Obowiązki informacyjne w pismach spółki z o.o.

Odpowiedź prawnika: Obowiązki informacyjne w pismach spółki z o.o.

Pisma i zamówienia handlowe spółki z ograniczoną odpowiedzialnością kierowane do oznaczonej osoby powinny zawierać firmę spółki, jej siedzibę i adres, a także oznaczenie sądu rejestrowego i numeru, pod którym spółka jest wpisana do rejestru. Obowiązek określony powyżej nie dotyczy pism i zamówień handlowych spółki kierowanych do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach gospodarczych. Treść informacji może być wyodrębniona lub stanowić składnik (nadruk) papieru firmowego, którym posługuje się spółka. Sankcją za niedochowanie powyższych wymogów pism i zamówień handlowych jest grzywna w wysokości 10 000 zł. Podlega jej członek zarządu spółki, który dopuścił się naruszenia obowiązku. Podobny obowiązek został przewidziany dla spółki akcyjnej.

Natomiast wszystkie podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego są zobowiązane umieszczać w oświadczeniach pisemnych, kierowanych w ramach ich działalności do oznaczonych osób, następujące dane:

1. firmę lub nazwę,
2. oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności,
3. siedzibę i adres,
4. numer w KRS.

W razie niewykonania tego obowiązku, sąd rejestrowy, który ten fakt stwierdzi, może nałożyć grzywnę w wysokości do 5 000 zł na osoby odpowiedzialne za niewykonanie tego obowiązku. Obowiązek powyższy nie dotyczy oświadczeń woli skierowanych do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach umownych.

Natomiast zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej każdy przedsiębiorca wpisany do rejestru przedsiębiorców albo ewidencji jest obowiązany umieszczać NIP w oświadczeniach pisemnych skierowanych w zakresie swojej działalności do oznaczonych osób i organów, posługiwać się tym numerem w obrocie prawnym i gospodarczym. Przepis ten nie przewiduje sankcji, jak przepisy opisane powyżej, jednak identyfikacja przedsiębiorcy w poszczególnych urzędowych rejestrach następuje na podstawie numeru identyfikacji podatkowej i nie posługiwanie się tym numerem może powodować niemożliwość załatwienia danej sprawy. Przepis ten wejdzie w życie 1 stycznia 2007 r.