e-prawnik.pl Porady prawne

Sprawozdanie o udzielonych zamówieniach tylko do 1 marca

15.2.2007

W dniu 1 marca upływa ustawowy termin przekazywania rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach (zgodnie z art. 98 ustawy - Prawo zamówień publicznych). W myśl art. 98 ust. 2 Prawa zamówień publicznych zamawiający przekazuje sprawozdanie do Prezesa UZP w terminie do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. Sprawozdania za 2006 rok należy przekazywać drogą elektroniczną (on-line) za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej UZP. Ze względu na ograniczoną przepustowość łącza internetowego Urząd Zamówień Publicznych uprasza o przesyłanie sprawozdań w możliwie wcześniejszym terminie.

Kto jest zobowiązany przekazać sprawozdanie o udzielonych zamówieniach?

Do sporządzenia i przekazania sprawozdania zobowiązane są podmioty, które, w roku objętym sprawozdaniem, udzieliły zamówień (w tym zamówień sektorowych) o wartości powyżej 6.000 euro.

Obowiązek złożenia sprawozdania do UZP wynika z art. 98 ustawy - Prawo zamówień publicznych, zaś wzór formularzy określono w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania.

Czy zamawiający, którzy nie udzielili zamówień o wartości powyżej progu 6.000 euro mają obowiązek przekazywania sprawozdania?

Nie. Zamawiający, którzy - w roku objętym sprawozdaniem - nie udzielili żadnych zamówień lub udzielili tylko zamówień, których wartość nie przekroczyła progu 6.000 euro, nie mają obowiązku przesyłania sprawozdania.

Za jaki okres sprawozdawczy należy złożyć sprawozdanie?

Sprawozdanie powinno obejmować rok kalendarzowy, tzn. dane zawarte w sprawozdaniu powinny dotyczyć zamówień udzielonych od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia roku sprawozdawczego.

W jaki sposób należy przesłać sprawozdanie?

W celu spełnienia obowiązku przesłania sprawozdania należy:

  1. Wypełnić elektroniczny formularz na stronie www UZP.
  2. Wysłać formularz sprawozdania drogą elektroniczną (on-line) poprzez stronę www UZP.
  3. Wydrukować wygenerowane przez system UZP sprawozdanie z numerem referencyjnym.
  4. Wysłać pocztą albo faksem wydruk sprawozdania podpisany przez kierownika zamawiającego lub osobę upoważnioną.

Dlaczego wprowadzono formularze elektroniczne?

Dotychczas roczne sprawozdania były przekazywane do UZP wyłącznie w formie papierowej. Wprowadzenie drogi elektronicznej jako sposobu przekazywania sprawozdań wynika przede wszystkim z potrzeby przyspieszenia i usprawnienia przetwarzania zawartych w nich danych. System elektroniczny pozwoli na ujednolicenie danych oraz wyeliminowanie błędów, które pojawiały się przy tradycyjnym sposobie przekazywania sprawozdań. Zwiększy także możliwość weryfikacji danych oraz polepszy jakość przeprowadzanych na podstawie sprawozdań analiz.

Forma pisemna została zachowana jedynie dla celów weryfikacji autentyczności przekazywanych informacji. Kierownik zamawiającego lub osoba upoważniona jest zobowiązany złożyć podpis na papierowym wydruku sprawozdania wygenerowanym przez system UZP.

W jakich przypadkach sprawozdanie może nie trafić do UZP?

UZP dołożył wszelkich starań, aby system przesyłania sprawozdań działał bezawaryjnie. Prawidłowe wykonanie instrukcji dotyczących wypełniania oraz przesyłania formularza powinno gwarantować dostarczenie elektronicznej wersji sprawozdania do UZP. Ponieważ jednak wypełnianie formularza oraz przesyłanie sprawozdania odbywa się za pomocą sieci Internet nie można całkowicie wykluczyć pojawienia się związanych z tym problemów.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z działaniem systemu przesyłania sprawozdań należy skontaktować się z UZP.

Czy wprowadzone do formularza dane można odzyskać w przypadku zerwania połączenia z Internetem?

Tak. Po rozpoczęciu wpisywania danych do formularza, w lewym górnym rogu zostanie wyświetlony (w kolorze czerwonym) numer sesji, który należy zapisać bądź zapamiętać. W przypadku przerwania wypełniania lub przesyłania sprawozdania do systemu UZP, zapamiętany numer sesji pozwoli na odtworzenie wcześniej wpisanych danych.

Czy zamawiający dostanie potwierdzenie wysłania sprawozdania do UZP drogą elektroniczną?

Potwierdzeniem, że sprawozdanie wpłynęło do UZP w wersji elektronicznej jest pojawienie się na stronie systemu UZP oraz w dokumencie sprawozdania numeru referencyjnego i daty wygenerowanych z bazy UZP.

Należy pamiętać o wysłaniu do UZP pocztą albo faksem podpisanego wydruku sprawozdania z nadanym przez system UZP numerem referencyjnym.

Co zrobić w przypadku problemów z wpisywaniem tekstu lub wartości w pola formularza?

Poszczególne pola akceptują, w zależności od potrzeb, tekst, wartości liczbowe lub odpowiednie kombinacje liter i cyfr. System sprawdza poprawność wprowadzanych danych i w przypadku niezgodności, wyświetla komunikat o błędzie oraz wskazuje pole, w którym stwierdzono niezgodność.

Jeżeli, pomimo wprowadzenia poprawnych danych, system zgłasza błąd prosimy o kontakt z UZP.

Co należy wpisać w pole "Numer sprawy nadany przez zamawiającego"?

W polu można wpisać numer nadany przez zamawiającego wg wewnętrznej instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w jednostce zamawiającego. Pole nie jest obowiązkowe.

Czy należy uzupełnić pola "Nr referencyjny nadany przez UZP" oraz "Data"?

Nie. Pola zostaną automatycznie uzupełnione przez system UZP. Będzie to widoczne na wydruku sprawozdania wygenerowanym przez system UZP.

Do czego służy numer referencyjny nadany przez system UZP?

Numer referencyjny jest nadawany automatycznie w momencie przesłania formularza drogą elektroniczną do bazy UZP. Numer ten jest potwierdzeniem, że sprawozdanie w wersji elektronicznej wpłynęło do UZP, pozwala także na połączenie wersji elektronicznej z papierowym wydrukiem sprawozdania przesłanym do UZP przez zamawiającego pocztą albo faksem.

Co należy wpisać w pole "ROK"?

W polu "ROK" należy wpisać rok, za który sporządzane jest sprawozdanie.

Co należy wpisać w pole "Nazwa"?

W polu tym należy wpisać pełną nazwę zamawiającego. Wskazane jest podanie nazwy, która pojawia się w ogłoszeniach o zamówieniu.

Co należy wpisać w pole "Adres pocztowy"?

W polu tym należy podać nazwę ulicy, nr domu oraz (jeżeli występuje) nr lokalu (mieszkania).

Jak prawidłowo wpisać numer NIP?

Prawidłowo wypełnione pole "NIP" powinno zawierać cyfry oraz myślniki, np. 123-45-67-890.

Jak prawidłowo wpisać numer telefonu?

Pole "Tel." pozwala na wpisanie dowolnej kombinacji numeru (łącznie z adnotacją o nr wewnętrznym), jednak w celu ujednolicenia danych, proponuje się, aby nr telefonu został wpisany w poniższy sposób:

  • dla telefonów stacjonarnych: 0 (numer kierunkowy) xxx xx xx
  • dla telefonów komórkowych: 0 xxx xxx xxx

Czy w polu "E-mail" mogą być wpisane duże litery?

Tak, pod warunkiem, że serwer zamawiającego je akceptuje.

Jak wypełnić pkt I.2) Sekcji I. dotyczący rodzaju oraz przedmiotu działalności zamawiającego?

W przypadku sprawozdania ZP-SR1 należy w Sekcji I.2) wybrać:

  • tylko jedno pole w celu określenia rodzaju zamawiającego,
  • co najmniej jedno pole w celu określenie przedmiotu działalności.

W przypadku sprawozdania ZP-SR2 należy w Sekcji I.2) wybrać co najmniej jedno pole w celu określenia przedmiotu działalności.

Jak należy wpisywać wartości w pola "Wartość umów bez podatku od towarów i usług (w PLN)"?

Odmiennie niż w latach ubiegłych, podając wartość udzielonych zamówień należy wpisywać dokładną kwotę zamówienia, łącznie z groszami.
Na przykład przy wartości umowy wynoszącej 1 234 567,89 zł w formularzu sprawozdania należy wpisać taką samą kwotę, czyli 1 234 567,89.

Formularz elektroniczny do przesyłania sprawozdania został tak skonstruowany, że do wpisywania wartości kwot udzielonych zamówień przeznaczone są dwa pola: pole do wpisania kwot zł (nie należy wpisywać kropek lub spacji oddzielających tysiące) oraz pole do wpisania kwot groszy

Czy uwzględniać wartości poszczególnych zamówień udzielonych na podstawie umowy ramowej?

Nie. W przypadku zawarcia umowy ramowej należy podać jedynie całkowitą wartość umowy ramowej; nie należy uwzględniać wartości zamówień udzielonych na podstawie umowy ramowej.

Jaką wartość należy uwzględnić w przypadku cen jednostkowych?

Jeżeli w zawartej umowie określono jedynie ceny jednostkowe (bez podania wartości całkowitej umowy), za wartość zamówienia należy przyjąć iloczyn przewidywanej ilości lub zakresu usług (np. roboczogodziny) oraz ceny jednostkowej określonej w umowie.

Czy uwzględniać wartości z umów zawartych w roku, którego dotyczy sprawozdanie, jeśli środki były wydatkowane w roku następnym?

Tak. W sprawozdaniu należy uwzględnić wszystkie umowy zawarte w roku, którego dotyczy sprawozdanie niezależnie od faktu wykonania umowy lub wydatkowania środków.

Jakie wartości uwzględnić w przypadku umów zawartych na okres dłuższy niż 1 rok?

Do umów zawartych na okres dłuższy niż 1 rok zamawiający powinni uwzględnić całą wartość umowy oraz wykazać ją w sprawozdaniu za rok, w którym zawarto umowę.

Jakie wartości uwzględnić w przypadku umów zawartych na czas nieoznaczony?

W przypadku umów zawartych na czas nieoznaczony za wartość umowy należy przyjąć wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia w sprawozdaniu za rok, w którym zawarto umowę.

Co zrobić w przypadku, gdy wartość umowy jest niższa lub wyższa od progowych wartości zamówienia?

Jeżeli zamawiający, wszczynając postępowanie, oszacował wartość zamówienia na np.: 8.000 euro, wartość umowy powinna zostać uwzględniona w sekcji dotyczącej zamówień od 6.000 euro do 60.000 euro, nawet jeżeli wyniosła 5.000 euro (a więc znalazła się poniżej progu 6.000 euro).

Analogicznie, jeżeli zamawiający oszacował wartość zamówienia na np.: 50.000 euro, wartość umowy powinna zostać uwzględniona w sekcji dotyczącej zamówień od 6.000 euro do 60.000 euro, nawet w przypadku, gdy wyniosła 70.000 euro, a więc przekroczyła próg 60.000 euro.

Czy zamówienia dodatkowe i uzupełniające powinny zostać uwzględnione w sprawozdaniu?

Jeżeli w związku z realizacją zamówienia podstawowego udzielono zamówień dodatkowych lub uzupełniających, to przy wypełnianiu formularza sprawozdania należy je traktować (zgodnie ze stanem prawnym i faktycznym) jako odrębne postępowania.

Zamówienia dodatkowe i uzupełniające należy zatem uwzględnić w sprawozdaniu -analogicznie jak pozostałe postępowania - jeżeli ich wartość przekracza próg 6.000 euro.

Jak traktować zamówienia, w których dopuszczono składanie ofert częściowych?

Zamówienie, w którym dopuszczono składanie ofert częściowych i zawarto więcej niż jedną umowę, należy traktować jako jedno postępowanie i na potrzeby określenia wartości umów należy zsumować ceny netto (bez podatku od towarów i usług) określone w zawartych umowach.

Czy można podać więcej niż jeden numer ogłoszenia w odniesieniu do jednego postępowania?

Tak. Np. w przypadku, gdy zamawiający opublikował kilka ogłoszeń o udzieleniu zamówienia dotyczących tego samego postępowania.

W jakiej formie wpisać numer ogłoszenia z Dz.U. UE?

Numer ogłoszenia należy wpisać w formie "[nr]-[rok]", np.: 12345-2005. W przypadku, gdy zamawiający posiada numer ogłoszenia w pełnej postaci, np.: 2006/S 12-034567 do sprawozdania należy wpisać ten numer w postaci: 34567-2006.

Czy można podać więcej niż jeden przedmiot zamówienia?

Tak. Formularz sprawozdania pozwala na wpisanie do pięciu kodów CPV (podobnie jak to ma miejsce w formularzu ogłoszenia o udzieleniu zamówienia).

Czy można podać więcej niż jeden kraj pochodzenia wybranych wykonawców?

Tak. Należy podać kolejno wszystkie kraje pochodzenia wykonawców wybranych w danym postępowaniu.

Gdzie szukać informacji?

Informacje na temat wypełniania formularzy rocznych sprawozdań można uzyskać pod nr tel.: 0-22 458-77-72 lub 458-77-73. Wszelkie pytania i uwagi można zgłaszać także na adres e-mail sprawozdania@uzp.gov.pl

Podstwawa prawna:

  • Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych  (Dz. U. 2004 r., Nr 19, poz. 177, ze zm.);

  • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. 2006 r., Nr 155, poz. 1110)

Źródło: http://www.uzp.gov.pl/

Potrzebujesz porady prawnej?

KOMENTARZE (0)

Nie dodano jeszcze żadnego komentarza. Bądź pierwszy!!


Dodaj komentarz

DODAJ KOMENTARZ