Księgowość wspólnoty mieszkaniowej

Odpowiedź prawnika: Księgowość wspólnoty mieszkaniowej

W wyniku nowelizacji art. 29 zwiększeniu uległ zakres obowiązków ciążących na zarządzie lub zarządcy, którym zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ustawy. Nałożono na nich m.in. obowiązek prowadzenia dla każdej nieruchomości wspólnej, określoną przez wspólnotę mieszkaniową ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, przy czym okresem rozliczeniowym wspólnoty mieszkaniowej jest rok kalendarzowy.

Zarząd nieruchomości wspólnej obowiązany jest prowadzić odpowiednią księgowość finansową dla tej nieruchomości, dokonywać rozliczeń poprzez rachunek bankowy oraz składać ze swojej działalności roczne sprawozdanie.

Właściciele lokali mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności mogą powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej.

W zależności od statusu prawnego osoby sprawującej zarząd daną nieruchomością (który może być powierzony osobie fizycznej lub prawnej) uzależnione jest prowadzenie odpowiedniego rodzaju księgowości finansowej. Nie ma znaczenia czy stworzono czy nie stworzono planu kont.

W przypadku np. powierzenia zarządu nieruchomością wspólną osobie prawnej lub fizycznej - będzie ona obowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych, tj. do stosowania zasad rachunkowości zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 1994 r. Nr 121 poz. 591), z uwzględnieniem art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali.

W sytuacji usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych dla jednej lub kilku wspólnot mieszkaniowych przez osoby fizyczne lub prawne - należy odrębnie dla każdej wspólnoty prowadzić odpowiednią, dostosowaną jednocześnie do jej potrzeb, księgowość finansową i sporządzać na koniec roku obrotowego odrębne roczne sprawozdanie z działalności każdej wspólnoty mieszkaniowej - zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy o własności lokali.

Jeżeli księgi rachunkowe prowadzone są oddzielnie dla każdej wspólnoty, to tym samym poszczególne wspólnoty winny posiadać odrębne rachunki bankowe, tak aby możliwym było dokonywanie rozliczeń z bankiem w sposób prawidłowy.