Koszty reprezentacyjne w działalności gospodarczej

Odpowiedź prawnika: Koszty reprezentacyjne w działalności gospodarczej

Problematyka kosztów uzyskania przychodów należy do najbardziej konfliktogennych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pojęcie reprezentacji i reklamy użyte w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zostało przez ustawodawcę zdefiniowane. W postanowieniu Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z dnia 8 marca 2006 r. , sygn. 1472/ROP 1/423-43/83/06/MG, naczelnik US wyjaśnia, że: "(...) Reprezentacja to chęć stworzenia jak najlepszego wizerunku firmy, wystawienie na pokaz, prezentowanie, wiąże się z okazałością i wytwornością firmy mającą na celu wywołanie dobrego wrażenia na kontrahentach, podniesienia prestiżu firmy i pozyskiwaniu nowych klientów, co w konsekwencji może skutkować zwiększeniem przychodów osiąganych przez podatnika. (...)”

W pierwszej kolejności należy przede wszystkim wskazać, że nie można z góry negować wydatków na reprezentację. Wydatki te jednak muszą być uzasadnione, czyli mieć wpływ na uzyskanie przychodu. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia, że wydatek został faktycznie poniesiony i to w celu osiągnięcia przychodu. W orzeczeniu NSA, sygn. akt. SA/Wr 1242/94 czytamy: „zwrot „w celu” (...) oznacza, iż aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu”. Z kolei, w orzeczeniu NSA, sygn. akt.  SA/Lu 466/97 czytamy: "(...) fakt, iż ustawa z 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych lub inne przepisy podatkowe nie określają rodzaju wydatków, które można zaliczyć do kosztów reprezentacji i reklamy, nie świadczy o tym, iż każdy wydatek może być uznany za ten koszt. Charakter wydatków na koszt reprezentacji i reklamy winien być na tyle związany z prowadzoną działalnością, by możliwa była ocena oparta na zasadzie logiki i zasad doświadczenia życiowego, że mogą mieć one wpływ na uzyskanie przychodu (...)”.

Zatem, każdy przedsiębiorca indywidualnie i w oparciu o wskazane powyżej reguły powinien dokonać kwalifikacji danego wydatku jako kosztów reprezentacji. Przykładowo, uwzględniając zasady wskazane powyżej, za koszty reprezentacji można uznać koszty związane z przyjmowaniem delegacji, zakupem upominków, koszty przyjęć, imprez, kwiatów, koszty konsumpcji z gośćmi (kontrahentami potencjalnymi kontrahentami) firmy, czy też druk wizytówek.

W jednym z orzeczeń NSA stwierdził, że: „(...) wydatki na na zakup telewizora, sokowirówki, robota kuchennego, krajalnicy, czajnika bezprzewodowego, żelazka, które zostały wręczone klientom jako prezenty w okresie przedświątecznym Sąd uznał za wydatki na cele reprezentacji, gdyż były poniesione w celu zaprezentowania się podatnika jako sprzedawcy, który premiuje swoich klientów, zachęcając ich do podtrzymywania kontaktów ze sklepem i dokonywania zakupów na większą skalę (...).

Natomiast za takie koszty, zgodnie z orzecznictwem, nie można uznać wydatków typowo osobistych, takich jak np. koszt  zakupu odzieży (buty, koszule, spodnie, garnitur) przez osobę prowadzącą sklep spożywczy. Jednakże ubranie może być uznane za mające znaczenie dla działalności jednostki i jej reprezentacji lub reklamy w sytuacji, gdy są to np. jednorodne, charakterystyczne ubiory zaopatrzone w logo firmy. W jednym z orzeczeń, NSA uznał, że można uznać za koszt uzyskania przychodu jako wydatku na reklamę kosztu nabycia sprzętu do windsurfingu. Fakt, że na żaglu umieszczono logo, jest niewystarczający do przyjęcia, że ma ono cechy reklamy, skoro logo to nie jest prawnie zastrzeżone dla spółki, a więc nie musi dotyczyć tylko tej jednostki, ani też nie dostarcza widzowi żadnych istotnych informacji o firmie np. o jej adresie i zakresie działalności. Kwestie związane z zaliczeniem wydatków do kosztów reprezentacji zostały również wskazane m.in. w odpowiedziach: Zakup płyt CD z muzyką do salonu fryzjerskiego, Karnet na basen jako upominek dla kontrahenta, Zakup alkoholu na cele reprezentacji