Zgodnie z artykułem 149 kodeksu pracy „pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy".

Same przepisy kodeksu pracy nie zawierają zatem dodatkowych regulacji tego zagadnienia. Szczegółowe wymagania co do prowadzenia ewidencji czasu pracy określa § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z tym przepisem pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy, wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Punktem odniesienia dla tych danych powinno być wskazanie w ewidencji rodzaju, rozkładu i harmonogramu czasu pracy danego pracownika z podaniem godzin pracy w poszczególnych dniach, tygodniach i okresach rozliczeniowych, a także wyznaczonych terminów dni dodatkowo wolnych od pracy.

Jak wynika zatem z powyższego z punktu widzenia powyższych przepisów ewidencja czasu pracy ma charakter niezależny. Żaden przepis nadto nie nakłada na pracodawcę obowiązku prowadzenia list obecności. Forma ewidencji nie została w ustawie sprecyzowana, przyjmuje się jednak, iż powinna ona zawierać ewidencję godzin pracy. Oczywiście lista obecności może pełnić pomocniczą rolę, szczególnie przy ustaleniu ilości godzin pracy, jednak pracodawcy nie są obowiązani do jej prowadzenia.

Naszym zdaniem, jeżeli już jednak pracodawca decyduje się na prowadzenie list obecności, to brak ścisłości pomiędzy nimi a ewidencją czasu pracy może w świetle np. kontroli PIP działać na niekorzyść pracodawcy poddając w wątpliwość rzetelność prowadzenia ewidencji.