenia nie zostały uwzględnione, wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym.

Tomasz Schwertner
www.e-prawnik.pl