Przetarg nieograniczony - podstawowy tryb udzielania zamówień publicznych

Jak przebiega postępowanie przetargowe?

Zanim formalnie rozpocznie się przetarg i zamawiający zaprosi do jego udziału wykonawców, musi dokonać szeregu czynności przygotowawczych. Jedną z ważniejszych czynności jest określenie przedmiotu zamówienia i ustalenie wartości szacunkowej zamówienia. Od tej wartości zależy szereg wymogów formalnych, które mają wpływ na ważność postępowania przetargowego. W zależności od wartości szacunkowej zamówienia publicznego, zamawiający ma obowiązek lub możliwość powołania komisji przetargowej przeprowadzającej postępowanie. Kolejną bardzo ważna kwestią jest określenie warunków przetargu przy uwzględnieniu zasad równości i uczciwej konkurencji, w tym warunków wymaganych od dostawców lub wykonawców, terminów itd. Wszystkie podstawowe i najważniejsze warunki przetargu powinny zostać zamieszczone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

W przetargu nieograniczonym wyróżnić możemy następujące etapy:

1. Ogłoszenie o przetargu
2. Uzyskanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
3. Składanie ofert i wnoszenie wadium, jeśli zostało ono przewidziane
4. Otwarcie ofert
5. Ocena ofert i wybór oferty najkorzystniejszej
6. Zawarcie umowy.

Ogłoszenie o przetargu

Czynnością formalnie rozpoczynającą postępowanie przetargowe jest ogłoszenie o przetargu. W zależności od wartości szacunkowej zamówienia ogłoszenie o organizacji przetargu nieograniczonego zamieszczane jest w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP), a także w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Niezależnie od wartości szacunkowej zamówienia ogłoszenie zamieszcza się w siedzibie zamawiającego w miejscu publicznie dostępnym oraz na stronie internetowej zamawiającego.

Ogłoszenie jest jedną z pierwszych czynności zamawiającego, na którą wykonawcy mogą składać protesty i ewentualnie odwołania. Może to mieć miejsce, jeżeli zamawiający już w ogłoszeniu naruszy jedną z zasad udzielania zamówień publicznych (np. określenie przedmiotu zamówienia w sposób naruszający uczciwą konkurencję poprzez wskazanie jednego z wielu producentów).

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia

W odpowiedzi na opublikowane ogłoszenie zainteresowani wykonawcy zwracają się z wnioskiem do zamawiającego o przesłanie formularza specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający przekazuje wykonawcy specyfikacje istotnych warunków zamówienia nie później niż w terminie 5 dni od dnia otrzymania wniosku o jej przesłanie. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia jest także publikowana na stronie internetowej zamawiającego od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych lub opublikowania w Dzienniku Urzędowym UE. Specyfikację udostępnia się w powyższy sposób do dnia upływu terminu składania ofert.

Oferty i wadium

Dostawcy lub wykonawcy, którzy zapoznali się z dokumentacją przetargową, zorientowali się w przedmiocie zamówienia, czego wymaga od nich zamawiający, mogą przystąpić do przygotowania oferty. Oferta składana przez dostawców (wykonawców), pod rygorem nieważności powinna być sporządzona na piśmie w języku polskim. Ofertę można także złożyć w postaci elektronicznej, opatrzoną bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Do złożenia oferty w tej formie konieczna jest zgoda zamawiającego. Ponadto oferta powinna sprostać innym wymaganiom stawianym przez zamawiającego. Również od wymogu stosowania w ofercie języka polskiego istnieje wyjątek. W szczególnie uzasadnionych przypadkach zamawiający może bowiem wyrazić zgodę na złożenie (m. in.) oferty w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane. Oferty należy złożyć w miejscu i w terminie wyznaczonym przez zamawiającego. Oferta złożona po terminie jest zwracana wykonawcy bez otwierania po upływie terminu na wniesienie protestu.

W postępowaniach o wartości zamówienia równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust.

8 zamawiający żąda od wykonawców zabezpieczenia wnoszonych przez nich ofert, poprzez wniesienie wadium. Natomiast w postępowaniach, w których wartość zamówienia nie przekracza wspomnianej kwoty żądanie wniesienia wadium nie jest obowiązkiem zamawiającego, lecz jego uprawnieniem. Wysokość wadium określa zamawiający podając konkretną kwotę.

Otwarcie ofert

Bezpośrednio po upływie terminu do składania ofert następuje ich otwarcie. Dzień, w którym upływa termin składania ofert jest jednocześnie dniem ich otwarcia Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający powinien podać kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.  Otwarcie ofert jest jawne dla wszystkich uczestniczących w postępowaniu wykonawców. Nie ma również przeciwwskazań, aby podczas tej czynności zamawiającego obecne były również osoby, które nie są bezpośrednio zainteresowane jego wynikiem. Zamawiający nie ma uprawnień, aby ograniczyć krąg osób obecnych podczas otwarcia ofert wyłącznie do wykonawców, którzy złożyli oferty. Podczas otwarcia ofert podaje się nazwy (firmy) oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach. Informacje powyższe oraz informację, jaką kwotę zamawiający zamierza przeznaczyć na to zamówienie są niezwłocznie przekazywane wykonawcom, którzy nie byli obecni przy otwarciu ofert - na ich wniosek. 

Ocena ofert

Po otwarciu ofert komisja przetargowa lub inne osoby działające w imieniu zamawiającego dokonują badania oraz oceny złożonych przez wykonawców ofert, wybierając ofertę najkorzystniejszą. W toku dokonywania oceny złożonych ofert zamawiający może żądać udzielenia przez dostawców i wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert. Możliwość ta jest uprawnieniem zamawiającego, a nie jego obowiązkiem. Oferent nie może domagać się od zamawiającego, aby ten zażądał stosownych wyjaśnień. Oferent nie może również złożyć skutecznego protestu na bezczynność zamawiającego polegającą na nieskorzystaniu z uprawnienia żądania wyjaśnień.

W żadnym jednak wypadku żądanie wyjaśnień złożonej oferty nie może prowadzić do zmiany lub uzupełnienia samej oferty. W toku dokonywania oceny ofert nie jest dopuszczalne prowadzenie jakichkolwiek negocjacji zamawiającego z oferentami na temat złożonych przez niech ofert. Nie jest również możliwe dokonanie przez zamawiającego jakichkolwiek zmian w treści złożonych ofert, zwłaszcza zmiany ceny. Zamawiający może wyłącznie poprawić oczywiste omyłki pisarskie w treści oferty oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny (uwzględniając konsekwencje rachunkowe tych poprawek), o czym niezwłocznie zobowiązany jest powiadomić wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty. Za oczywistą omyłkę może być uznana tylko taka zmiana tekstu oferty, która nie powoduje zmiany treści oferty. Oferta zawierająca błąd w obliczeniu ceny lub omyłkę rachunkową w obliczeniu ceny, której nie można poprawić w sposób określony w ustawie, podlega odrzuceniu.
Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą wyłącznie spośród ofert niepodlegających odrzuceniu. Podkreślić należy, iż z nielicznymi wyjątkami, kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości dostawcy lub wykonawcy, w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej, a więc do kryteriów podmiotowych. Kryteria oceny ofert mogą dotyczyć wyłącznie przedmiotu zamówienia i sposobu jego wykonania. Kryteria oceny ofert raz określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, (zaproszeniu do udziału w postępowaniu lub zaproszeniu do składania ofert – w przypadku innych postępowań), nie podlegają zmianie w toku postępowania.

Zawarcie umowy

Zamawiający niezwłocznie powiadamia wszystkich wykonawców biorących udział w postępowaniu o wyborze oferty najkorzystniejszej. Powiadomienie powinno wskazywać imię i nazwisko lub nazwę (firmę) oraz adres (siedzibę) tego wykonawcy, którego oferta została wybrana. Zamawiający powinien też zamieścić w tym powiadomieniu uzasadnienie swojego wyboru. Od 11 czerwca 2007 r. zamawiający ma obowiązek w powiadomieniu wskazać także nazwy (firmy), siedziby i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty wraz ze streszczeniem oceny i porównania złożonych ofert zawierającym punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację.

Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający umieszcza powyższe informacje na swojej stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie, a jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwotę 20 000 000 euro w przypadku robót budowlanych albo 10 000 000 euro w przypadku dostaw lub usług, przekazuje te informacje również Prezesowi Urzędu oraz Szefowi Centralnego Biura Antykorupcyjnego.

Oprócz tego zamawiający ma obowiązek powiadomić wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty o:

• wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne, 
• wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. 

Wszystkie te informacje powinny także znaleźć się na stronie internetowej zamawiającego oraz w miejscu publicznie dostępnym w jego siedzibie.

Przed podpisaniem umowy, zwycięski oferent może być zobowiązany do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Podkreślić należy, iż skutkiem nie wniesienia zabezpieczenia przez zwycięskiego oferenta jest utrata wniesionego przez tegoż oferenta wadium (razem z odsetkami) oraz możliwość wyboru najkorzystniejszej oferty z pozostałych ofert, chyba że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania. Wybór kolejnej oferty następuje bez przeprowadzania ponownej oceny ofert.

Zamawiający ma obowiązek zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą. Umowa w sprawie zamówienia publicznego może zostać zawarta po upływie terminu związania ofertą, jeżeli zamawiający przekazał wykonawcom informację o wyborze oferty przed upływem terminu związania ofertą, a wykonawca wyraził zgodę na zawarcie umowy na warunkach określonych w złożonej ofercie.

Pamiętaj, że:

• Przetarg nieograniczony jest podstawowym trybem udzielania zamówień publicznych, zatem jego zastosowanie nie wymaga spełnienia dodatkowych przesłanek.
• Formalną chwilą wszczęcia postępowania jest dzień publikacji ogłoszenia o organizacji przetargu.
• W przetargu nieograniczonym mogą wziąć udział wszyscy zainteresowani wykonawcy.
• Kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy.
• Postępowania, w których wartość zamówienia nie przekracza równowartości kwoty 60.000 euro prowadzone są według łagodniejszych wymogów formalnych (np. zamiast w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia publikuje się na stronie portalu internetowego UZP, obowiązują krótsze terminy, nie stosuje się przepisów ustawy dotyczących odwołań i skarg itd).

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. 2004 r., Nr 19, poz. 177 ze zmianami).

Zespół
e-prawnik.pl