Uwierzytelnianie odpisów z akt sprawy

Odpowiedź prawnika: Uwierzytelnianie odpisów z akt sprawy

Jeżeli przed organem administracji toczy się postępowanie, to jego strona w każdym stadium postępowania ma prawo przeglądać akta sprawy, sporządzać z nich notatki i odpisy. Odpisy, które sporządziła sama strona mogą być uwierzytelniane, jeżeli jest to uzasadnione jej ważnym interesem. Nie pozostaje więc bez znaczenia w jakim celu dokumenty mają być uwierzytelnione. Pod tym samym warunkiem mogą być wydawane stronie uwierzytelnione odpisy z akt sprawy. Ważnym interesem strony może być między innymi potrzeba wykorzystania odpisów w innym postępowaniu. Uwierzytelnieniu podlegają więc nie dokumenty znajdujące się w aktach sprawy, lecz ich odpisy. Odpis jest uwierzytelniony, jeżeli opatrzono go potwierdzeniem za zgodność z oryginałem. Organ sam wydaje odpis z akt, gdy strona nie ma możliwości samodzielnego sporządzenia odpisu i przedstawienia go w celu uwierzytelnienia. Powyższe uprawnienia strony wynikają z art. 73-74 kodeksu postępowania administracyjnego. Obowiązek udostępnienia akt sprawy, uwierzytelnienia sporządzonych przez stronę odpisów i wydawania uwierzytelnionych odpisów, leży po stronie organu. Jako podmiot abstrakcyjny posługuje się konkretnymi osobami. Zadania organu administracji wykonują przy tym nie tylko kierownicy, ale także pracownicy urzędów (urzędnicy). Wynika to z ogólnych zasad prawa administracyjnego. Pracownicy urzędów między innymi biorą udział w postępowaniach administracyjnych, podejmują w ramach tych postępowań określone czynności. Także wydawaniem odpisów i ich uwierzytelnianiem zajmują się pracownicy organu administracji, którzy są do tego wyznaczeni. To, że pracownik jest wyznaczony do uwierzytelniania akt, nie oznacza, że ma się on legitymować określonym pełnomocnictwem. Jego kompetencje do wykonania danej czynności wynikają z faktu, że jest on pracownikiem tego urzędu i z podziału zadań między pracownikami ustalonego przez ich zwierzchnika. Najczęściej jest to urzędnik, który załatwiał daną sprawę. Strona nie może żądać, by poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonał kierownik urzędu, czy zatrudniony w urzędzie radca prawny, jeżeli osoby te nie są wdanym urzędzie do tego wyznaczone. Strona nie może bowiem decydować o wewnętrznym przydziale zadań w urzędzie. Przepisy kodeksu postępowania administracyjnego stwarzają przy tym możliwość wyłączenia pracownika organu od załatwienia sprawy, gdy jest stroną postępowania lub pozostaje ze stroną w określonym związku.