Przechowywanie ksiag bankowych

Odpowiedź prawnika: Przechowywanie ksiag bankowych

Sprawy związane z archiwizacją reguluje ustawa o archiwum narodowym i archiwach. Jednak przepisy tej ustawy znajdują zastosowanie wyłącznie do wszelkiego rodzaju akt i dokumentów, korespondencji, dokumentacji finansowej, technicznej i statystycznej, map i planów, fotografii, filmów i mikrofilmów, nagrań dźwiękowych oraz innej dokumentacji, bez względu na sposób jej wytwarzania, mającej znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca współcześnie. 

Obowiązek przechowywania określonych dokumentów może wynikać z przepisów prawa podatkowego. Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem. Dokumentami związanymi z prowadzeniem ksiąg podatkowych są faktury, rachunki, faktury korygujące, noty korygujące, dzienne zestawienia faktur, dowody przesunięć, dowody opłat pocztowych i bankowych itp.

Przechowywanie  dokumentów rachunkowych, ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych i sprawozdań finansowych zgodnie z ustawą o rachunkowości powinno zasadniczo trwać co najmniej pięć lat. Przy czym dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione.