Koszty w deklaracji PIT-53 w razie braku pisemnej umowy

Odpowiedź prawnika: Koszty w deklaracji PIT-53 w razie braku pisemnej umowy

Z zapytania nie wynika, jakiego rodzaju przychody Pani uzyskuje, rozważymy więc najbardziej typowe sytuacje. Punktem wyjścia jest ustalenie, że przychody otrzymywane są bez pośrednictwa płatnika. W tym przypadku podatnik zobligowany jest do samodzielnego obliczenia należnej zaliczki na podatek oraz wpłacenia jej w terminie do 20 następnego miesiąca następującego po miesiącu, w którym został uzyskany dochód (przy czym rozliczenia za grudzień dokonuje się w terminie złożenia zeznania rocznego). Jednocześnie w terminie płatności zaliczki podatnik musi złożyć deklarację PIT-53.

Za dochód uważa się przychody uzyskane w ciągu miesiąca pomniejszone o odpowiednie koszty. Jeśli więc podatnik uzyskuje np. przychody ze stosunku pracy z zagranicy, koszty należy określić zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (czyli w typowym przypadku wyniosą one 102,25 zł miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1.227 zł). Uzyskując przychody z tytułu osobiście wykonywanej działalności na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, koszty wyniosą 20% przychodów. Należy zauważyć, że koszty te określone są ryczałtowo i niekoniecznie muszą wyrażać faktyczną wysokość kosztów poniesionych przez podatnika. Aby móc zastosować te koszty podatnik nie musi posiadać pisemnej umowy, jednakże warto zadbać o umowę na piśmie ze względów dowodowych. W przyszłości może się bowiem okazać, że organ podatkowy zakwestionuje wysokość zastosowanych kosztów uzyskania ze względu na niemożność właściwego ustalenia źródła przychodów, wynikającego właśnie z braku umowy. Warto jednak wiedzieć, że dowodem w postępowaniu podatkowym mogą być nie tylko dokumenty, ale również inne środki dowodowe (np. zeznania świadków, wyjaśnienia strony, itp). Dokument - umowa w postaci pisemnej, ma jednak w omawianym przypadku najważniejsze znaczenie dowodowe.

Podatnik ma pełne prawo do zastosowania kosztów określonych w ustawie i nie warto z tego prawa rezygnować tylko dlatego, że umowa łącząca strony nie została zawarta na piśmie, jeśli tylko podatnik jest w stanie wykazać zasadność zastosowanych kosztów. Dla przykładu: dowodem zawarcia ustnej umowy o dzieło jest np. zlecenie dzieła w formie elektronicznej z określeniem jego zakresu oraz wzajemna korespondencja zamawiającego i przyjmującego zamówienie. W takiej sytuacji nie ma przeszkód do zastosowania kosztów w wysokości określonej dla umowy o dzieło, wynoszących 20% przychodów.