Więcej czasu na wdrożenie e-Doręczeń

Będzie więcej czasu na wdrożenie e-Doręczeń

Niektóre podmioty – zgodnie z ustawą – miały wdrożyć system e-Doręczeń do 10 grudnia br. Po konsultacjach z podmiotami zobowiązanymi i na ich prośbę zdecydowano o przesunięciu terminu wejścia w życie obowiązku korzystania z doręczeń elektronicznych na 30 grudnia 2023 r. Dodatkowo Ministerstwo Cyfryzacji wystąpiło z inicjatywą legislacyjną, która pozwoli przesunąć maksymalną datę wdrożenia na 1.01.2025 r.

Organizacje zrzeszające podmioty publiczne i zawody zaufania publicznego występowały z licznymi apelami o przesunięcie terminu wdrożenia obowiązku stosowania doręczeń elektronicznych. Jak podkreślają, potrzeba więcej czasu na wdrożenie nowego rozwiązania oraz przygotowanie wewnętrznych regulacji dotyczących obiegu korespondencji. W trakcie spotkania postulat przesunięcia terminu poparli przedstawiciele m.in. Związku Powiatów Polskich, Unii Metropolii Polskich, Naczelnej Rady Adwokackiej, Związku Polska Cyfrowa oraz dostawcy systemów elektronicznego obiegu dokumentów oraz kwalifikowanej usługi doręczenia elektronicznego.

W swoich stanowiskach przedstawiciele samorządu terytorialnego wskazywali również, że termin wejścia w życie obowiązku korzystania z e-Doręczeń przypada tuż przed dużą wysyłką realizowaną w jednostkach samorządu terytorialnego – czyli obowiązkiem wysłania, w pierwszych tygodniach każdego roku, decyzji ustalających wymiar podatku od nieruchomości. Jest to duże przedsięwzięcie organizacyjne w gminach, które wysyłają w tym okresie 50% korespondencji wysyłanej przez cały rok.

Przesunięcie terminu z 10 grudnia na 30 grudnia nastąpił na podstawie zmiany komunikatu Ministra Cyfryzacji publikowanego w Dzienniku Ustaw.

Nowa ustawa

Minister Cyfryzacji przygotował projekt ustawy zmieniającej maksymalny termin wdrożenia na 1.01.2025 r. Dotychczasowa ustawa o doręczeniach elektronicznych przewiduje maksymalny termin, kiedy musi nastąpić wejście w życie obowiązku korzystania z e-Doręczeń na 1.01.2024 r. Bez zmiany przepisów Minister Cyfryzacji nie może dokonać dłuższego przesunięcia daty wdrożenia, dlatego został przygotowany odpowiedni projekt ustawy. Projekt zawiera wyłącznie propozycje zmiany maksymalnej daty z 1.01.2024 r. na 1.01.2025 r. zgodnie z postulatami interesariuszy.

Celem ustawy z dnia 12 grudnia 2023 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych jest zmiana terminów przewidzianych w art. 152 ust. 1 i 2 i art. 155 ust. 11 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych i uchylenie art. 158 ust. 2 tej ustawy.

Zgodnie z art. 155 ust. 11 ustawy o doręczeniach elektronicznych  minister właściwy do spraw informatyzacji jest obowiązany ogłosić w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej komunikat, określający termin wdrożenia rozwiązań technicznych umożliwiających:

1.    podmiotom, o których mowa w:

a)      ust. 1–5 tego artykułu (organom administracji rządowej oraz jednostkom budżetowym obsługującym te organy, innym organom władzy publicznej, w tym organom kontroli państwowej i ochrony prawa, oraz jednostkom budżetowym obsługującym te organy, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych i zarządzanym przez niego funduszom oraz Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i funduszom zarządzanym przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, Narodowemu Funduszowi Zdrowia, a także agencjom wykonawczym, instytucjom gospodarki budżetowej, państwowym funduszom celowym, samodzielnym publicznym zakładom opieki zdrowotnej, uczelniom publicznym, Polskiej Akademii Nauk i tworzonym przez nią jednostkom organizacyjnym, państwowym i samorządowym instytucjom kultury, innym państwowym lub samorządowym osobom prawnym utworzonym na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych) oraz w art. 9 ust. 1 pkt 1–6 i 8 ustawy o doręczeniach elektronicznych (wykonującym zawód: adwokatom, radcom prawnym, doradcom podatkowym, doradcom restrukturyzacyjnym, rzecznikom patentowym oraz notariuszom, a także podmiotom niepublicznym wpisanym do rejestru przedsiębiorców), powszechne doręczanie i odbieranie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej,

b)      ust. 6 tego artykułu (jednostkom samorządu terytorialnego i ich związkom oraz związkom metropolitalnym oraz samorządowym zakładom budżetowym), powszechne doręczanie i odbieranie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego;

2.  dostęp do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym.

Zgodnie z art. 155 ust. 11 ustawy o doręczeniach elektronicznych, termin wskazany w komunikacie nie może być późniejszy niż dzień 1 stycznia 2024 r. W ust. 12 art. 155 wskazano, że komunikat ogłasza się w terminie co najmniej 90 dni przed dniem wdrożenia rozwiązań technicznych określonym w tym komunikacie. Termin wskazany w komunikacie jest dniem, od którego wyżej wymienione podmioty są obowiązane stosować przepisy ustawy o doręczeniach w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej.

W ustawie z dnia 12 grudnia 2023 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych wskazano, że termin określony w komunikacie nie będzie mógł być wcześniejszy niż dzień 30 marca 2024 r. i późniejszy niż dzień 1 stycznia 2025 r. W uzasadnieniu do projektu ustawy wskazano, jako jeden z powodów nowelizacji art. 155 ust. 11 ustawy o doręczeniach, brak gotowości technicznej operatora wyznaczonego do wykonywania publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej.

Zmiana art. 152 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych, zmierza do tego, aby przewidziany tym  przepisem obowiązek przekazania do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej danych niezbędnych do utworzenia adresu do doręczeń w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz danych niezbędnych w celu wpisania tego adresu do bazy adresów elektronicznych, dotyczył podmiotów niepublicznych składających wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej od dnia 1 stycznia 2025 r., a nie jak to wynika z aktualnie obowiązującego przepisu po dniu 31 grudnia 2023 r.

W następstwie zmiany art. 152 ust. 2 ustawy o doręczeniach elektronicznych obowiązek:

• przekazania danych niezbędnych do utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
• przekazania adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczoną przez kwalifikowanego dostawcę oraz danych niezbędnych w celu wpisania tego adresu do bazy adresów elektronicznych, albo
• wystąpienia do ministra właściwego do spraw informatyzacji z wnioskiem o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego

– będzie się odnosił do podmiotów niepublicznych, nieposiadających adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, wpisanych do Centralnej  Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej do dnia 31 grudnia 2024 r., a nie do dnia 31 stycznia 2023 r., składających wniosek o zmianę wpisu w tej ewidencji w okresie od dnia  1 lipca 2025 r. do dnia 30 września 2026 r., a nie od dnia 30 września 2025 r. do dnia 30 września 2026 r.

Uchylenie ust. 2 w art. 158 ustawy o doręczeniach elektronicznych będzie skutkowało tym, że przepis ust. 1 tego artykułu będzie stosowany również do podmiotów publicznych posiadających adres do doręczeń elektronicznych. Zgodnie z art. 158 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych w okresie od dnia wejścia w życie tej ustawy do dnia poprzedzającego dzień zaistnienia obowiązku jej stosowania, o którym mowa w art. 155 ustawy o doręczeniach elektronicznych (wynikającego z komunikatu ministra właściwego do spraw informatyzacji), do doręczania przez podmioty publiczne w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne do podmiotów niebędących podmiotami publicznymi w rozumieniu tej ustawy, dokonywanego w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej, stosuje się art. 39, art. 391 , art. 40 § 4 oraz art. 46 § 4–9 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego w brzmieniu dotychczasowym oraz art. 144a i art. 152a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa w brzmieniu dotychczasowym (przepisy te dotyczą zasad doręczania pism i potwierdzania ich odbioru w postępowaniu administracyjnym oraz warunków doręczania pism drogą elektroniczną i zasad doręczenia pism w formie dokumentu elektronicznego w postępowaniu podatkowym).

Ustawa weszła w życie z dniem następującym po dniu jej ogłoszenia. 

Zmiany w systemie e-Doręczeń 

Dodatkowo operator wyznaczony ma wdrożyć nowe funkcjonalności, które zapewnią sprawniejszą obsługę korespondencji, szczególnie w podmiotach publicznych, w tym: funkcjonalność pozwalającą na masowe wysyłanie wiadomości do wielu adresatów, masową archiwizację wiadomości w skrzynce doręczeń czy zwiększenie możliwej do wysyłania wielkości załączników za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

We współpracy z operatorem wyznaczonym rząd udoskonala i rozwija usługę doręczeń elektronicznych, aby odpowiadała potrzebom użytkowników i spełniała oczekiwania podmiotów publicznych, które biorą udział we wdrożeniu do Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych.

Dlatego w 2024 roku zaplanowano następujące zmiany w e-Doręczeniach:

• limit wielkości wiadomości z załącznikami zwiększy się z 15 MB do 500 MB,
• maksymalna liczba adresatów wiadomości masowej zwiększy się z 15 do 1000 adresatów,
• zmieni się moment wystawienia dowodu doręczenia – będzie to następowało w chwili otwarcia wiadomości – obecnie dzieje się to, gdy odbiorca loguje się do skrzynki do e-Doręczeń,
• w aplikacji mObywatel zostaną uruchomione powiadomienia z e-Doręczeń,
• będzie możliwe podpisywanie wiadomości za pomocą profilu zaufanego.

A.J.
Zespół e-prawnik.pl