• Ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. 2004 r., Nr 173, poz. 1807),

• Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2002 r., Nr 76, poz. 694),

• Ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym  (Dz.U. 2001 r., Nr 17, poz. 209).

Analizując przedstawiony przez Pana stan faktyczny, na początek należy wskazać, że X jest oddziałem spółki niemieckiej, wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego, działającym na podstawie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, przewidującej możliwość wykonywania działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej poprzez utworzenie oddziału (art. 85 ustawy).

Art. 90 ustawy przewiduje obowiązki przedsiębiorcy zagranicznego, który utworzył oddział, a jest on zobowiązany:

• używać do oznaczenia oddziału oryginalnej nazwy przedsiębiorcy zagranicznego wraz z przetłumaczoną na język polski nazwą formy prawnej przedsiębiorcy oraz dodaniem wyrazów „oddział w Polsce”,

• prowadzić dla oddziału oddzielną rachunkowość w języku polskim zgodnie z przepisami o rachunkowości,

• zgłaszać ministrowi właściwemu do spraw gospodarki wszelkie zmiany stanu faktycznego i prawnego w zakresie okoliczności, o których mowa w art. 91 ust.1 pkt. 2, w terminie 14 dni od dnia ich wystąpienia.

Zgodnie z art. 90 pkt. 2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej należy przejść na grunt ustawy o rachunkowości, która w art. 4 wskazuje, iż jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Rachunkowość jednostki obejmuje:

• przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,

• prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,

• okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

• wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,

• sporządzanie sprawozdań finansowych,

• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,

• poddanie badaniu i ogłoszenie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację powyższych obowiązków. 

Aby usunąć wątpliwości, że chodzi również o oddział przedsiębiorstwa zagranicznego art. 2.1 ustawy o rachunkowości wskazuje, że przepisy ustawy o rachunkowości stosuje się z zastrzeżeniem ust. 3, do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek, o których mowa w pkt 1 i 2, a także zagranicznych osób prawnych, zagranicznych jednostek nieposiadających osobowości prawnej oraz zagranicznych osób fizycznych, prowadzących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działalność osobiście, przez osobę upoważnioną, przy pomocy pracowników - w odniesieniu do działalności prowadzonej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, bez względu na wielkość przychodów.

Na podstawie art. 51 ustawy o rachunkowości jednostka, w skład której wchodzą jednostki organizacyjne sporządzające samodzielne sprawozdania finansowe, sporządza łączne sprawozdanie finansowe, będące sumą sprawozdania finansowego jednostki i wszystkich jej oddziałów (zakładów), wyłączając odpowiednio:

• aktywa i fundusze wydzielone,

• wzajemne należności i zobowiązania oraz inne rozrachunki o podobnym charakterze,

• przychody i koszty z tytułu operacji dokonywanych między jednostką a jej oddziałami (zakładami) lub między jej oddziałami (zakładami),

• wynik finansowy operacji gospodarczych dokonywanych wewnątrz jednostki, zawarty w aktywach jednostki lub jej oddziałów (zakładów).

Można nie dokonywać wyłączeń, o których mowa wyżej, jeżeli nie wpływa to ujemnie na spełnienie obowiązków określonych w art. 4 ust. 1.

Do sprawozdania finansowego jednostki, w której skład wchodzą oddziały (zakłady) znajdujące się poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i tam sporządzające sprawozdania finansowe, włącza się odpowiednie dane wynikające z bilansów tych oddziałów (zakładów), wyrażone w walutach obcych, przeliczone na walutę polską po obowiązującym na dzień bilansowy średnim kursie ustalonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski, natomiast z rachunku zysków i strat - po kursie stanowiącym średnią arytmetyczną średnich kursów na dzień kończący każdy miesiąc roku obrotowego, a w uzasadnionych przypadkach - po kursie będącym średnią arytmetyczną średnich kursów na dzień kończący poprzedni rok obrotowy i dzień kończący bieżący rok obrotowy, ustalonych dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski. Powstałe na skutek tych przeliczeń różnice wykazuje się w łącznym sprawozdaniu finansowym jednostki, w pozycji "Różnice kursowe z przeliczenia", jako składnik kapitału (funduszu) z aktualizacji wyceny.

Definicja sprawozdania finansowego sporządzonego przez samobilansujący się oddział jest taka sama, jak w przypadku pozostałych podmiotów objętych ustawą o rachunkowości (więc niezbędne jest przygotowywanie przez Oddział X pełnego sprawozdania finansowego wraz z informacjami dodatkowymi). Ponadto przedsiębiorstwa wielozakładowe posiadające oddziały za granicą mają obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego według zagranicznych zasad rachunkowości i w walucie kraju  w jakim znajduje się siedziba oddziału.

Natomiast jeśli chodzi o obowiązek dostarczenia do Krajowego Rejestru Sądowego uchwały zwyczajnego zgromadzenia wspólników akceptującej roczne wyniki finansowe polskiego oddziału spółki to taką konieczność wskazuje art. 40 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym  w związku z art. 89 in principio ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Otóż nie zostało to wyłączone z obowiązków oddziału, ani w inny sposób ograniczone, a cały rozdział 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym stosuje się do oddziałów przedsiębiorstw zagranicznych.

Art. 36 pkt. 14 ustawy o KRS mówi, iż przepisy niniejszego rozdziału (rozdział 2), w którym mieści się art. 40 ustawy stosuje się do oddziałów przedsiębiorców zagranicznych działających na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a art. 40 wskazuje, że w dziale 3 rejestru przedsiębiorców zamieszcza się następujące dane:

• przedmiot działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), z tym że
  w przypadku oddziałów przedsiębiorców zagranicznych oraz głównych oddziałów zagranicznych zakładów ubezpieczeń określa się przedmiot działalności oddziału,

• wzmiankę o złożeniu rocznego sprawozdania finansowego z oznaczeniem daty jego złożenia,

• wzmiankę o złożeniu opinii biegłego rewidenta, jeżeli sprawozdanie podlegało obowiązkowi badania przez biegłego, na podstawie przepisów o rachunkowości,

• wzmiankę o złożeniu uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,

• w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, spółek akcyjnych oraz spółdzielni - wzmiankę o złożeniu sprawozdania
  z ich działalności, jeżeli przepisy o rachunkowości wymagają ich złożenia do sądu rejestrowego.

Niezależnie od obowiązków określonych w przepisach o Krajowym Rejestrze Sądowym przedsiębiorca zagraniczny jest obowiązany:

• podać imię i nazwisko oraz adres na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej osoby upoważnionej w oddziale do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego;

• dołączyć poświadczony notarialnie wzór podpisu osoby, o której mowa wyżej;

• jeżeli działa na podstawie aktu założycielskiego, umowy lub statutu - złożyć ich odpisy do akt rejestrowych oddziału wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski (w przypadku gdy przedsiębiorca zagraniczny utworzył na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej więcej niż jeden oddział, złożenie tych dokumentów może nastąpić w aktach jednego z oddziałów, z tym że w aktach rejestrowych pozostałych oddziałów należy wskazać ten oddział, w którego aktach złożono wskazane dokumenty, wraz
  z oznaczeniem sądu, w którym znajdują się akta, i numeru oddziału w rejestrze)

• jeżeli istnieje lub wykonuje działalność na podstawie wpisu do rejestru - złożyć do akt rejestrowych oddziału odpis z tego rejestru wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski (w przypadku gdy przedsiębiorca zagraniczny utworzył na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej więcej niż jeden oddział, złożenie tych dokumentów może nastąpić w aktach jednego z oddziałów, z tym że w aktach rejestrowych pozostałych oddziałów należy wskazać ten oddział, w którego aktach złożono wskazane dokumenty, wraz z oznaczeniem sądu, w którym znajdują się akta, i numeru oddziału w rejestrze).

Z powyższego wynika, że uchwała bądź postanowienie o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego powinno być przedłożone zarówno do Krajowego Rejestru Sądowego, jak i do Urzędu Skarbowego.