Co zrobić, aby uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek? 

Płatnik składek powinien wypełnić wniosek o zaświadczenie RWN i złożyć lub wysłać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych:

• pocztą,
• elektronicznie – jeżeli płatnik ma konto na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) – może to zrobić osobiście lub przez upoważnionego pełnomocnika.

Jeżeli płatnik chce złożyć wniosek papierowy w placówce ZUS, to może skorzystać z formularza "Wniosku o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS". We wniosku może określić sposób odbioru zaświadczenia; przy czym, nawet gdy np. wyśle wniosek pocztą do wybranej placówki ZUS, to zaświadczenie może odebrać w formie elektronicznej, na swoim koncie na platformie PUE ZUS.

Jeżeli wnioskodawca składa wniosek z czyjegoś upoważnienia bądź chcesz upoważnić kogoś do odbioru zaświadczenia - powinien dołączyć do wniosku pełnomocnictwo. Może w tym celu skorzystać z przygotowanego przez ZUS formularza PEL. 

Kiedy ZUS wyda zaświadczenie?

Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek przedsiębiorca otrzyma tylko, jeżeli jego firma jest zgłoszona do ZUS jako płatnik, a zatem figuruje jako płatnik w Kompleksowym Systemie Informatycznym ZUS - KSI ZUS. W przeciwnym razie zamiast zaświadczenia o niezaleganiu, otrzyma zaświadczenie stwierdzające, iż jego firma nie jest wpisana do rejestru płatników składek KSI ZUS.

Po złożeniu wniosku ZUS sprawdzi stan rozliczeń na podstawie dokumentów rozliczeniowych oraz wpłat składek zapisanych na koncie płatnika składek. Jeżeli na koncie nie będzie zadłużenia w dniu wydania zaświadczenia – otrzyma on zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek.

W zaświadczeniu ZUS stwierdza, że płatnik nie ma zaległości w opłacaniu składek na:

• ubezpieczenia społeczne,
• ubezpieczenie zdrowotne,
• Fundusz Pracy,
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• Fundusz Emerytur Pomostowych.

ZUS przygotuje zaświadczenie do odbioru w formie wskazanej we wniosku i przekaże je zgodnie z wnioskiem - wnioskodacy lub jego pełnomocnikowi: osobiście w wybranej placówce ZUS, pocztą albo elektronicznie. Jeżeli wybierano zaświadczenie elektroniczne, to będzie ono miało formę dokumentu elektronicznego, z możliwością wydruku i zapisania na dysku. Będzie potwierdzone podpisem kwalifikowanym osoby uprawnionej do jego wydania. 

Zaświadczenie ZUS wydaje bezpłatnie.

Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek płatnik otrzyma nie później niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku. W sprawie, która nie budzi wątpliwości ZUS, zaświadczenie takie otrzyma od razu.

Zaświadczenie w wersji papierowej wystawia placówka ZUS właściwa do obsługi wniosku płatnika. Gdy ten złoży dyspozycję odbioru osobistego i nie odbierze zaświadczenia w ciągu 7 dni od złożenia wniosku, ZUS wyśle je pocztą tradycyjną na jego adres. Może je też otrzymać w postaci dokumentu elektronicznego w formacie xml. Będzie ono potwierdzone podpisem kwalifikowanym osoby uprawnionej do jego wydania.

Kiedy płatnik nie otrzyma zaświadczenia?

Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek potwierdza, że płatnik nie zalega z opłacaniem składek na dzień wydania zaświadczenia. Nawet minimalne zaległości mogą być powodem odmowy wydania zaświadczenia o niezaleganiu.

Jeżeli płatnik zalega z opłacaniem składek, to ZUS prześle mu decyzję o odmowie wydania zaświadczenia. Jeśli ZUS odmówi płatnikowi wydania zaświadczenia o niezaleganiu, otrzyma on więc decyzję. Od decyzji może on odwołać się do sądu okręgowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania – zgodnie z pouczeniem zawartym w decyzji.