Obowiązki notariusza przy sporządzaniu aktu

Odpowiedź prawnika: Obowiązki notariusza przy sporządzaniu aktu

Zgodnie z prawem o notariacie przy dokonywaniu czynności notarialnych notariusz jest obowiązany czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność ta może powodować skutki prawne. Notariusz jest obowiązany udzielać stronom niezbędnych wyjaśnień dotyczących dokonywanej czynności notarialnej. Notariusz sporządza akt notarialny np. umowę sprzedaży nieruchomości na podstawie przedstawionych dokumentów (wypisy z ksiąg wieczystych itp.). Notariusz nie bada ich prawdziwości, ale w sytuacji, gdy zauważy, że ich prawdziwość budzi wątpliwości odmówi sporządzenia aktu notarialnego. Notariusz nie ma obowiązku uzyskiwania i sprawdzania wypisów z ksiąg wieczystych. Jeśli to robi, to czyni to z własnej woli albo na zlecenie jednej ze stron.

Przy dokonywaniu czynności notarialnej notariusz jest zobowiązany stwierdzić tożsamość osób biorących udział w czynności. Stwierdzenie powinno nastąpić na podstawie prawem przewidzianych dokumentów, a w braku takich dokumentów - w sposób wyłączający wszelką wątpliwość co do określenia tożsamości osoby biorącej udział w czynności notarialnej.

Ustawodawca precyzuje również, że akt notarialny powinien zawierać:

1. dzień, miesiąc i rok sporządzenia aktu, a w razie potrzeby lub na żądanie strony - godzinę i minutę rozpoczęcia i podpisania aktu,

2. miejsce sporządzenia aktu,

3. imię, nazwisko i siedzibę kancelarii notariusza, a jeżeli akt sporządził zastępca notariusza - nadto imię i nazwisko zastępcy,

4. imiona, nazwiska, imiona rodziców i miejsce zamieszkania osób fizycznych, nazwę i siedzibę osób prawnych lub innych podmiotów biorących udział w akcie, imiona, nazwiska i miejsce zamieszkania osób działających w imieniu osób prawnych, ich przedstawicieli lub pełnomocników, a także innych osób obecnych przy sporządzaniu aktu,

5. oświadczenia stron, z powołaniem się w razie potrzeby na okazane przy akcie dokumenty,

6. stwierdzenie, na żądanie stron, faktów i istotnych okoliczności, które zaszły przy spisywaniu aktu,

7. stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty i podpisany,

8. podpisy biorących udział w akcie oraz osób obecnych przy sporządzaniu aktu,

9. podpis notariusza.

Jeżeli akt notarialny w swej treści zawiera przeniesienie, zmianę lub zrzeczenie się prawa ujawnionego w księdze wieczystej albo ustanowienie prawa podlegającego ujawnieniu w księdze wieczystej, bądź obejmuje czynność przenoszącą własność nieruchomości, chociażby dla tej nieruchomości nie była prowadzona księga wieczysta, notariusz sporządzający akt notarialny jest obowiązany zamieścić w tym akcie wniosek o dokonanie wpisu w księdze wieczystej, zawierający wszystkie dane wymagane przepisami Kodeksu postępowania cywilnego. Notariusz jest obowiązany przesłać z urzędu sądowi właściwemu do prowadzenia ksiąg wieczystych wypis aktu notarialnego zawierający wniosek o wpis do księgi wieczystej wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu, w terminie trzech dni od sporządzenia aktu. Akt notarialny jest podstawą zmian w księgach wieczystych. Notariusz natomiast nie sprawdza tych ksiąg, ani nie uzyskuje z nich wypisów bez wyraźnego zlecenia.

Przy odczytaniu aktu notariusz powinien się przekonać, że osoby biorące udział w czynności dokładnie rozumieją treść oraz znaczenie aktu, a akt jest zgodny z ich wolą. Na żądanie powinny być odczytane również załączniki do aktu. Ma to na celu uniknięcie niedokładności i omyłek w przypadku rozbieżności pomiędzy aktem notarialnym a załączonymi dokumentami. Wszelkie wywabiania i wyskrobywania są niedopuszczalne; wolne miejsca powinny być przekreślone, a poprawki należy omówić na końcu aktu przed złożeniem podpisu przez osoby biorące udział w czynności lub przed złożeniem podpisu przez notariusza, jeżeli poprawka dotyczy aktu nie podpisywanego przez strony. Zbędne wyrazy albo ich części powinny być przekreślone w ten sposób, aby można je było odczytać, a przekreślenia te należy na końcu aktu omówić przed złożeniem podpisów. Przekreślenia nie omówione uważa się za nie dokonane.