E-doręczenie zamiast listu?

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o doręczeniach elektronicznych, przedłożony przez ministra cyfryzacji.

Polecony z urzędu przyjdzie elektronicznie

Przyjęty przez rząd projekt ustawy o doręczeniach elektronicznych oznacza, że osoby, które będą chciały, od 2021 roku będą mogły odbierać i wysyłać korespondencję poleconą z urzędu bez konieczności chodzenia na pocztę.

Wszyscy to znamy. Jesteśmy zapracowani i nie ma nas w domu. Za pracą wyjechaliśmy do innego miasta. Dlatego zazwyczaj zamiast listu poleconego trafia do nas awizo - czeka nas wycieczka na pocztę, by odebrać list polecony wysłany przez urząd. Często wiąże się to z koniecznością wcześniejszego wyjścia z pracy, a nierzadko – staniem w kolejce. E-doręczenia rozwiążą ten problem.

Projekt ustawy wprowadza doręczenie elektroniczne, początkowo jako domyślny, ale docelowo – jako podstawowy kanał wymiany korespondencji wymagającej potwierdzenia jej nadania lub odbioru. E-doręczenie będzie prawnie równe z wysłaniem tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru lub doręczeniem osobistym. Będzie to szybki i wygodny sposób komunikowania się obywateli z urzędami.

Najważniejsze rozwiązania przewidziane w projekcie ustawy o doręczeniach elektronicznych

Celem ustawy jest umożliwienie podmiotom publicznym jak najszerszego świadczenia usług elektronicznych wewnątrz administracji oraz wprowadzenie rozwiązań zapewniających obywatelowi czy też przedsiębiorcy załatwienie danej sprawy urzędowej na odległość – bez konieczności wychodzenia z domu czy miejsca pracy.

Korespondencja – co do zasady – będzie nadawana i odbierana przez podmiot publiczny w postaci elektronicznej, co oznacza, że taki podmiot będzie musiał  posiadać adres do doręczeń elektronicznych.

Na potrzeby realizacji doręczenia elektronicznego zostanie stworzony nowy rejestr publiczny, tzw. baza adresów elektronicznych. Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do tej bazy – zobowiązuje podmiot publiczny do doręczania pism na ten adres.

Usługa doręczenia elektronicznego będzie świadczona na polskim rynku przez operatora wyznaczonego oraz dostawców komercyjnych. Poczta Polska (operator wyznaczony) uznana została za strategiczny filar państwa w rozwoju e-government. Zadaniem Poczty Polskiej będzie obsługa urzędowych e-doręczeń do końca 2025 r.

Uzupełnieniem doręczenia elektronicznego będzie publiczna usługa hybrydowa, świadczona przez operatora wyznaczonego (jeśli nadawcą przesyłki listowej jest podmiot publiczny).

Umożliwi ona podmiotom publicznym wysyłkę korespondencji w domyślnej postaci elektronicznej. Natomiast osoby, które na wymianę korespondencji elektronicznej z różnych przyczyn nie będą jeszcze gotowe – dzięki usłudze hybrydowej – otrzymają możliwość odbierania tradycyjnej przesyłki listowej (np. list w postaci elektronicznej zostanie dostarczony na pocztę, ta go wydrukuje i dostarczy w postaci papierowej – zostanie to wykonane w sposób zapewniający ochronę tajemnicy pocztowej, czyli przy zachowaniu bezpieczeństwa i poufności informacji).

Usługa hybrydowa stworzy pomost komunikacyjny między usługą doręczeń elektronicznych a usługą doręczeń tradycyjnych, i powinna przybliżyć osoby wykluczone cyfrowo do świata usług cyfrowych.

W szczególności osoby fizyczne będą mogły korzystać z jednego, własnego adresu do doręczeń elektronicznych, który będzie mógł być wykorzystany do korespondencji ze wszystkimi pozostałymi podmiotami korzystającymi z doręczenia elektronicznego.

Nastąpi odmiejscowienie procesu doręczenia przez umożliwienie wysyłania i odbierania korespondencji z dowolnego miejsca – oznacza to, że nie trzeba będzie za każdym razem informować obecnych i potencjalnych korespondujących o zmianie miejsca pobytu.

Skróci się czas potrzebny na realizację procesów doręczenia, a stronom korespondencji zostaną zapewnione skuteczne prawnie dowody doręczenia w postaci: dowodów wysłania oraz dowodów otrzymania korespondencji.

E-doręczenie dla chętnych

Osoby, preferujące kontakt elektroniczny z urzędem, będą więc mogły skorzystać z możliwości otrzymywania i wysyłania korespondencji drogą elektroniczną. A więc o dogodnej dla nas porze i bez potrzeby wychodzenia z domu.

- "To będzie rewolucja w doręczeniach" – stwierdził Marek Zagórski, minister cyfryzacji. – "Osobom, które będą chciały korzystać z tradycyjnej, papierowej korespondencji, pozostawiamy oczywiście taką możliwość. Ale te osoby, które chcą ułatwiać sobie życie, będą mogły skorzystać z e-doręczeń".

Zamiast pisma z urzędu

Projekt ustawy wprowadza możliwość wysyłania i odbierania dokumentów drogą elektroniczną z taką samą ważnością jak robiliśmy to do tej pory listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Dla obywatela będzie to darmowe rozwiązanie. Administracja publiczna będzie korzystać z usługi operatora wyznaczonego. Wszyscy pozostali będzie mogli wybierać pośród wielu różnych rozwiązań dostępnych na rynku, ale zgodnych ze europejskim standardem – podobnie jak to mamy już dziś w podpisach elektronicznych, czy usługach płatniczych.

Cyfrowy adres

Dla kogo jest to rozwiązanie i co zrobić, by korzystać z możliwości elektronicznego otrzymywania i wysyłania korespondencji do urzędu? Każdy – obywatel, przedsiębiorca  będzie musiał posiadać adres do doręczeń, taki cyfrowy adres zamieszkania. Uzyskamy go na dwa sposoby. Po pierwsze od operatora wyznaczonego, po drugie możemy go kupić od komercyjnego dostawcy usług zaufania. Nasz „adres zamieszkania w świecie cyfrowym” będzie przechowywany w specjalnie na te potrzeby stworzonym nowym rejestrze, tzw. baza adresów elektronicznych. Obywatel czy przedsiębiorca, korzystający z publicznej usługi operatora wyznaczonego będzie miał do niej dostęp ze strony GOV.PL. Dla tych wszystkich, którzy będą chcieli tak jak dotąd odbierać korespondencję w formie papierowej, nic się nie zmieni. Dzięki tzw. usłudze hybrydowej operatora wyznaczonego korespondencja do nich zostanie dostarczona przez listonosza w kopercie.

Zupełnie za darmo

Warto podkreślić, że publiczna usługa doręczenia elektronicznego będzie dobrowolna, ale i darmowa. Świadczona będzie przez operatora wyznaczonego, którym obecnie jest Poczta Polska. To ona miałaby wyłączność na obsługę urzędowych e-doręczeń do końca 2025 r. Co istotne, e-doręczenie będzie prawnie równe z wysłaniem tradycyjnego listu poleconego ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub doręczeniem osobistym. Będzie to więc i szybki, i wygodny sposób komunikowania się obywateli z urzędami. Projekt spowoduje, że skróci się czas potrzebny na doręczenie korespondencji, a stronom da dowód doręczenia. Celem jest też umożliwienie urzędom jak najszerszego wykorzystywania formy elektronicznej w kontaktach z obywatelami, a obywatelom i przedsiębiorcom – umożliwienie spraw urzędowych na odległość bez konieczności wychodzenia z domu, czy miejsca pracy.

Projekt przewiduje, że ustawa zacznie obowiązywać od 1 października 2020 r., z pewnymi wyjątkami takimi jak np. korespondencja sądowa, które zaczną wchodzić w późniejszych terminach.

Kiedy nowe przepisy mają wejść w życie?

Nowa ustawa ma obowiązywać od 1 października 2020 r., z wyjątkiem pakietu regulacji, które wejdą w życie w innych terminach.

A.J.
Zespół e-prawnik.pl