Negocjacje z ogłoszeniem - tryb udzielania zamówień publicznych

Kiedy można zastosować tryb negocjacji z ogłoszeniem?

Negocjacje z ogłoszeniem mogą być stosowane, jeżeli zostaną spełnione ustawowe przesłanki zastosowania tego trybu. Może on być stosowany w sytuacjach wyjątkowych, najczęściej z uwagi na charakter i specyfikę przedmiotu zamówienia. Ma to miejsce przede wszystkim w sytuacjach, gdy rozpoczynając postępowanie zamawiający nie jest w stanie dokładnie określić przedmiotu zamówienia lub innych parametrów odnoszących się do przedmiotu zamówienia, np. technologii, stosowanych rozwiązań. I tak zamawiający może udzielić zamówienia w trybie negocjacji z ogłoszeniem, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z okoliczności:

1. w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego albo dialogu konkurencyjnego wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione; 

2. w wyjątkowych sytuacjach, gdy charakter dostaw, usług lub robót budowlanych lub związane z nimi ryzyko uniemożliwia wcześniejsze dokonanie ich wyceny; 

3. nie można z góry określić szczegółowych cech zamawianych usług w taki sposób, aby umożliwić wybór najkorzystniejszej oferty w trybie przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego; 

4. przedmiotem zamówienia są roboty budowlane prowadzone wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych, a nie w celu zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów badań lub rozwoju; 

5. wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8. 

Jeżeli wartość zamówienia na roboty budowlane jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 000 000 euro, a na dostawy lub usługi - 10 000 000 euro, zamawiający, w terminie 3 dni od wszczęcia postępowania, zawiadamia Prezesa Urzędu o jego wszczęciu, podając uzasadnienie faktyczne i prawne zastosowania trybu udzielenia zamówienia.

Jak przebiega tryb negocjacji z ogłoszeniem?

W trybie negocjacji z ogłoszeniem można wyróżnić następujące działania - kwalifikację wykonawców, składanie ofert wstępnych, negocjacje oraz składanie ofert. W początkowej fazie postępowania można wyróżnić następujące elementy:

1. Ogłoszenie o zamówieniu

2. Składanie wniosków o dopuszczenie do udziału w w negocjacjach z ogłoszeniem

3. Zaproszenie do składania ofert wstępnych

4. Zaproszenie do negocjacji

Tryb negocjacji z ogłoszeniem formalnie rozpoczyna się w dniu publikacji ogłoszenia. Dniem, w którym formalnie następuje wszczęcie postępowania jest dzień publikacji ogłoszenia o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego oraz na stronie internetowej. Więcej na temat tego, co powinno zawierać ogłoszenie możesz dowiedzieć się po przeczytaniu artykułu: Ogłoszenia w zamówieniach publicznych - warunek ważnego postępowania

Wykonawcy, którzy zapoznali się z treścią ogłoszenia o zamówieniu składają wnioski o dopuszczenie do udziału w negocjacjach z ogłoszeniem. Termin składania wniosków wyznacza zamawiający. Nie ma on jednak pełnej swobody w tym zakresie, ponieważ ustawa określa minimalne długości terminów składania wniosków, które uzależnione są od wartości zamówienia. I tak, jeżeli wartość zamówienia:

• nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 60.000 euro zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu wyznacza termin składania wniosków nie krótszy niż 7 dni od dnia ogłoszenia.

• jest równa lub przekracza powyższą kwotę, ale nie przekracza kwoty określonej w rozporządzeniu, o którym mowa w art. 11 ust. 8, termin składania wniosków nie może być krótszy niż 15 dni od dnia przekazania ogłoszenia,

• jest równa lub przekracza kwotę, o której mowa art. 11 ust. 8, termin składania wniosków nie może być krótszy:

1. 30 dni - od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, drogą elektroniczną zgodnie z formą i procedurami wskazanymi na stronie internetowej określonej w dyrektywie;

2. 37 dni - od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, w inny sposób niż określony w pkt 1.

Wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w negocjacjach wykonawca składa oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, a jeżeli zamawiający żąda dokumentów potwierdzających spełnianie warunków, również te dokumenty. Kwalifikacja odbywa się właśnie na podstawie warunków udziału w postępowaniu i dołączonych przez wykonawców dokumentów i oświadczeń. Zamawiający zaprasza do składania ofert wstępnych wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu. Jednak zamawiający nie może zaprosić do negocjacji większej liczby wykonawców niż określoną w ogłoszeniu. Jeżeli liczba wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu jest większa od liczby określonej przez zamawiającego w ogłoszeniu, zamawiający przygotowuje swoistego rodzaju ranking wykonawców. W takiej sytuacji zamawiający zaprasza do składania ofert wstępnych wykonawców, którzy otrzymali najwyższą ocenę spełniania tych warunków. Jeżeli zaś liczba wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu jest mniejsza od liczby określonej w ogłoszeniu, zamawiający zaprasza do dalszego etapu wszystkich wykonawców, którzy spełniają warunki udziału.

Warto wspomnieć, że liczba wykonawców, którzy mają być zaproszeni do składania ofert wstępnych, określona w ogłoszeniu nie może być mniejsza niż 5, a jeśli wartość zamówienia na roboty budowlane jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 000 000 euro, a na dostawy lub usługi - 10 000 000 euro nie może być mniejsza niż 7.

Oferty wstępne

Jeżeli zostaną już wyłonieni wykonawcy, którzy mają zostać zaproszeni do składania wstępnych ofert, zamawiający wysyła do nich zaproszenie wraz ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia. Termin na złożenie ofert wstępnych wyznacza zamawiający z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty wstępnej; termin ten nie może być krótszy niż 10 dni od przekazania zaproszenia.

Zamawiający bada wstępne ofert wykonawców. Następnie zaprasza do negocjacji wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty wstępne niepodlegające odrzuceniu, wskazując termin i miejsce opublikowania ogłoszenia o zamówieniu.

Negocjacje

Drugim etapem trybie negocjacji z ogłoszeniem postępowania są negocjacje. Zamawiający prowadzi negocjacje w celu doprecyzowania lub uzupełnienia opisu przedmiotu zamówienia lub warunków umowy w sprawie zamówienia publicznego. Mają one charakter poufny. Żadna ze stron nie może bez zgody drugiej strony ujawnić informacji technicznych i handlowych związanych z negocjacjami.

W trakcie prowadzonych negocjacji, zamawiający może przekazywać wykonawcom różnego rodzaju dokumenty, wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia, informacje związane z negocjacjami. Pamiętać jednak należy, iż wszelkie wymagania dokumenty itp. powinny być przekazywane wykonawcom na równych zasadach. Nie jest zatem dozwolone, aby określone wymagania czy dokumenty otrzymali tylko niektórzy wykonawcy, a inny zostali pominięci, przez co wykonawcy ci znaleźliby się w gorszej sytuacji. Takie zachowanie zamawiającego należałoby zakwalifikować jako naruszające zasadę równości i uczciwej konkurencji.

Przedmiotem negocjacji mogą być wszelkie postanowienia przyszłej umowy, a także odnoszące się do przedmiotu zamówienia. Zamawiający może, przed zaproszeniem do składania ofert, doprecyzować lub uzupełnić specyfikację istotnych warunków zamówienia. Jednakże może tego dokonać wyłącznie w zakresie, w jakim specyfikacja była przedmiotem negocjacji, a zmiany te nie mogą prowadzić do istotnej zmiany przedmiotu zamówienia lub pierwotnych warunków zamówienia.

W przypadku powyższych zmian wraz z zaproszeniem do składania ofert zamawiający powinien przekazać specyfikację istotnych warunków zamówienia lub zamieścić ją na stronie internetowej, jeżeli specyfikacja jest udostępniana na tej stronie. Natomiast modyfikacja treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia odnośnie kryteriów oceny ofert, warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu oceny ich spełniania nie jest obecnie dopuszczalna w żadnym postępowaniu.

Składanie ofert

Zamawiający ma obowiązek zaprosić do składania ofert wszystkich wykonawców, z którymi prowadził negocjacji. W zaproszeniu do składania ofert zamawiający informuje wykonawców co najmniej o:

• miejscu i terminie składania oraz otwarcia ofert;

• obowiązku wniesienia wadium;

• terminie związania ofertą.

Zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie oferty, z tym że termin ten nie może być krótszy niż 10 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert.

Dalsza część postępowania przetargowego przebiega tak samo jak w przetargu nieograniczonym. Oferty ostateczne nie mogą być przedmiotem jakichkolwiek negocjacji między zamawiającym a oferentami. Zamawiający może jedynie zwracać do wykonawców o udzielenie wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert oraz poprawia w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, niezwłocznie zawiadamiając o tym wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty.

Pamiętaj, że:

• Zamawiający obowiązany jest wskazać w ogłoszeniu liczbę wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do składania ofert. Liczba ta nie może być mniejsza niż 5, a jeśli wartość zamówienia na roboty budowlane jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 000 000 euro, a na dostawy lub usługi - 10 000 000 euro nie może być mniejsza niż 7 ,

• Jeżeli wartość zamówienia na roboty budowlane jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 000 000 euro, a na dostawy lub usługi - 10 000 000 euro, zamawiający, w terminie 3 dni od wszczęcia postępowania, zawiadamia Prezesa Urzędu o jego wszczęciu, podając uzasadnienie faktyczne i prawne zastosowania trybu udzielenia zamówienia,

• Celem negocjacji jest uzyskanie jak największej wiedzy na temat przedmiotu zamówienia, a nie wyłonienie najkorzystniejszej oferty,

• Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, zamawiający ma obowiązek żądać od wykonawców wniesienia wadium. Jeżeli wartość zamówienia nie przekracza tej kwoty, zamawiający może żądać od wykonawców wniesienia wadium.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. 2004 r., Nr 19, poz. 177 z zmianami).

Zespół
e-prawnik.pl