Rozliczenie delegacji zagranicznej właściciela

Odpowiedź prawnika: Rozliczenie delegacji zagranicznej właściciela

W przypadku podróży służbowych wykonywanych przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą (lub osobę z nią współpracującą) do kosztów uzyskania przychodów mogą zostać zaliczone faktycznie poniesione i udokumentowane koszty (np. koszty noclegu, opłaty za przejazdy) w pełnej wysokości, natomiast diety tylko do określonej wysokości.

Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia  Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Zgodnie z treścią art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r o podatku dochodowym od osób fizycznych do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu, z wyjątkiem tych które wymienione zostały w art. 23 tejże ustawy.

Prawodawca w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy wskazał, iż do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Brzmienie tego przepisu dopuszcza możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą. Warunkiem zastosowania jest jednak ustalenie zakresu pojęcia podróży służbowej. Definicję podróży służbowej zawiera art. 77 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Wynika z niej, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. W związku z powyższym ważne jest dokładne określenie miejsca wykonywania pracy dla stwierdzenia faktu nabycia przez pracownika uprawnień do świadczeń przysługujących z tytułu podróży służbowych. Jeśli podatnik np. prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług kierowania samochodem ciężarowym i w ramach tej działalności odbywa podróże krajowe i zagraniczne. Świadczenie usług kierowcy na terenie kraju lub za granicą w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, tj. w celach zarobkowych i na własny rachunek nie może być traktowane jako podróż służbowa, bowiem czynności związane z realizacją tychże usług i wiążące się z nimi podróże krajowe i zagraniczne należą do istoty prowadzonej działalności, a zatem nie mogą być utożsamiane z podróżą służbową. Diety więc, które przysługują wyłącznie z tytułu podróży służbowej osób prowadzących działalność gospodarczą, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów podatników świadczących usługi kierowcy. Podobnie przykładowo Izba Skarbowa w Krakowie (pismo PD-2/005/2-775/03/WK), powołując się na Ministerstwo Finansów, stwierdziła, że w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług transportu samochodowego brak jest uzasadnienia dla przyjęcia, iż wykonywanie przez te osoby zadań poza miejscowością podaną w zgłoszeniu o dokonaniu wpisu do ewidencji działalności gospodarczej wiąże się odbyciem podróży służbowej.

W związku z tym świadczącemu usługi transportu samochodowego nie przysługuje prawo do zaliczenia w koszty uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowych, ani też wydatków poniesionych na wyżywienie w czaasie podróży służbowej odbywanej w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą tego rodzaju, któe zdaniem MF mają charakter osobisty. Kosztem uzyskania przychodów będą natomiast inne poniesione w podróży i prawidłowo udokumentowane przez przedsiębiorcę wydatki (np. rachunki za pobyt w hotelu, opłaty za przejazd płatną autostradą). 

Właścicielowi firmy nie przysługuje ryczałt za nocleg, należy się on bowiem tylko przebywającym w podróży służbowej pracownikom. Wydatki z tego tytułu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości - w myśl art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - muszą jednak być one udokumentowane fakturami VAT lub rachunkami. Warunkiem koniecznym jest również, aby wydatek poniesiony był w ramach prowadzonej działalności i w celu uzyskania przychodu (tak: informacja o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego Urzędu Skarbowego w Augustowie, US-III/415-GK-I-12/04).

Zapisów w KPR dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika. 

Podobne zagadnienia poruszono w następujących artykułach serwisu e-prawnik.pl:

• Czym są podróże służbowe i jazdy lokalne?
• Podróże w kosztach firmy
• Sposób rozliczania zagranicznych delegacji służbowych