Zaniechanie powołania zarządu na kolejną kadencję - opinia prawna

Stan faktyczny

W umowie spóÅ‚ki z ograniczonÄ… odpowiedzialnoÅ›ciÄ… nie ma zapisu dotyczÄ…cego okresu, na jaki powoÅ‚ywany jest zarzÄ…d. Jedynym zapisem dotyczÄ…cym terminu kadencji bÄ…dź mandatu w umowie spóÅ‚ki jest § 19 ust. 6: „Mandaty czÅ‚onków ZarzÄ…du wygasajÄ… z dniem odbycia Zgromadzenia Wspólników zatwierdzajÄ…cego sprawozdanie, bilans, rachunek zysków i strat za ostatni rok dziaÅ‚alnoÅ›ci.” Za lata od 1999 r. do chwili obecnej uchwaÅ‚y zatwierdzajÄ…ce sprawozdanie finansowe nie zawieraÅ‚y uchwaÅ‚ o corocznym powoÅ‚aniu zarzÄ…du. W zwiÄ…zku z powyższym powstaÅ‚a w chwili obecnej niepewność, co do tego, czy brak corocznych uchwaÅ‚ o powoÅ‚aniu zarzÄ…du nie skutkuje nieważnoÅ›ciÄ… jego reprezentacji w dotychczasowym okresie. Czy istnieje możliwość takiego zredagowania uchwaÅ‚y wspólników np. przy okazji zatwierdzenia sprawozdania za rok 2008, żeby walne zgromadzenie zatwierdziÅ‚o dotychczasowe dziaÅ‚anie zarzÄ…du bez zmian w umowie spóÅ‚ki? PoczÄ…wszy od tego okresu corocznie zgromadzenie podejmowaÅ‚oby już uchwałę w sprawie wyboru zarzÄ…du po zakoÅ„czeniu kadencji.

Opinia prawna

Niniejsza opinia prawna zostaÅ‚a sporzÄ…dzona na podstawie nastÄ™pujÄ…cych aktów prawnych:

  • Ustawy z dnia 15 wrzeÅ›nia 200 r. Kodeks spóÅ‚ek handlowych (Dz. U. 2000 r., Nr 94, poz. 1037 ze zmianami),

  • Ustawy z dnia 27 czerwca 1934 r. Kodeks handlowy (Dz. U. 1934 r., Nr 57, po. 502 ze zmianami).

Kadencja a mandat

Na wstÄ™pie wskazać należy różnicÄ™ pomiÄ™dzy kadencjÄ… a mandatem czÅ‚onka zarzÄ…du w spóÅ‚ce z o. o. PomijajÄ…c obszerne orzecznictwo w tej materii oraz spory doktrynalne na tle jeszcze dawnych przepisów, stwierdzić można, iż obecnie Kodeks spóÅ‚ek handlowych okreÅ›la, iż „kadencja” to okres peÅ‚nienia funkcji przez czÅ‚onka zarzÄ…du w spóÅ‚ce, z kolei „mandat” to umocowanie czÅ‚onka zarzÄ…du do peÅ‚nienia funkcji.

Powyższe rozumienie „kadencji” można wyprowadzić z treÅ›ci art. 202 § 3 ksh, w której pojÄ™cie to relatywizuje siÄ™ do kategorii oznaczonego czasu.

Oznaczenie długości kadencji

Jeżeli chodzi o dÅ‚ugość kadencji – peÅ‚nienia funkcji przez czÅ‚onka zarzÄ…du spóÅ‚ki z o. o. nie zawsze musi być oznaczona, a wiÄ™c wiÄ…zać siÄ™ z kadencyjnoÅ›ciÄ… wykonywania przez niego mandatu.  W umowie spóÅ‚ki kadencja nie jest oznaczona tzn. nie ma górnych granic kadencji, powoÅ‚ania na okres np. kilku lat.

W takiej sytuacji, gdy w umowie spóÅ‚ki z o. o. kadencja czÅ‚onka zarzÄ…du nie zostaÅ‚a oznaczona, to:

  • Z przepisu art. 202 § 1 Ksh wynika, że mandat czÅ‚onka zarzÄ…du wygasa zawsze z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzajÄ…cego sprawozdanie finansowe za pierwszy rok obrotowy peÅ‚nienia przez niego takiej funkcji w danej spóÅ‚ce. Przepis ten nie odnosi siÄ™, bowiem do tzw. pierwszego zarzÄ…du w historii danej spóÅ‚ki, a wiÄ™c powoÅ‚anego w momencie lub zaraz po zawiÄ…zaniu spóÅ‚ki, ale do takiego zarzÄ…du, który po raz pierwszy peÅ‚ni w tej spóÅ‚ce wspomnianÄ… funkcjÄ™.

  • Z przepisu art. 202 § 2 Ksh można wyprowadzić wniosek, że czÅ‚onek zarzÄ…du, który nie peÅ‚ni po raz pierwszy w danej spóÅ‚ce takiej funkcji, gdyż zostaÅ‚ on ponownie wybrany przez wspólników (czy też przez inny organ spóÅ‚ki bÄ…dź osobÄ™ trzeciÄ…) na czÅ‚onka zarzÄ…du, to przy zaÅ‚ożeniu, że znowu nie okreÅ›lono mu kadencji – jest on de facto powoÅ‚any nadal na rocznÄ… kadencjÄ™. Wynika to stÄ…d, że jego mandat wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzajÄ…cego sprawozdanie finansowe za ostatni peÅ‚ny rok obrotowy, peÅ‚nienia przez niego funkcji czÅ‚onka zarzÄ…du. Ponownie wybrany czÅ‚onek zarzÄ…du, po pierwszej jego kadencji (art. 202  § 1 ksh) podpada pod zakres podmiotowy przepisu art. 202 § 2, gdyż bÄ™dÄ…c powoÅ‚any znowu na czas nieoznaczony, zostaÅ‚ on powoÅ‚any na okres dÅ‚uższy niż rok.  

Z powyższego wynika, że powoÅ‚anie czÅ‚onka zarzÄ…du na czas nieoznaczony nie jest równoznaczne z tym, że bÄ™dzie on peÅ‚niÅ‚ swojÄ… funkcjÄ™ aż do jego odwoÅ‚ania, Å›mieci bÄ…dź rezygnacji z tej funkcji (art. 202 § 4 Ksh), mimo, że co roku spóÅ‚ka ma obowiÄ…zek przeprowadzić zwyczajne zgromadzenie wspólników, na którym powinno być przyjÄ™te sprawozdanie finansowe spóÅ‚ki (art. 231§1 i 2 pkt.1 Ksh). Dlatego też powoÅ‚anie czÅ‚onka zarzÄ…du na czas nieoznaczony jest tożsame z powoÅ‚aniem go na rocznÄ… kadencjÄ™. Jest to rozwiÄ…zanie chroniÄ…ce przede wszystkim interes wspólników spóÅ‚ki.  

WygaÅ›niecie mandatu czÅ‚onka zarzÄ…du powoÅ‚anego na czas nieoznaczony (jak w przypadku Pana spóÅ‚ki) nastÄ™pujÄ…ce z dniem odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników  wymaga ponownego powoÅ‚ania takiego czÅ‚onka zarzÄ…du na jego dotychczasowÄ… funkcjÄ™.

Brak uchwaÅ‚y o powoÅ‚aniu czÅ‚onka zarzÄ…du na nowÄ… kadencjÄ™ – faktycznie rocznÄ… (jak w opisanym przez Pana przypadku) wynikajÄ…ce np. z niewiedzy wspólników, skutkuje tym, że spóÅ‚ka, która przyjmie roczne sprawozdanie finansowe nie bÄ™dzie miaÅ‚a zarzÄ…du, przez co nie bÄ™dzie mogÅ‚a dziaÅ‚ać zarówno w stosunkach zewnÄ™trznych jak i wewnÄ™trznych.  

Z powyższego wynika, że brak oznaczenia kadencji czÅ‚onka zarzÄ…du w umowie spóÅ‚ki, czyli powoÅ‚anie na czas nieoznaczony, nie leży w interesie tego czÅ‚onka zarzÄ…du, gdyż faktycznie jest on powoÅ‚any na roczne kadencje. StÄ…d należy uznać, że czÅ‚onkowie zarzÄ…du powinni być zainteresowani wyraźnym okreÅ›leniem w umowie spóÅ‚ki ich kadencji np. trzy lata czy pięć lat.

W okolicznoÅ›ciach zaistniaÅ‚ych w Pana spóÅ‚ce, gdzie pomimo udzielania corocznie absolutorium czÅ‚onkom zarzÄ…du, nie byli oni corocznie powoÅ‚ywani, zgodnie z kodeksem spóÅ‚ek handlowych, zaistniaÅ‚a taka sytuacja, że w latach 2001-2005 r. spóÅ‚ka nie miaÅ‚a zarzÄ…du. Faktycznie istniejÄ…cy zarzÄ…d przez te lata nie mógÅ‚ dziaÅ‚ać ani w stosunkach zewnÄ™trznych ani wewnÄ™trznych, gdyż nie miaÅ‚ legitymacji do reprezentowania spóÅ‚ki. Dlatego istnieje niebezpieczeÅ„stwo, że czynnoÅ›ci, dokonane przez „faktyczny zarzÄ…d” zwiÄ…zane z dotychczasowym zarzÄ…dzaniem spóÅ‚kÄ… sÄ… bezskuteczne.  

Ponadto w latach 2000 – 2008 nastÄ…piÅ‚a zmiana obowiÄ…zujÄ…cego w tym zakresie prawa - Kodeks spóÅ‚ek handlowych, obowiÄ…zuje od 1 stycznia 2001 r., wczeÅ›niej obowiÄ…zywaÅ‚ Kodeks handlowy (Dz.U. z 1934 r., Nr 57, poz. 502 ze zmianami), w którym byÅ‚ nastÄ™pujÄ…cy zapis – art. 196: „Mandaty czÅ‚onków zarzÄ…du wygasajÄ… z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzajÄ…cego sprawozdanie finansowe, bilans i rachunek zysków i strat za ostatni rok ich urzÄ™dowania.”

Zgodnie z tym zapisem i uchwałą Sądu Najwyższego z dnia 10 czerwca 1997 r.

III CZP 28/97 - w odpowiedzi na pytanie „Czy w sytuacji gdy w umowie spóÅ‚ki ani też w uchwale wspólników nie zostaÅ‚ okreÅ›lony czas, na jaki powoÅ‚any jest zarzÄ…d (kadencja zarzÄ…du), należy uznać, że zarzÄ…d powoÅ‚ywany jest na kadencjÄ™ odpowiadajÄ…cÄ… rokowi obrotowemu, a mandaty czÅ‚onków zarzÄ…du wygasajÄ… po speÅ‚nieniu warunków przewidzianych w art. 196 k.h?" SÄ…d Najwyższy podjÄ…Å‚ uchwałę, iż „wygaÅ›niÄ™cie mandatów czÅ‚onków zarzÄ…du spóÅ‚ki z ograniczonÄ… odpowiedzialnoÅ›ciÄ… z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzajÄ…cego sprawozdanie, bilans oraz rachunek zysków i strat za ostatni rok urzÄ™dowania (art. 196 k.h.), nie jest równoznaczne z zakoÅ„czeniem kadencji tego zarzÄ…du.” Jeżeli zatem, w Pana przypadku w 1999 r. powoÅ‚ano zarzÄ…d w spółce z ograniczonÄ… odpowiedzialnoÅ›ciÄ… na czas nieoznaczony, to wygaÅ›niecie mandatu czÅ‚onków tego zarzÄ…du za ostatni rok ich urzÄ™dowania nie oznacza pozbawienia ich atrybutu sprawowania funkcji czÅ‚onków zarzÄ…du (czÅ‚onków urzÄ™dujÄ…cych).

Dlatego zarzÄ…d powoÅ‚any w 1999 r. mógÅ‚ funkcjonować jeszcze przez 2000 r., natomiast po wejÅ›ciu w życie 1 stycznia 2001 r. Kodeksu spóÅ‚ek handlowych, tym samym przepisu 202 ksh, nastÄ…piÅ‚a sytuacja, przedstawiona szczegóÅ‚owo w pierwszej części opinii.  

Czy można zatwierdzić działania "faktycznego zarządu"?

W odpowiedzi na Pana pytanie, czy istnieje taka możliwość zredagowania uchwaÅ‚y wspólników np. przy okazji zatwierdzenia sprawozdania za rok 2008, żeby walne zgromadzenie zatwierdziÅ‚o dotychczasowe dziaÅ‚anie zarzÄ…du bez zmian w umowie spóÅ‚ki, należy wskazać, że wrÄ™cz pożądane jest, jak najszybsze powoÅ‚anie zarzÄ…du np. na Nadzwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników, na kadencjÄ™ (czyli na rok).

Ponadto wspólnicy, jeÅ›li nie majÄ… uwag do poszczególnych czynnoÅ›ci prawnych, podjÄ™tych w latach 2001-2008 powinni upoważnić nowopowstaÅ‚y zarzÄ…d do zatwierdzenia wszelkich czynnoÅ›ci zwiÄ…zanych z dotychczasowym zarzÄ…dzaniem spóÅ‚kÄ…, zawartych w latach 2001 do 2008 r. Treść takiej uchwaÅ‚y powinna być sformuÅ‚owana w sposób, jak najbardziej ogólny, taki jak w zdaniu poprzednim.

Drugim krokiem może być zmiana w umowie spóÅ‚ki, która wprowadzaÅ‚aby zapis – wyraźne okreÅ›lenie w umowie spóÅ‚ki kadencji tj. na czas oznaczony, przy zaÅ‚ożeniu, że jest to na okres dÅ‚uższy niż rok, np. trzy lata czy pięć lat. Taka zmiana uÅ‚atwiÅ‚aby funkcjonowanie firmy, bez koniecznoÅ›ci pamiÄ™tana o powoÅ‚ywaniu co rok czÅ‚onków zarzÄ…du.

Ponadto, jeÅ›li nie zamierza Pan zmieniać w tym zakresie umowy spóÅ‚ki, to wówczas należy corocznie podejmować uchwałę dotyczÄ…cÄ… wyboru czÅ‚onka zarzÄ…du.