Sprawozdanie o udzielonych zamówieniach tylko do 1 marca

W dniu 1 marca upływa ustawowy termin przekazywania rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach (zgodnie z art. 98 ustawy - Prawo zamówień publicznych). W myśl art. 98 ust. 2 Prawa zamówień publicznych zamawiający przekazuje sprawozdanie do Prezesa UZP w terminie do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. Sprawozdania za 2006 rok należy przekazywać drogą elektroniczną (on-line) za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej UZP. Ze względu na ograniczoną przepustowość łącza internetowego Urząd Zamówień Publicznych uprasza o przesyłanie sprawozdań w możliwie wcześniejszym terminie.

Kto jest zobowiązany przekazać sprawozdanie o udzielonych zamówieniach?

Do sporządzenia i przekazania sprawozdania zobowiązane są podmioty, które, w roku objętym sprawozdaniem, udzieliły zamówień (w tym zamówień sektorowych) o wartości powyżej 6.000 euro.

Obowiązek złożenia sprawozdania do UZP wynika z art. 98 ustawy - Prawo zamówień publicznych, zaś wzór formularzy określono w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania.

Nie. Zamawiający, którzy - w roku objętym sprawozdaniem - nie udzielili żadnych zamówień lub udzielili tylko zamówień, których wartość nie przekroczyła progu 6.000 euro, nie mają obowiązku przesyłania sprawozdania.

Sprawozdanie powinno obejmować rok kalendarzowy, tzn. dane zawarte w sprawozdaniu powinny dotyczyć zamówień udzielonych od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia roku sprawozdawczego.

W celu spełnienia obowiązku przesłania sprawozdania należy:

1. Wypełnić elektroniczny formularz na stronie www UZP.
2. Wysłać formularz sprawozdania drogą elektroniczną (on-line) poprzez stronę www UZP.
3. Wydrukować wygenerowane przez system UZP sprawozdanie z numerem referencyjnym.
4. Wysłać pocztą albo faksem wydruk sprawozdania podpisany przez kierownika zamawiającego lub osobę upoważnioną.

Dotychczas roczne sprawozdania były przekazywane do UZP wyłącznie w formie papierowej. Wprowadzenie drogi elektronicznej jako sposobu przekazywania sprawozdań wynika przede wszystkim z potrzeby przyspieszenia i usprawnienia przetwarzania zawartych w nich danych. System elektroniczny pozwoli na ujednolicenie danych oraz wyeliminowanie błędów, które pojawiały się przy tradycyjnym sposobie przekazywania sprawozdań. Zwiększy także możliwość weryfikacji danych oraz polepszy jakość przeprowadzanych na podstawie sprawozdań analiz.

Forma pisemna została zachowana jedynie dla celów weryfikacji autentyczności przekazywanych informacji. Kierownik zamawiającego lub osoba upoważniona jest zobowiązany złożyć podpis na papierowym wydruku sprawozdania wygenerowanym przez system UZP.

UZP dołożył wszelkich starań, aby system przesyłania sprawozdań działał bezawaryjnie. Prawidłowe wykonanie instrukcji dotyczących wypełniania oraz przesyłania formularza powinno gwarantować dostarczenie elektronicznej wersji sprawozdania do UZP. Ponieważ jednak wypełnianie formularza oraz przesyłanie sprawozdania odbywa się za pomocą sieci Internet nie można całkowicie wykluczyć pojawienia się związanych z tym problemów.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z działaniem systemu przesyłania sprawozdań należy skontaktować się z UZP.

Tak. Po rozpoczęciu wpisywania danych do formularza, w lewym górnym rogu zostanie wyświetlony (w kolorze czerwonym) numer sesji, który należy zapisać bądź zapamiętać. W przypadku przerwania wypełniania lub przesyłania sprawozdania do systemu UZP, zapamiętany numer sesji pozwoli na odtworzenie wcześniej wpisanych danych.

Potwierdzeniem, że sprawozdanie wpłynęło do UZP w wersji elektronicznej jest pojawienie się na stronie systemu UZP oraz w dokumencie sprawozdania numeru referencyjnego i daty wygenerowanych z bazy UZP.

Należy pamiętać o wysłaniu do UZP pocztą albo faksem podpisanego wydruku sprawozdania z nadanym przez system UZP numerem referencyjnym.

Poszczególne pola akceptują, w zależności od potrzeb, tekst, wartości liczbowe lub odpowiednie kombinacje liter i cyfr. System sprawdza poprawność wprowadzanych danych i w przypadku niezgodności, wyświetla komunikat o błędzie oraz wskazuje pole, w którym stwierdzono niezgodność.

Jeżeli, pomimo wprowadzenia poprawnych danych, system zgłasza błąd prosimy o kontakt z UZP.

W polu można wpisać numer nadany przez zamawiającego wg wewnętrznej instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w jednostce zamawiającego. Pole nie jest obowiązkowe.

Nie. Pola zostaną automatycznie uzupełnione przez system UZP. Będzie to widoczne na wydruku sprawozdania wygenerowanym przez system UZP.

Numer referencyjny jest nadawany automatycznie w momencie przesłania formularza drogą elektroniczną do bazy UZP. Numer ten jest potwierdzeniem, że sprawozdanie w wersji elektronicznej wpłynęło do UZP, pozwala także na połączenie wersji elektronicznej z papierowym wydrukiem sprawozdania przesłanym do UZP przez zamawiającego pocztą albo faksem.

W polu "ROK" należy wpisać rok, za który sporządzane jest sprawozdanie.

W polu tym należy wpisać pełną nazwę zamawiającego. Wskazane jest podanie nazwy, która pojawia się w ogłoszeniach o zamówieniu.

W polu tym należy podać nazwę ulicy, nr domu oraz (jeżeli występuje) nr lokalu (mieszkania).

Jak prawidłowo wpisać numer NIP?

Prawidłowo wypełnione pole "NIP" powinno zawierać cyfry oraz myślniki, np. 123-45-67-890.

Pole "Tel." pozwala na wpisanie dowolnej kombinacji numeru (łącznie z adnotacją o nr wewnętrznym), jednak w celu ujednolicenia danych, proponuje się, aby nr telefonu został wpisany w poniższy sposób:

• dla telefonów stacjonarnych: 0 (numer kierunkowy) xxx xx xx
• dla telefonów komórkowych: 0 xxx xxx xxx

Tak, pod warunkiem, że serwer zamawiającego je akceptuje.

W przypadku sprawozdania ZP-SR1 należy w Sekcji I.2) wybrać:

• tylko jedno pole w celu określenia rodzaju zamawiającego,
• co najmniej jedno pole w celu określenie przedmiotu działalności.

W przypadku sprawozdania ZP-SR2 należy w Sekcji I.2) wybrać co najmniej jedno pole w celu określenia przedmiotu działalności.

Jak należy wpisywać wartości w pola "Wartość umów bez podatku od towarów i usług (w PLN)"?

Odmiennie niż w latach ubiegłych, podając wartość udzielonych zamówień należy wpisywać dokładną kwotę zamówienia, łącznie z groszami.
Na przykład przy wartości umowy wynoszącej 1 234 567,89 zł w formularzu sprawozdania należy wpisać taką samą kwotę, czyli 1 234 567,89.

Formularz elektroniczny do przesyłania sprawozdania został tak skonstruowany, że do wpisywania wartości kwot udzielonych zamówień przeznaczone są dwa pola: pole do wpisania kwot zł (nie należy wpisywać kropek lub spacji oddzielających tysiące) oraz pole do wpisania kwot groszy

Nie. W przypadku zawarcia umowy ramowej należy podać jedynie całkowitą wartość umowy ramowej; nie należy uwzględniać wartości zamówień udzielonych na podstawie umowy ramowej.

Jeżeli w zawartej umowie określono jedynie ceny jednostkowe (bez podania wartości całkowitej umowy), za wartość zamówienia należy przyjąć iloczyn przewidywanej ilości lub zakresu usług (np. roboczogodziny) oraz ceny jednostkowej określonej w umowie.

Tak. W sprawozdaniu należy uwzględnić wszystkie umowy zawarte w roku, którego dotyczy sprawozdanie niezależnie od faktu wykonania umowy lub wydatkowania środków.

Do umów zawartych na okres dłuższy niż 1 rok zamawiający powinni uwzględnić całą wartość umowy oraz wykazać ją w sprawozdaniu za rok, w którym zawarto umowę.

W przypadku umów zawartych na czas nieoznaczony za wartość umowy należy przyjąć wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia w sprawozdaniu za rok, w którym zawarto umowę.

Jeżeli zamawiający, wszczynając postępowanie, oszacował wartość zamówienia na np.: 8.000 euro, wartość umowy powinna zostać uwzględniona w sekcji dotyczącej zamówień od 6.000 euro do 60.000 euro, nawet jeżeli wyniosła 5.000 euro (a więc znalazła się poniżej progu 6.000 euro).

Analogicznie, jeżeli zamawiający oszacował wartość zamówienia na np.: 50.000 euro, wartość umowy powinna zostać uwzględniona w sekcji dotyczącej zamówień od 6.000 euro do 60.000 euro, nawet w przypadku, gdy wyniosła 70.000 euro, a więc przekroczyła próg 60.000 euro.

Jeżeli w związku z realizacją zamówienia podstawowego udzielono zamówień dodatkowych lub uzupełniających, to przy wypełnianiu formularza sprawozdania należy je traktować (zgodnie ze stanem prawnym i faktycznym) jako odrębne postępowania.

Zamówienia dodatkowe i uzupełniające należy zatem uwzględnić w sprawozdaniu -analogicznie jak pozostałe postępowania - jeżeli ich wartość przekracza próg 6.000 euro.

Zamówienie, w którym dopuszczono składanie ofert częściowych i zawarto więcej niż jedną umowę, należy traktować jako jedno postępowanie i na potrzeby określenia wartości umów należy zsumować ceny netto (bez podatku od towarów i usług) określone w zawartych umowach.

Tak. Np. w przypadku, gdy zamawiający opublikował kilka ogłoszeń o udzieleniu zamówienia dotyczących tego samego postępowania.

W jakiej formie wpisać numer ogłoszenia z Dz.U. UE?

Numer ogłoszenia należy wpisać w formie "[nr]-[rok]", np.: 12345-2005. W przypadku, gdy zamawiający posiada numer ogłoszenia w pełnej postaci, np.: 2006/S 12-034567 do sprawozdania należy wpisać ten numer w postaci: 34567-2006.

Tak. Formularz sprawozdania pozwala na wpisanie do pięciu kodów CPV (podobnie jak to ma miejsce w formularzu ogłoszenia o udzieleniu zamówienia).

Tak. Należy podać kolejno wszystkie kraje pochodzenia wykonawców wybranych w danym postępowaniu.

Gdzie szukać informacji?

Informacje na temat wypełniania formularzy rocznych sprawozdań można uzyskać pod nr tel.: 0-22 458-77-72 lub 458-77-73. Wszelkie pytania i uwagi można zgłaszać także na adres e-mail sprawozdania@uzp.gov.pl

Podstwawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych  (Dz. U. 2004 r., Nr 19, poz. 177, ze zm.);

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. 2006 r., Nr 155, poz. 1110)

Źródło: http://www.uzp.gov.pl/

A.J.
Zespół e-prawnik.pl