Walne zgromadzenie akcjonariuszy: możliwe także drogą elektroniczną

21.5.2012

Praktyka pokazuje, że Walne Zgromadzenie rozumiane jako ogół zebranych w jednym czasie i miejscu akcjonariuszy spółki akcyjnej wyrażających swoją decyzję w sprawach określonych w porządku obrad, jest pojęciem nieco anachronicznym, odbiegającym od wymogów życia gospodarczego. Często bowiem w wielu spółkach można było spotkać się z biernością akcjonariuszy, ich nieobecnością na walnych zgromadzenia, co w dalszej kolejności skutkować może brakiem ich udziału w procesie zarządzania spółką i kontroli jej działalności. Propozycją wyjścia naprzeciw potrzebom obrotu był art. 8 dyrektywy 2007/36/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 11.7.2007 r. w sprawie wykonywania niektórych praw akcjonariuszy spółek notowanych na rynku regulowanym (Dz. Urz. UE 2007, L 184/17), dopuszczający udział akcjonariuszy w Walnym Zgromadzeniu z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej.

Niemal dosłowną implementację wskazanego wyżej art. 8 dyrektywy 2007/36/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 11.7.2007 r. stanowi art. 406⁵ ksh. Zapis ten zezwala, by akcjonariusz brał udział w walnym zgromadzeniu z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej. Należy jednak podkreślić, że wskazany przepis przesada jedynie o możliwości zastosowania alternatywnych form udziału w walnym zgromadzeniu z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej odsyłając, w tym zakresie do postanowień statutu spółki. A zatem jeśli statut wprost nie zezwala na taką formę udziału w walnym zgromadzeniu jej stosowanie nie jest dopuszczalne. Co istotne jednak, od 1 stycznia 2013 r. w odniesieniu do spółek publicznych wejdzie w życie Zasada IV.10 Dobrych Praktyk, dotycząca przeprowadzania przez spółki publiczne elektronicznych walnych zgromadzeń, co oznaczać będzie konieczność dostosowania zapisów statutu do tak zmienionych Dobrych Praktyk.

Co zawrzeć w statucie?

Statut spółki powinien zawierać wyraźne przyzwolenie na udział akcjonariusza w walnym zgromadzeniu z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej. Następnie statut winien określać formę lub formy udziału akcjonariuszy w takim walnym zgromadzeniu. Przykładowe możliwości wskazane są w art. 406⁵§ 1 ksh, i zostaną omówione poniżej, jednakże statut może przewidywać inne formy.

Forma udziału akcjonariusza determinuje pośrednio technologię, za pomocą której akcjonariusz może uczestniczyć w walnym. W tym zakresie ustawa pozostawia pełną dowolność, a zatem możliwe jest wykorzystanie Internetu, sieci komórkowych, przekazu satelitarnego i wszelkich innych technologii elektronicznej komunikacji na odległość. Co istotne jednak, statut nie musi określać wszelkich szczegółów technicznych, związanych z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej. Szczegóły te mogą zostać dookreślone np. w uchwale walnego zgromadzenia czy regulaminie walnego zgromadzenia, jak również w uchwale zarządu.

Statut może również określać dodatkowe wymogi, od których spełnienie uzależniony jest udział akcjonariusza w walnym zgromadzeniu za pomocą komunikacji elektronicznej. Pamiętać jednak należy, iż zgodnie z art. 406⁵ § 2 wymogi te mogą wynikać jedynie z konieczności zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji lub być niezbędne do identyfikacji akcjonariuszy. Przepis ten wprowadza „zakaz dyskryminacji” udziału w walnym zgromadzeniu za pomocą komunikacji elektronicznej w stosunku do klasycznego walnego zgromadzenia. W tym kontekście pojawiła się wątpliwość, czy dopuszczalne jest wprowadzenie wymogu posiadania przez akcjonariusza biorącego udział w walnym zgromadzeniu bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu art. 5 ust. 2 ustawy o podpisie elektronicznym oraz art. 78 § 2 k.c. W doktrynie wyrażono pogląd, że stawiane takich wymagań jest nieproporcjonalne w stosunku do celu jakim jest zapewnienie identyfikacji akcjonariuszy, a przez to jako sprzeczne z art. 8 dyrektywy 2007/36/WE niedopuszczalne. Natomiast takie wymogi techniczne jak posiadanie łącza o odpowiedniej przepustowości (zarówno w zakresie download’u jaki i upload’u), szyfrowanie połączenia albo korzystanie ze specjalnej aplikacji do głosowania wydają się być w pełni uzasadnione.

Formy e-uczestnictwa

Tzw. e-uczestnictwo (tj. udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej) jest formalnym uczestnictwem w walnym zgromadzeniu, i jako takie winno skutkować prawem do wykonywania przez takiego akcjonariusza wszelkich uprawnień jakie wynikają z posiadanych przez niego akcji.

Art. 406⁵§ 1 ksh wskazuje trzy ustawowe formy e-uczestnictwa w walnym zgromadzeniu. Są nimi:

transmisja obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym

Z technicznego punktu widzenia w tym wypadku wystarczające jest, aby spółka zapewniła serwer, który będzie obsługiwał transmisję oraz urządzenia rejestrujące, a każdy z uczestników dysponował łączem o odpowiedniej przepustowości. W przepisach nie zostało uregulowane to, czy transmisja powinna obejmować zarówno wizję jak i fonię, czy też może ona zostać ograniczona do jednej z wymienionych. Jest to forma udziału w zgromadzeniu znacząco zawężająca uprawnienia akcjonariusza, ponieważ akcjonariusz realizować może w zasadzie jedynie uprawnienia o charakterze informacyjnym – nie ma natomiast wpływu na przebieg obrad walnego zgromadzenia. Dochodzi tutaj bowiem jedynie do przesyłania i odtwarzania obrazu i dźwięku z miejsca obrad walnego zgromadzenia, bez zwrotnego transferu danych od akcjonariusza do miejsca obrad.

dwustronna komunikacja w czasie rzeczywistym, w ramach której akcjonariusze mogą wypowiadać się w toku obrad walnego zgromadzenia, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad walnego zgromadzenia,

W tym przypadku oprócz sprzętu z puntu 1 spółka powinna zapewnić oprogramowanie do komunikacji tekstowej lub werbalnej. Oprócz bowiem przesyłania i odtwarzania obrazu i dźwięku z miejsca obrad walnego zgromadzenia dochodzi tutaj do analogicznego transferu danych od akcjonariuszy do spółki. Może to być oprogramowanie dedykowane lub powszechnie dostępne, pod warunkiem zapewnienia zabezpieczeń uniemożliwiających wzięcie udziału osób nieuprawnionych. Akcjonariusz uczestniczący zgromadzeniu w tej formie może zabierać głos w dyskusji, składać wnioski formalne i projekty uchwał, na takich samych zasadach, jak akcjonariusze fizycznie obecni w miejscu obrad.

wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku walnego zgromadzenia (tzw. e-voting)

Stosowanie tej formy e-uczestnictwa wymaga od spółki zastosowania specjalistycznego oprogramowania do składania i liczenia głosów. Zaznaczyć należy, iż prawo głosu przy e-uczestnictwie może być wykonywane w dwóch wariantach: głosowania przed obradami oraz w trakcie ich trwania. Statut spółki powinien przesądzać, który z tych wariantów należy stosować, względnie wyraźnie stanowić, że mogą zostać zastosowane oba. Przyjęte w statucie reguły wykonywania prawa głosu w drodze elektronicznej powinny dawać możliwość identyfikacji jednoznacznej woli podmiotu składającego oświadczenie woli. Powinny one także uniemożliwiać wielokrotne głosowanie w tej samej sprawie przez ten sam podmiot oraz umożliwiać przeprowadzanie głosowania jawnego i tajnego. Może to nastąpić w jakikolwiek technicznie dopuszczalny sposób. Postulować należałoby, by na potrzeby protokołu sporządzona została oddzielna listę e- uczestników (jeśli statut spółki pozwala na stosowanie różnych różnych form e-uczestnictwa wskazane jest, aby lista wskazywała formę uczestnictwa danego akcjonariusza).

Należy zaznaczyć, że wskazane formy mogą się występować łącznie tj. wykonywanie prawa głosu w trakcie walnego zgromadzenia może, a nawet powinno łączyć się z transmisją jego obrad.

Pamiętać należy, że z brzmienia art. 406⁵§ 1 ksh wynika, iż udział w walnym zgromadzeniu za pomocą środków komunikacji elektronicznej ma charakter wyłącznie subsydiarny w stosunku do walnego zgromadzenia odbywającego się w klasyczny. Oznacza to, że na chwile obecną kontrowersyjne jest przeprowadzenia walnego zgromadzenia wyłącznie w sieci (tzw. wirtualne walne zgromadzenia). Kodeks spółek handlowych wymaga, by walne zgromadzenie odbywało się w dowolnym określonym w statucie miejscu na terytorium RP. W przypadku wirtualnego zgromadzenia jego miejsca odbywania w znaczeniu geograficznym nie można jednoznacznie ustalić.

Artykuł 406⁵ ksh pozostawia spółkom daleko idącą swobodę w wykorzystywaniu komunikacji elektronicznej przy przeprowadzaniu walnego zgromadzenia akcjonariuszy. Zasadniczego w tej kwestii znaczenia nabiera prawidłowa redakcja zapisów statutu oraz pozostałych dokumentów korporacyjnych, regulujących zasady przeprowadzania e-walnego zgromadzenia, tak by umożliwić tzw. e-uczestnictwo. Komunikację elektroniczną uznać należy za środek uzupełniający tradycyjne formy uczestnictwa w walnych zgromadzeniach, który zmierzać ma do wzmocnienia ładu korporacyjnego w spółkach, zwiększenia reprezentatywności na walnych zgromadzeniach i aktywizacji biernych akcjonariuszy. Cele te oczywiście oceniać należy pozytywnie, praktyka jednak pokaże na ile zostaną one spełnione w praktyce.

Autorzy:

Benedykt Baliga, aplikant radcowski, Kancelaria GACH, HULIST, MIZIŃSKA, WAWER – adwokaci i radcowie prawni sp.p.

Joanna Mizińska, adwokat, partner w Kancelarii GACH, HULIST, MIZIŃSKA, WAWER – adwokaci i radcowie prawni sp.p.