Spółka z o.o.

Czeki

Jak zaksięgować zobowiązanie zaciągnięte przez zarząd w formie czeku? - opinia prawna

Stan faktyczny

Dwóch członków zarządu pobierało sukcesywnie (40 czekami) gotówkę z banku, nie wpłacali jej do kasy Spółki z o.o., twierdząc że są Zarządem i to ich odpowiedzialność - później wpłacą - tym sposobem wyciągnęli około 600.000 zł, Spółka jest co prawda w dobrej kondycji finansowej, ale ja kompletnie nie mam pojęcia jak to wygląda z punktu widzenia prawa? Jak to wykazać w bilansie i jak zaksięgować - do tej pory wisi to w analityce środków pieniężnych w drodze z tytułu pobranych czeków imiennie na każdego członka zarządu. Zero umowy pożyczki czy wniosku o zaliczkę. To bardzo duża kwota, a ja jako księgowa pracownik tych Panów, nie mam żadnego regresu w stosunku do nich. Dodam, że to obywatele zagraniczni (jeden ma kartę stałego pobytu, drugi zezwolenie na pracę).

Opinia prawna

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, czeki są elementem środków pieniężnych przedsiębiorstwa. Rozliczenia środków pieniężnych następują dwojako:

- w formie gotówkowej

- w formie bezgotówkowej.

W rozliczeniach i operacjach gotówkowych bierze udział także czek gotówkowy (w przeciwieństwie do czeku rozrachunkowego). Przykładowa sytuacja pobrania gotówki z banku czekiem i wpłaty jej do kasy przedsiębiorstwa powinna być rozksięgowana następująco:

131 - rachunek bieżący przedsiębiorstwa - kwota pobrania strona Ma

100 - kasa przedsiębiorstwa - kwota zasilenia kasy strona Wn

Czeków gotówkowych własnych, realizowanych na potrzeby własne przedsiębiorstwa, nie ma potrzeby księgować z użyciem konta środków pieniężnych w drodze. Trudno uznać za błędne księgowanie z użyciem tegoż konta, lecz w tym przypadku można zastosować formę „uproszczoną”.

Natomiast - w sytuacji takiej, gdy został wystawiony czek gotówkowy imienny i został on zrealizowany w banku (potwierdzenie na wyciągu bankowym), a środki pieniężne z tego tytułu nie wpłynęły do kasy przedsiębiorstwa - należy przeksięgować zrealizowane pobranie na rzecz pracownika, który ten czek zrealizował, tytułem zaliczki. Wszystkie pobrania czekiem gotówki z banku (czeki zrealizowane), powinny być przeksięgowane na konta zaliczek do rozliczenia, wg kont analitycznych - imiennych każdej z osób.

Z kolei w przypadku osób uprawnionych do reprezentacji przedsiębiorstwa trudno też mówić - wobec pobrań czekiem, zatwierdzanych ich podpisem - o konieczności składania wniosków o wypłatę zaliczki, gdyż to one reprezentują przedsiębiorstwo zarówno wobec pracowników, jak i na zewnątrz firmy. Przez samą czynność pobrania gotówki czekiem i nie rozliczenia jej wpłatą do kasy, należy uznać, że osoby te są zobowiązane do rozliczenia się z przedsiębiorstwem z tytułu zaliczki. Brak wniosku o udzielenie zaliczki nie stanowi przyczyny do uznania, że tej zaliczki nie ma. Tym bardziej, że brak jest innych dokumentów dotyczących zdarzeń gospodarczych, na które te kwoty były pobierane.

Pani - jako pracownik przedsiębiorstwa - z mocy prawa jest zobowiązana do dołożenia należytej staranności w wykonywaniu swych obowiązków pracowniczych. W szczególności do Pani obowiązków - jako księgowej przedsiębiorstwa - należy prawidłowe księgowanie zdarzeń gospodarczych, natomiast nie można Pani przypisać odpowiedzialności za skutki tychże zdarzeń (za te skutki odpowiada zarząd przedsiębiorstwa).

Pobieranie zaliczek przez zarząd przedsiębiorstwa nie jest nieprawidłowością nawet, gdy są to duże sumy. Jednakże rzeczywiście może pojawić się wątpliwość, czy nie dochodzi do pewnych nadużyć w opisanym przez Panią stanie faktycznym. Nie wiemy, czy członkowie zarządu w zatrudniającej Panią spółce są jednocześnie udziałowcami tejże spółki. Jeśli tak, to trudno też mówić o konieczności uzasadniania tak wysokich pobrań wobec zgromadzenia wspólników (choćby na zwyczajnym zgromadzeniu, które zbiera się na potrzeby oceny działalności przedsiębiorstwa i udzielenia bądź odmowie udzielenia kwitowania zarządowi spółki).

Natomiast, jeśli osoby stanowiące zarząd spółki wskazany ze stanu faktycznego nie są jednocześnie udziałowcami, to zapoznając się ze sprawozdaniem finansowym spółki, udziałowcy powinni mieć możliwość oceny zaistniałego zdarzenia. Odpowiednie zaksięgowanie pobranych i nierozliczonych kwot przez członków zarządu (konta rozrachunkowe, analityczne) na pewno pozwoli im na zapoznanie się z zaistniałą sytuacją. Nadmienić należy, że każdy wspólnik (udziałowiec) ma prawo w dowolnym czasie zapoznać się z aktualną sytuacją finansową przedsiębiorstwa i nie można mu tego prawa odmówić.

Fakt, że członkowie zarządu nie są obywatelami polskimi, na tym etapie nie ma większego znaczenia. Może się to jednak okazać istotne, w przypadku konieczności wszczęcia postępowania sądowego przeciwko nim o zwrot nierozliczonych zaliczek.

Obserwuj nas na:

Potrzebujesz porady prawnej?

KOMENTARZE (0)

Nie dodano jeszcze żadnego komentarza. Bądź pierwszy!!


Dodaj komentarz

DODAJ KOMENTARZ

ZOBACZ TAKŻE: