Przesyłanie wypisów aktów notarialnych do urzędu

Odpowiedź prawnika: Przesyłanie wypisów aktów notarialnych do urzędu

Zgodnie z ustawą z dnia 14 lutego 1991r. prawo o notariacie (Dz. U. 1998 nr 189 poz. 1158), a dokładniej jej artykułem 110 § 1, wypisy aktu notarialnego wydaje się stronom aktu, osobom dla których zastrzeżono w akcie prawo otrzymania wypisu, ich następcom prawnym a także innym osobom za zgodą stron lub na podstawie prawomocnego postanowienia sądu wojewódzkiego (obecnie: okręgowego), w którego okręgu znajduje się kancelaria notariusza. Oznacza to, że bez zgody stron, wyrażonej bądź to w samym akcie notarialnym, bądź już po jego sporządzeniu, osobom trzecim wypis aktu notarialnego może być wydany tylko na podstawie postanowienia sądu.

Natomiast zgodnie z art. 111 prawa o notariacie informacje pisemne i inne dokumenty wydaje się osobom, na których żądanie czynność została dokonana oraz osobom, których czynność dotyczy, jeżeli wynika to z treści czynności.  

W żadnym wypadku nie można na notariuszy nałożyć obowiązku przysyłania wypisów wszystkich aktów notarialnych powstających w kancelariach. Dobrowolne przesyłanie takich aktów urzędowi byłoby nie tylko pogwałceniem nałożonych ustawowo obowiązków, ale także łamaniem ustawy o ochronie danych osobowych. Obowiązek przesyłania wypisów, odpisów aktów lub informacji o dokonanych czynnościach do sądów lub urzędów wynikać może jedynie z przepisów szczególnych. Uzyskiwanie przez instytucje państwowe aktów notarialnych uzasadnione może być w szczególności koniecznością wyczerpującego wyjaśnienia stanu faktycznego prowadzonej sprawy. W zależności od rodzaju prowadzonego postępowania (administracyjne, karno-skarbowe, karne etc.) lub prowadzonych czynności odmiennie może kształtować się zakres zawartych w akcie notarialnym informacji, które są niezbędne do wykorzystania. Istotnym natomiast ograniczeniem, określonym w art. 29 ust. 4 ustawy o ochronie danych osobowych jest nakaz, by udostępnione dane te były wykorzystywane wyłącznie zgodnie z przeznaczeniem, dla którego zostały udostępnione.