Ochrona danych a dostęp do akt

Odpowiedź prawnika: Ochrona danych a dostęp do akt

Zgodnie z art. 2 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych, ustawę tą stosuje się do przetwarzania danych osobowych:

1. w kartotekach, skorowidzach, księgach, wykazach i w innych zbiorach ewidencyjnych,
2. w systemach informatycznych, także w przypadku przetwarzania danych poza zbiorem danych.

Poprzez pojęcie „zbioru danych” ustawa rozumie się przez to każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie. Według Generalnego Inspektora, a także części doktryny ww. ustawę stosuje się tylko w sytuacji przetwarzania danych w zbiorze danych, a zestawienia wskazane w art. 2 ust. 2 są przykładami zbiorów danych, nawet gdy są uporządkowane według jednego kryterium (por. Andrzej Drozd, Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz. Wzory pism i przepisy, Warszawa 2006 Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis, wydanie II). Zgodnie ze stanowiskiem GIODO "Wszelkie materiały gromadzone w formie akt, w tym sądowe, prokuratorskie, policyjne i inne zawierające dane osobowe, są zbiorem danych osobowych w rozumieniu art. 7 pkt 1 ustawy." Z kolei zdaniem Arwida Mednisa zbiorem danych będzie nim tylko taki zestaw, w którym dostęp do danych będzie możliwy poprzez jakiekolwiek kryterium "osobowe". Akta sądowe lub administracyjne, które niewątpliwie zawiera dane osobowe, nie będą zbiorem danych jeżeli jedynym kryterium porządkującym jest np. numer sprawy. Wtedy bowiem, aby dotrzeć do danych o konkretnych osobach, należałoby przejrzeć wszystkie akta lub ich sporą część (por. Arwid Mednis, Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, Warszawa 1999 Wydawnictwo Prawnicze, wydanie I).

Jeśli przyjąć stanowisko Generalnego Inspektora, pomijając kwestie samego kryterium sortowania, wówczas należy uznać akta sprawy administracyjnej za zbiór danych, który powinien być udostępniany na zasadach określonych w ustawie.

Biorąc jednak pod uwagę przedstawiony stan faktyczny, warto zauważyć, że Pani zależy przede wszystkim na treści określonego projektu czy też mapy, a nie np. informacji o tym, kto sporządził konkretną mapę lub projekt. W tej sytuacji radzimy spróbować uzyskać odpis z akt na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej. Warto bowiem zauważyć, że akta sprawy administracyjnej stanowią informację publiczną i powinny w związku z tym być wydane na żądanie każdej osoby. Wydając taki odpis organ będzie jednak musiał tak "spreparować" odpis by dane osobowe nie zostały ujawnione (np. poprzez zamazanie danych na kopii lub skserowanie dokumentu po uprzednim ukryciu danych).